Как сократить расходы компании: 10 способов

В данной статье мы расскажем:

• Классификация расходов компании
• 10 способов сократить расходы компании
• Пошаговая инструкция сокращения расходов в компании
• Часто задаваемые вопросы о сокращении расходов компании

Как сократить расходы компании? Ответ будет прост – следует отказаться от бездумной траты средств, но для этого ее нужно выявить. Все расходы за последние полгода суммируют, классифицируют и решают, от каких можно отказаться без последствий.

Что учесть? В режиме жесткой экономии некоторые руководители решают сократить зарплату работникам или вовсе их уволить. Однако такой выбор опрометчив – старые подчиненные могут уволиться, а новых придется обучать, что тоже требует средств.

Классификация расходов компании

Все управленцы и владельцы бизнеса стремятся максимально снизить издержки. Поэтому вопросы оптимизации затрат и экономии всегда будут актуальными.

Перед тем, как сократить расходы компании, важно выяснить, на чем можно точно сэкономить, а что лучше оставить без изменений. Неправильный выбор может привести к значительным убыткам и даже стать причиной банкротства. Здесь поможет четкая классификация всех расходов бизнеса.

В общем случае издержки делятся на:

• прямые (зависящие от объемов производства и выполненных работ);
• косвенные (состоящие из операционных, хозяйственных и управленческих расходов).

Более конкретное разделение тех или иных затрат выполняется по определенным критериям:

• Эффективность.

Экономичными считаются расходы, способствующие приобретению материальной выгоды от реализации продукции, на производство которой были затрачены ресурсы. В свою очередь неэффективными являются непроизводственные затраты, препятствующие извлечению прибыли.

Рекомендуется сокращать прежде всего потери — бракованные изделия, порча или кража продукции, недостачи и простои.

• Релевантность.

Денежные расходы называют актуальными, если на их размер напрямую влияют управленческие решения. Поэтому данные издержки воспринимаются как альтернативные. А нерелевантные расходы от решений руководства не зависят (затраты предыдущих отчетных периодов и т. п.).

• Стабильность и изменчивость.

Существуют постоянные и переменные издержки. Последние зависят от объемов производства. Выпуск продукции требует затрат на покупку сырья, доставку готового продукта, оплату ГСМ и электроэнергии, выплаты заработка производственным сотрудникам. Повышение объемов производства ведет к росту переменных издержек.

Постоянные расходы, как понятно из названия, присутствуют всегда. Оплачивать аренду, заработок администраторам, часть коммунальных услуг нужно даже при отсутствии производственных процессов.

10 способов сократить расходы компании

Чтобы обеспечить успех предприятию, не прибегая к массовым увольнениям сотрудников, необходимо снизить некоторые издержки. Рассмотрим наиболее эффективные и законные примеры того, как можно сократить расходы компании:

Выбор более дешевой коммерческой недвижимости

В 2014 году аренда бизнес-площадей в центре Москвы резко подорожала. Как результат, с улицы Тверской стали стремительно уходить предприниматели. О переезде в более дешевые районы столицы задумались даже крупные торговые сети. Не стоит говорить, что из центра пропали также представители малого бизнеса — частные адвокаты, дизайнерские бутики, небольшие антикварные магазины и т. д.

Такая тенденция в Москве со временем только усиливалась. Основной причиной стало удорожание квадратных метров в центре столицы. Причем стоимость аренды на периферии всегда оставалась сравнительно низкой. Посещаемость же в спальных районах, напротив, может быть значительно выше, чем в центре. Поэтому логично, что многочисленные автосервисы, бюджетные парикмахерские, химчистки и другие представители сферы услуг более распространены именно на окраинах города.

Для эффективной деятельности просторный офис вовсе не обязателен. Наоборот, уменьшение арендуемой площади может снизить издержки и повысить прибыль. Другой вариант — аренда жилой недвижимости, значительно более дешевой по сравнению с коммерческой. Это отлично подойдет, например, для нотариальной конторы или небольшого салона красоты. К тому же размещение организации в спальном районе позволит эффективнее сократить расходы.

