В данной статье мы расскажем:
- Суть онбординга
- Виды онбординга
- Инструменты онбординга
- Этапы онбординга
- Основные принципы онбординга
- Метрики онбординга
- Часто задаваемые вопросы об онбординге
О чем речь? Онбординг — адаптация новых сотрудников. Включает в себя обучение, знакомство с корпоративной культурой и помощь в освоении новых обязанностей. Основная цель онбординга заключается в том, чтобы новые сотрудники могли быстро и эффективно интегрироваться в рабочую среду.
Как проводится? Интеграция проходит в несколько этапов, начиная с первого дня на работе и продолжаясь в течение нескольких недель или месяцев. Для эффективного онбординга используются тренинги, наставничество и онлайн-курсы. Это способствует улучшению производительности, снижению текучести кадров и созданию благоприятной рабочей атмосферы.
Суть онбординга
Онбординг — это процесс введения нового сотрудника в курс дел в компании. Этот термин пришел из английского языка и дословно означает «взятие на борт». Правильная организация процесса помогает новичку быстрее адаптироваться на рабочем месте, что способствует его успешной работе, снижает стресс и приносит пользу организации.
Почти треть работников в России хотя бы однажды покидали работу вскоре после трудоустройства. Одной из самых распространенных причин такого решения является недостаточное введение в рабочие процессы. Это приводит к необходимости поиска новой работы для самого человека и нового сотрудника для компании.
Организованный процесс онбординга может существенно сократить число увольнений в первые месяцы работы. Профессионально проведенное мероприятие позволяет значительно уменьшить период, когда производительность и самостоятельность работника не соответствуют общепринятым в компании стандартам.
Источник: shutterstock.com
План адаптации может варьироваться в зависимости от коллектива. Он включает в себя процесс от подачи предложения о работе до введения в должность и поддержки после. Онбординг может потребоваться и в случае перехода сотрудника в другую команду в той же компании.
Некоторые организации подходят к онбордингу формально, однако существует множество подходов, чтобы сделать его увлекательным и полезным.
Виды онбординга
Онбординг сотрудников может проводиться как в формальном, так и в неформальном формате.
- В небольших фирмах зачастую осуществляется неформальный онбординг. Здесь отсутствует четкая структура и порой даже не употребляется данное слово. Это подразумевает простую интеграцию нового сотрудника, знакомство с коллективом и ознакомление с внутренними нормами.
- Формальный онбординг имеет тщательно разработанные этапы и назначенного куратора, который может быть HR-специалистом, коллегой или объединять их усилия. Этот процесс включает обязательные собрания и оценивание.
Источник: shutterstock.com
Процесс интеграции нового сотрудника (онбординг) варьируется в зависимости от формата работы: офисного, дистанционного или смешанного. В ситуации гибридного графика рекомендуется в первые дни пригласить новичка в офис, чтобы руководитель мог наладить личный контакт, а сотрудник — своевременно задавать вопросы.
При дистанционной работе необходимо организовать процедуры с учетом особенностей этого формата.
Инструменты онбординга
Чтобы процесс онбординга новых сотрудников прошел успешно, можно применить несколько стратегий.
- Ознакомительные тренинги. Эти мероприятия помогают новичкам быстрее освоиться в компании, познакомиться с коллективом и понять основные ценности и цели бизнеса. Проводить такие тренинги рекомендуется в первые рабочие дни, а в крупных фирмах, где часто нанимают новых сотрудников, можно организовать ежемесячные вводные встречи.
- Подарочные комплекты. Такие наборы с логотипом компании позволяют новым членам команды быстрее почувствовать свою принадлежность к коллективу. Набор может включать в себя такие предметы, как блокноты, термокружки, рюкзаки или футболки.
- Руководство для новичка. Это может быть электронный или печатный ресурс, содержащий ключевую информацию о компании. Здесь могут быть представлены данные о структуре организации, контактная информация важнейших сотрудников и планировка офиса. Также в руководстве могут быть инструкции по рабочим процессам, например как забронировать переговорную или что делать в случае утери пропуска.
- Чат-боты. Они облегчают процесс привыкания, автоматизируя ответы на частые вопросы и уменьшение нагрузки на отдел кадров. Боты способны предоставить информацию о сотрудниках или предложить список местных кафе.
- Аудио и видео. Инструменты для записи экрана и звука полезны для наставников, обучающих новых сотрудников работе с программами. Во время адаптации работник может в любое время обратиться к материалам, исключая необходимость отвлекать коллег.
- Персональные встречи. Могут быть один на один с руководителем, наставником или HR-менеджером. Они помогают решать вопросы новичков, не отвлекая других сотрудников от их работы. Например, в первую неделю руководитель может ежедневно встречаться с новым человеком в начале и конце рабочего дня, а затем сократить их до 2–3 в неделю. Еженедельные встречи с HR-менеджером в первый месяц позволят новичку делиться опытом адаптации.
- Взаимодействие с сотрудниками. Все, кто участвует в процессе адаптации, должны давать новому сотруднику обоснованную обратную связь. HR-менеджер может обсуждать аспекты, если его общение не соответствует корпоративной культуре, а руководитель оценивает выполнение задач. Важно выделять не только ошибки, но и положительные действия, поддерживая сотрудника.
Для этого можно использовать методику SBI:
- S — ситуация (situation).
- B — поведение (behavior).
- I — влияние (impact).
Этапы онбординга
Процесс онбординга можно разделить на следующие этапы.
