Принцип Парето: как это работает

В данной статье мы расскажем:

• Суть принципа Парето простыми словами
• Этапы применения принципа Парето
• Тайм-менеджмент по принципу Парето
• Часто задаваемые вопросы о принципе Парето

О чем речь? Принцип Парето гласит, что 20 % усилий приводят к 80 % результата. Это универсальная закономерность применима практически в любых сферах жизни и бизнесе. Например, 20 % товарного ассортимента дают 80 % выручки, или 20 % времени обучения дадут 80 % знаний.

Как использовать? Принцип Парето применяют в любой ситуации, соблюдая последовательность шагов, чтобы достигнуть эталонного результата. Для начала необходимо установить цели и проверить их на реалистичность, далее проработать их и переходить к действиям.

Суть принципа Парето простыми словами

Автор принципа Парето, известного также как закон, дожил до 104 лет. Его имя — Джозеф Джуран.

Однако многие могли бы подумать, что это был Вильфредо Парето. Именно на его исследования опирался Джуран при формулировке этого принципа. Парето занимался изучением итальянских домохозяйств и выявил интересную закономерность: 80 % доходов принадлежали 20 % семей.

Парето не стал делать на основе этого наблюдения масштабных выводов, но Джуран обратил на него внимание и развил идею. Его исследования показали, что такое соотношение можно применить ко многим аспектам общественной жизни, а не только к экономике. Специалист назвал выведенный им принцип в честь Парето, потому что именно его исследования подтолкнули к открытию закона 80/20.

В чем заключается принцип Парето? Суть этого закона можно выразить так: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата».

Имея такие знания, современные экономисты, менеджеры, социологи и даже обычные люди могут оценивать эффективность различных видов деятельности и принимать обоснованные решения по их оптимизации.

Была создана кривая Парето, которая наглядно демонстрирует, как минимальными усилиями добиться наилучшего результата. Конечно, цифры 80 и 20 не означают, что в любой ситуации будет именно такое соотношение. Главное — сам принцип. Например, в одном случае соотношение может быть 83/17 или 78/22, это не имеет принципиального значения.

Суть в том, что если ваш рабочий день длится 8 часов и вам нужно выполнить определенную задачу, то можно эффективно поработать, выбрать несколько наиболее важных действий и справиться с основной частью работы за 2,5 часа. Таким образом, вы получите 80 % результата, а оставшееся время можете сильно не напрягаться.

Этапы применения принципа Парето

Все описанные действия не являются непреложной истиной, а представляют собой общее направление. В реальности процесс упрощается и при необходимости адаптируется под свои потребности. Важно сохранять здравый смысл, быть честным с самим собой, иметь мотивацию и дисциплину на всех этапах. Без этих компонентов правило не будет работать. Кстати, это очень увлекательно, как и любое самоисследование в целом.

Шаг 1. Формулировка цели

Важно четко сформулировать цель и установить реальный срок выполнения. Необходимо помнить, что оптимальная мотивация находится между минимумом и максимумом согласно закону Йеркса — Додсона.

Шаг 2. Оценка реалистичности

Имеется в виду оценка реальности поставленных целей и их сроков, основанная на здравом смысле и личном жизненном опыте. Очень полезно проводить объективный анализ своего опыта и опыта других людей.

Шаг 3. Информационное накопление

Сбор всей доступной информации по этому вопросу, которую можно найти. Сюда включается собственный опыт, практические советы, теоретические материалы, чужой опыт и многое другое. На данном этапе информация собирается в беспорядке, без какого-либо структурирования — создается своеобразная «куча».

Шаг 4. Оценка результативности

Обработка и систематизация накопленной информации. Избавляешься от лишнего, ненужного материала. Здесь на помощь приходит здравый смысл. Устанавливаешь конкретную дату завершения анализа, и все, что не успеваешь обработать к этому моменту, без колебаний удаляется.

Шаг 5. Формирование списка необходимых шагов

После этапа «отсечения» формируется список действий или мероприятий, влияющих на достижение результата. Оценивается значение каждого действия на конечный результат. Это можно делать по десятибалльной шкале или сразу в процентах, выбор метода не критичен. Важно учесть человеческую психологию — порой наименее эффективные шаги кажутся самыми привлекательными.

Шаг 6. Исключение ненужного

Удаление из списка всех операций, слабо влияющих на результат. Нужно стремиться к абсолютному минимуму, оставляя только ключевые действия — основу.

Шаг 7. Уточнение сроков и ожидаемого результата

Возвращаемся к шагу 2 и исходя из данных из пунктов 4 и 5 вносим изменения.

Шаг 8. Переход к выполнению задач

Начать выполнять алгоритм на следующий день.

Шаг 9. Изучение проделанной работы

В процессе работы анализируйте полученные результаты. При необходимости повторяйте шаг 5 и пересматривайте стратегию, если эффективность не соответствует запланированной. Но при этом помните: «Победившую команду не меняют».

Вероятно, понадобится вернуть в работу что-то из ранее исключенного, чтобы значительно повысить эффективность. В идеале — сократить все до самого необходимого минимума.