Некоторые предприниматели и вовсе не арендуют недвижимость на постоянной основе, предпочитая при необходимости пользоваться услугами коворкинга или организовать работу в удаленном формате. Но рано или поздно бизнес все же будет нуждаться в офисном помещении.

Снижение налоговой нагрузки

Чаще всего предприниматели переходят на специальный налоговый режим — УСН, ЕСХН, ЕНВД. Это самый проверенный способ снизить суммы сборов. Кроме этого, существуют налоговые льготы, предоставляемые компаниям, которые заняты в инновационном производстве, а также индивидуальным предпринимателям без штата сотрудников, самозанятым.

Если организация имеет сравнительно небольшую выручку, она вправе освободиться от уплаты НДС. Для этого компания должна перейти на режим ОСН. В числе других требований — отсутствие подакцизной продукции и квартальная выручка, не превышающая 2 млн рублей. Также представители малого бизнеса могут получать налоговые вычеты. К примеру, за внедрение онлайн-кассы полагается возврат сборов на сумму до 18 тысяч рублей.

Частичный перевод сотрудников на удаленную работу

Сокращение расходов совсем не подразумевает сокращение штата или урезание зарплаты сотрудников. Разумнее перевести некоторых специалистов на удаленный формат организации труда. Так можно сэкономить на рабочих местах в офисе. Сотрудники часто и сами мотивированы трудиться в комфортных домашних условиях.

Удаленный режим также хорош тем, что можно привлекать специалистов из других регионов, где средний уровень оплаты ниже. Соответственно, обеспечивается экономия расходов без потери общего профессионализма сотрудников.

Следует определиться, действительно ли требуется непрерывное присутствие, скажем, менеджера по продажам на рабочем месте в течение дня. Вероятно, более эффективной будет организация постоянной связи с данным сотрудником через мессенджеры и обычный телефон.

В данном случае важно контролировать подчиненных, не давая им абсолютной свободы действий. Для этого устанавливаются определенные KPI, учитывающие объем работ и сроки их выполнения. Существуют также должности, которые нельзя полностью переводить на удаленный режим. К таковым относятся, в частности, стратегически важный персонал и управленцы.

Перевод непрофильных подразделений на аутсорсинг

Компания, занимающаяся лишь продажей импортной продукции, вполне может обойтись без постоянного отдела ВЭД или логистики. Зачастую представители малого бизнеса обращаются ко внешним подрядчикам для решения юридических и бухгалтерских задач. На аутсорсинг также нередко отдается разработка сайтов и фирменного стиля.

Данная стратегия обладает несколькими очевидными преимуществами. Во-первых, исключаются издержки на содержание и обучение персонала. Также начисления удаленным сотрудникам осуществляются по сдельной схеме. То есть оплачиваются конкретные объемы работ или отдельные проекты. Штатный же специалист получает минимальный оклад каждый месяц вне зависимости от своей загруженности.

Но у аутсорсинга есть и недостатки. Руководство вынуждено предоставлять ценную информацию третьим лицам. И хотя крупные компании взаимодействуют с подрядчиками на основании договора о неразглашении, в малом бизнесе такое правило обычно не работает. Также внешний специалист зачастую не обладает общей картиной ситуации в фирме. Даже внутри одной аутсорсинговой компании исполнители могут меняться.

Исключение неэффективных маркетинговых и рекламных инструментов

Сокращение издержек на marketing и PR сегодня все чаще встречается даже среди крупных игроков. К примеру, компания Procter & Gamble за 2017 год урезала объем рекламных материалов на 41 %. При этом половина размещенного ранее интернет-пиара была остановлена. Среди российских банков и автопроизводителей такая тенденция тоже прослеживается. Исключением не являются и представители малого, среднего бизнеса.

Становится очевидным тот факт, что в нынешнее время социальных сетей и авторского контента прежние маркетинговые каналы утратили былую эффективность. По этой причине действующие инструменты продвижения рекомендуется пересматривать.

Отказ от убыточных проектов

Некоторые проекты реализуются лишь для повышения имиджа компании и для пополнения портфолио, даже если бизнес от них терпит одни убытки. Важно оценивать целесообразность таких проектов в кризисное время, когда речь идет о серьезном сокращении издержек.

В этот период надо повторно оценивать выгодность или нерентабельность каждого мероприятия. К примеру, массовые закупки для ряда проектов приводят к появлению отложенных платежей или значительных задержек с оплатой. Специально для оценки рентабельности отдельных видов деятельности существуют специализированные программы финансового и управленческого учета.

Проведение совместных промоакций и бартер

Сокращению расходов помогает объединение с другими компаниями с целью проведения разного рода рекламных мероприятий. Тактика особенно эффективна для соседних магазинов в торговом центре, когда их бизнес тематически связан. То же самое актуально, например, для фотостудии и салона красоты.

Для продвижения двух компаний можно изготовить один общий баннер и разместить его на фасаде торгового центра. Дает хороший результат объединение кафе и магазина посуды. Как вариант, организуется мастер-класс по выпечке пирогов. В результате не только обеспечивается экономия на маркетинге, но также расширяется целевая аудитория.

Читайте также: Привлечение новых клиентов: способы, ошибки, инструменты

Другим выгодным способом сотрудничества является бартер. В истории был реальный случай, когда радиостанция одного города предоставляла рекламное время в эфире компании по ремонту помещений в обмен на ее услуги. Однако данная схема обладает серьезным недостатком: при осуществлении бартерных сделок возникает проблема налоговых выплат.

Проверка статьи «Прочие расходы»

Эта категория учета фигурирует в отчетности любой компании. Сюда относят все затраты, напрямую не связанные с извлечением прибыли (закупка канцелярии и оргтехники, расходы на питание персонала, организация корпоративов и т. д.). Здесь стоит также провести оптимизацию.

Действительно канцелярская продукция нужна в таких объемах? Необходимо ли пять принтеров на два офиса или достаточно одного-двух? Соответственно, стоит сократить объемы закупаемой офисной бумаги и расходных материалов? Наконец, целесообразно ли содержать собственную столовую или же проще пользоваться услугами кейтеринга?

Ответы на подобные вопросы могут сэкономить до 30 % суммы прочих расходов. Для малого бизнеса это весьма внушительная цифра.

Закупка б/у-оборудования

Приобретать разные устройства нужно для обеспечения нормального функционирования бизнеса. При этом вовсе не обязательно приобретать новое. Работоспособную и качественную технику, начиная от кофеварки и заканчивая сложным плоттером, можно найти на вторичном рынке.

Многочисленные кофейни на старте деятельности поступают именно так. Новое оборудование многие предприниматели на данном этапе просто не могут себе позволить, поэтому закупают подержанную технику, которая неплохо справляется с выполнением операций.

Так, стоимость профессиональной кофемашины сегодня может достигать полумиллиона рублей. Техника, бывшая в употреблении, но в работоспособном состоянии обойдется кофейне значимо дешевле и тем самым даст возможность сэкономить до половины бюджета на организационных издержках.

Однако выбирать подержанное оборудование следует тщательно, избегая неисправных или вышедших из строя приборов. Иначе необходимость в ремонте приведет не к сокращению, а, напротив, к увеличению затрат.

Автоматизация бизнес-процессов и обслуживания

Львиную долю успеха в бизнесе обеспечивает грамотно подобранный персонал. При этом большой штат опытных специалистов одного направления чаще всего держать в компании не требуется. Малому предприятию достаточно иметь пару управленцев или стратегически важных сотрудников. А вся рутинная и операционная деятельность легко автоматизируется с помощью специального программного обеспечения.

Такая модель позволит как сократить расходы компании на сервисное обслуживание, так и отладить все бизнес-процессы. Так, задачи целого финансового подразделения выполняет комплекс программ финансово-управленческого учета. А вместо HR-менеджеров для проведения онлайн-собеседований все чаще внедряются чат-боты.