Можно использовать более простой алгоритм: сначала поставить задачу, затем определить ключевые действия, после чего сократить список до минимума и наконец ввести эти шаги в режим. В идеале это должно стать постоянной привычкой.

Примеры использования принципа Парето в бизнесе

У нас не бесконечное количество времени, поэтому невозможно справиться со всеми задачами и воплотить в жизнь все идеи, которые кажутся привлекательными. Следовательно, нужно сконцентрироваться на том, что принесет наилучший результат.

Допустим, бизнесмен, специализирующийся на ремонте квартир, обнаружил, что большинство заказов он получает благодаря наличию оборудования, которого нет у конкурентов, и отличной репутации бригадира Ивана Ивановича, который никогда не допустит некачественной работы. Это значит, что оборудование необходимо поддерживать в рабочем состоянии и обеспечить его наличие.

Нужно указать технику на всех рекламных площадках. Возможно, стоит приобрести дополнительные инструменты, чтобы увеличить количество заказов. Также можно нанять больше сотрудников, которые умеют работать с этим оборудованием. И конечно, важно организовать работу с Иваном Ивановичем так, чтобы конкуренты не смогли его переманить.

Читайте также: Позиционирование компании: что вас отличает от конкурентов

Тем не менее от направлений с низкой эффективностью следует отказываться осмотрительно. Вероятно, среди них есть те, которые будут востребованы в будущем или формируют основу для высокой результативности. Например, бухгалтер и уборщица не приносят прибыль, но без них компания не сможет функционировать, а значит, ключевые сотрудники, нацеленные на результат, окажутся бесполезны.

Давайте изучим примеры, как использовать принцип Парето в различных областях: в бизнесе, продажах и управлении персоналом.

Ключевые продукты или услуги

В каждом бизнесе есть определенные продукты или услуги, которые играют основополагающую роль и считаются двигателем роста. Они должны быть всегда доступны клиентам, а на веб-сайте или в социальных сетях следует уделять особое внимание контенту, посвященному этим ключевым позициям.

В магазинах и на рынках эти товары, как правило, размещают на видном месте: выставляют вперед, располагают отдельно от других на специальных подставках, окружают броскими вывесками. Иногда такой товар представлен в единственном экземпляре — как эксклюзивная модель. Но как только покупатель уходит с покупкой, продавец тут же заменяет ее на другую, идентичную.

Необязательно методом проб и ошибок определять самые востребованные товары — для этого существуют специальные инструменты:

• ABC-анализ позволит узнать, какие товары продаются лучше всего и приносят основной доход компании.
• С помощью VEN-анализа можно разделить товары на жизненно важные, необходимые и второстепенные.
• FMR-анализ покажет, как часто покупают разные товары.
• А матрица BCG поможет классифицировать продукты по доле рынка и темпам роста.

Для наглядного анализа принципа Парето предлагается использовать соответствующую диаграмму в программе Excel.

Закон Парето также сказывается на бизнесе: 20 % клиентов приносят 80 % прибыли. Эти люди часто делают крупные заказы и остаются постоянными.

Те, кто фокусируются на привлечении новых клиентов, но не уделяют достаточно внимания тем, кто уже пользуется услугами фирмы, допускают серьезную ошибку. Строить основу бизнеса следует на лояльном клиентском ядре, это обеспечит стабильность и рост компании.

Управление кадрами

Управление персоналом заключается в том, что только обремененный и важный состав выполняет работы, которые приносят большую часть доходов в компании. В основном это руководство и ключевые специалисты.

Читайте также: Бизнес-процессы компании: виды и описание

А вот функции охранника или уборщицы не приносят компании доход, хотя без них тоже нельзя обойтись. Или, например, офисный сотрудник среднего звена, который не стремится к карьерному росту, а просто приходит на работу. Он выполняет необходимую рутинную деятельность и тем самым освобождает топ-менеджеров, позволяя им сосредоточиться на создании новых идей.

Даже медлительный сотрудник вносит вклад в развитие фирмы. Поэтому стоит проанализировать характеристики всех членов команды и разработать сбалансированную стратегию управления персоналом, основанную на принципе Парето: поощрить ключевых работников, предоставив им дополнительные привилегии; уволить нескольких самых ленивых сотрудников и тех, кто саботирует работу; а для среднего звена — организовать обучение и создать систему мотивации.

Тайм-менеджмент по принципу Парето

Как освоить навыки управления временем, следуя принципу Парето?