Пошаговая инструкция сокращения расходов в компании

Стратегия оптимизации затрат разрабатывается в несколько этапов:

• Организация периодического учета издержек.

Необходимо прежде всего суммировать расходы хотя бы за последние полгода по всем подразделениям. Учитывать нужно даже незначительные траты, включая вызов такси для поездки к клиенту. Далее все издержки разбиваются по месяцам и классифицируются по направлениям и способам оплаты.

• Группировка расходов.

Выполняется анализ отдельно постоянных и переменных издержек. Благодаря этому можно выяснить общий размер затрат, не зависящих от объема продаж.

• Выстраивание приоритетов.

Определяется важность каждой статьи расходов для бизнеса. В этом помогает следующая группировка:

1. затраты с наивысшим приоритетом, без которых нормальное функционирование компании невозможно (закупка оборудования, сырья и материалов);
2. приоритетные расходы, сокращение которых способно привести к сбоям в деятельности фирмы (приобретение программного обеспечения, маркетинг);
3. допустимые затраты, оказывающие влияние на лояльность клиентов и персонала (бесплатный кофе для посетителей, премирование успешных сотрудников);
4. ненужные (лишние) издержки, никак не влияющие на получение прибыли.

• Ранжирование расходов от крупных к мелким.

1. Выбор наиболее эффективных методов сокращения затрат, выделенных на предыдущем шаге.
2. Принятие решения по любой отдельной статье расходов: отказ, сокращение или оставление без изменений.
3. Оценка степени влияния каждой категории затрат на результат деятельности компании.
4. Отслеживание динамики затрат по периодам. Определяются причины роста/снижения конкретных статей расходов.

Читайте также: Нативная реклама: понятие, примеры, этапы создания

• Планирование бюджета.

Существующие ресурсы предприятия распределяются с учетом ожидаемых поступлений и трат. Это поможет в оценке соответствия прогнозируемых показателей фактическим.

• Составление алгоритма действий.

Результатом подробного анализа расходов должен быть полный перечень этих затрат с группировкой по категориям и с выводами по каждой из них. Следующий этап заключается в определении последовательности исполнения принятых решений. Здесь же назначаются сроки реализации.

Часто задаваемые вопросы о сокращении расходов компании

• Какие действия недопустимы в процессе сокращения издержек?

В Трудовом кодексе РФ явно прописаны способы снижения расходов на персонал, которые в краткосрочной перспективе могут экономить финансы компании. Но такая выгода на сотрудниках в итоге может привести к проблемам. Лояльность кадров к руководству существенно снизится. Как результат, возникнет текучка персонала, а оставшиеся сотрудники не будут обеспечивать должного качества работы. Это касается прежде всего квалифицированных кадров, востребованных на рынке.

• Допустимо ли урезание зарплаты работникам?

Действующее законодательство разрешает руководству в одностороннем порядке сокращать выплаты подчиненным. Однако для этого должны быть веские основания. К примеру, статья 72 Трудового кодекса РФ говорит о такой возможности при условии, что работодатель сможет привести доказательства негативного влияния экономических санкций на прибыль компании.

Но проще снижать заработную плату по обоюдному согласию. Максимальная доля сокращения составляет 30 %. Допускается урезание премиальной части. В таком случае нужно пересмотреть условия стимулирования сотрудников и внести соответствующие изменения во внутренние нормативные акты.

• Как сократить расходы компании в кризис?

Некоторые работы имеет смысл отдать на аутсорс. Обычно это бухгалтерия, налоговый учет, управление кадрами, юридическая поддержка. Услуги аутсорсинговой компании обходятся бизнесу дешевле, нежели содержание в штате постоянного сотрудника.

При этом стоит избегать решений под ключ. Каждый бизнес требует индивидуальной проработки, учитывающей его возраст, местоположение, состав персонала и т. д. Если в одной компании сокращение издержек приведет к успеху, то для другой снижение этих же затрат способно обернуться банкротством.