1. Попробуйте в течение определенного периода времени вести записи в блокноте обо всех своих задачах и делах, указывая при этом время, затраченное на каждую из них.
2. Через несколько дней пересмотрите список, чтобы найти в нем повторяющиеся задачи. Их можно объединить, упростить или поручить кому-то другому: членам семьи, друзьям или коллегам. Они могут справиться с этими задачами быстрее и с меньшими усилиями.
3. Совершенно ясно, что невозможно выполнить все задачи одновременно. Поэтому необходимо определить ключевые дела, которые потребуют 20% времени, но обеспечат 80 % результата. Эту процедуру важно проводить регулярно при составлении списка задач на следующую неделю, день или месяц.
4. Чтобы определить эти критически важные 20 %, нужно расставить приоритеты для каждой задачи. Затем можно использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы понять, что делать в первую очередь (это срочно и важно), что можно сделать позже (важно, но не срочно) и так далее. Для удобства можно присвоить каждой задаче вес от 1 до 10 в зависимости от влияния на вашу продуктивность.
5. Теперь можно определить 20 % наиболее эффективных задач и сконцентрироваться на их выполнении.
6. После того как вы выделили ключевые задачи, которые приносят вам 80% результата, установите для них четкие сроки выполнения (дедлайны) и постарайтесь строго их придерживаться. Это важно, поскольку согласно закону Паркинсона на выполнение задачи уйдет все отведенное на нее время, независимо от сложности и объема. Стоит проверить, как дедлайны влияют на продуктивность. Если в итоге эффект не соответствует вашим ожиданиям, возможно, стоит пересмотреть анализ задач — может быть, 80 % результатов приносит другая группа дел?
7. Если задачи масштабные, вполне вероятно, будет удобнее разделить их на более мелкие этапы. Это позволит понять, из чего состоит каждая задача и насколько она важна для повышения вашей продуктивности.
8. После внимательного анализа своих занятий иногда становится ясно, что на самом деле большую часть из них можно выполнить за 20 % от того времени, которое обычно на них уходит. Вероятно, остальные 80 % времени уходят на излишнюю концентрацию на мелочах или просто на прокрастинацию.
9. Также стоит учитывать, что многие люди наиболее эффективны только в определенные часы — как правило, это утро для «жаворонков» и вечер для «сов». Целесообразно использовать это время для выполнения самых важных задач.
10. Рекомендуется максимально подробно детализировать ваш список дел, чтобы включить в него даже мелкие, поглощающие время задачи. Это поможет точно понять, куда уходит продуктивное время, и выявить первоочередные источники его потерь. Начните с устранения 20 % самых разрушительных хронофагов. Для повышения эффективности составьте четкий план борьбы с ними, воздержитесь от посещения соцсетей перед началом рабочего дня или перед сном, а также отключите звуковые оповещения на смартфоне.

Часто задаваемые вопросы о принципе Парето

Какие основные принципы заложены в законе Парето?

• Основой закона Парето является неравномерное распределение, где основным принципом является правило, согласно которому 80 % результата обусловлены 20% причин.
• Фокусировка на ключевых аспектах. Моментов, влияние которых на итоговый результат — успех или неудачу — немного. Законом Парето рекомендуется ориентироваться именно на них, чтобы достичь цели.
• Планирование задач. В соответствии с принципом Парето 80/20 важно определить приоритеты и выделить ключевые задачи, которые требуется выполнить в первую очередь. Остальные можно временно отложить и вернуться к ним после достижения основной цели.
• Применение принципа Парето помогает оптимизировать использование ресурсов и решать важные задачи эффективно, распределяя деньги, время, сотрудников, оборудование.

Какие ограничения свойственны принципу Парето?

При использовании закона Парето необходимо быть внимательным, учитывая его ограничения.

• Закон демонстрирует текущее положение дел. Ситуация может измениться таким образом, что товар с высокой наценкой, приносящий сейчас 80 % прибыли, внезапно потеряет свою ценность для покупателей из-за научно-технического прогресса.
• Не учитывает влияние неосязаемых факторов. Инвестиции в обучение персонала могут не принести значительного количественного результата по сравнению с другими видами вложений, однако они оправданны с точки зрения общей эффективности бизнеса.
• В расчетах учитывается случайный фактор: например, возможно путать увеличение спроса на модный товар с долгосрочным трендом.
• Для сложных систем ценность этого закона ограничена. Например, в процессе создания высокотехнологичной продукции даже незначительное пренебрежение результатами анализа Парето может привести к провалу всего проекта, подобно тому, что описано в знаменитом стихотворении С. Маршака о гвозде и подкове.

Как применять принцип Парето для расчета инвестиций?

У каждого человека, вложившего свои деньги в инвестиции и получившего дивиденды, есть одинаковые шансы на успешность в этой сфере, несмотря на то что 20 % населения владеет 80 % инвестиций.

Читайте также: Как сократить расходы компании

Вложив ежемесячно 100 долларов под 20 % годовых, к концу года вы накопите значительную сумму, которую можно повторно инвестировать. Если у вас нет свободных 100 долларов в месяц, начинайте с сумм в 30–50 долларов. Важно регулярно пополнять накопления. Аккумулируя сбережения на протяжении 10–20 лет, вы сможете позволить себе инвестиции в крупную международную компанию, не растрачивая средства бездумно, а разумно управляя ими.

Независимо от того, знает ли человек о принципе Парето, он оказывает значительное воздействие на его жизнь. Осознание этого закона помогает ему яснее воспринимать действительность, устранять барьеры на пути к достижению целей в бизнесе, личной жизни и максимально эффективно использовать доступные возможности.