Подготовка до начала работы
Будущему сотруднику будет значительно комфортнее прибыть в офис, имея всю необходимую информацию. Задачей менеджера по персоналу является обеспечение новичка всем нужным. Для этого HR-специалист отправляет накануне старта письмом перечень важной информации:
- инструкции по проезду в офис, включая наличие парковки и правила пропуска;
- перечень документов и других вещей, которые стоит взять с собой, таких как, к примеру, любимая чашка;
- внутренняя политика организации, рабочее расписание и время перерывов;
- наличие или отсутствие требований к одежде;
- человек, к которому необходимо обратиться по прибытии;
- дополнительные важные моменты, такие как полезные статьи на корпоративном сайте.
Источник: shutterstock.com
Организация рабочего процесса
В процессе адаптации следует подготовить рабочее место для нового сотрудника, открыть ему доступы к корпоративным системам и оформить пропуск. Кто именно будет отвечать за это — HR-менеджер или руководитель, — зависит от корпоративных процедур компании.
Планирование адаптации
HR-менеджер совместно с руководителем составляют план вхождения нового сотрудника в работу. Документ должен включать четкие задачи и навыки для освоения. Например, можно использовать метод обратного планирования: сначала ставятся долгосрочные цели, затем среднесрочные и наконец краткосрочные.
Первый рабочий день
Новичка вводят в коллектив, знакомят с коллегами, с которыми он будет взаимодействовать. В крупных компаниях необязательно проводить экскурсии по всем подразделениям; достаточно представить тех, с кем предстоит тесно сотрудничать. Руководитель или HR-менеджер делится информацией о компании, ее истории и планах, показывает рабочее место, предоставляет рабочие учетные записи и пароли, рассказывает об организации коммуникации, распределяет задачи и планирует встречи.
Знакомство с корпоративной культурой
Важно познакомить нового сотрудника с коммуникационными стандартами компании. Определяется, принято ли общение на «вы» или «ты». Важно разобраться с деталями, такими как приветствия даже с малознакомыми коллегами. Это способствует более быстрому вливанию в коллектив.
Углубление в трудовую деятельность
Это прерогатива начальства: они должны объяснить, какими обязанностями займется новый сотрудник, представить план адаптации и руководителя-наставника. Крайне необходимо сразу же обсудить ключевые показатели эффективности, чтобы работник ясно видел свои цели.
Обучение в начале работы
Поначалу, обычно в первую неделю, проводят ознакомление с регламентами, внутренними правилами, базами данных, а также задачами коллег. На этом этапе оценивают скорость освоения новой информации, что иногда является ключевым фактором для успеха на позиции.
Наставничество и поддержка
Примерно к середине онбординга, освоив базовые задачи, руководитель может стимулировать самостоятельное мышление у нового работника. Вместо прямого ответа на его вопросы стоит предложить ему самому поискать решение, например спросив: «Как ты считаешь, что делать в этой ситуации, или где можно найти необходимые данные?». Это поможет быстрее подготовить его к самостоятельной работе.
Переход к частичной самостоятельности
В конце первого месяца работы сотрудник начинает сам выполнять некоторые задачи. Он освоил внутренние правила и понимает, каких результатов ждут от него. Тем не менее ему все еще необходим надзор со стороны начальства.
Читайте также: Позиционирование компании: что вас отличает от конкурентов
Переход к полной самостоятельности
Спустя три месяца на большинстве позиций сотрудник способен показать первые результаты и успехи. Он уже хорошо знаком с командой, ориентируется в рабочих процессах и уверенно справляется с поставленными перед ним задачами.
Основные принципы онбординга
- Онбординг начинается задолго до его первого рабочего дня. Заблаговременно оформите всю необходимую документацию и создайте удобное рабочее пространство. Это поможет избежать авральной ситуации в первый день, а также создаст положительное впечатление о вашей компании у нового сотрудника.
- Заблаговременно подготовьте новичка к старту его рабочей недели. Для этого отправьте ему информацию о компании, добавьте его в корпоративные мессенджеры и соцсети. Такая подготовка позволит ему чувствовать себя увереннее.
- В процесс адаптации должны быть вовлечены HR-специалист, руководитель и другие коллеги. Это позволит новичку быстро разобраться, к кому обращаться за помощью. Назначение наставника, который представит ему коллектив и подскажет, где решаются бытовые вопросы, будет весьма полезным.
- Создайте совместно с руководителем план погружения нового сотрудника в рабочий процесс. Постепенно вводите его в дело, не перегружая информацией и задачами в первые рабочие дни.
- Онбординг не завершается первым рабочим днем. Важно продолжать поддерживать нового работника на протяжении всей его деятельности. Можно отметить его первую годовщину в компании, чтобы он чувствовал признание и поддержку.
Метрики онбординга
Опишем ряд HR-метрик, позволяющих своевременно обнаруживать и исправлять неполадки в адаптационном процессе. Одна из них — это скорость перехода к самостоятельной работе. Быстрое начало выполнения задач без посторонней помощи свидетельствует о хорошо организованном онбординге в компании.
Источник: shutterstock.com
Изменения в составе новых сотрудников. Статистика по увольнениям анализируется в течение полугода после приема на работу. Если при этом стабильный уровень увольнений среди сотрудников с длительным стажем остается неизменным, вероятно, возникли ошибки на этапе адаптации.
Анализ удовлетворенности адаптацией. Он является ключевым, хотя и достаточно субъективным параметром. Чтобы его определить, нужно собрать отзывы от тех, кто прошел процесс адаптации. Следует попросить их оценить качество адаптации по шкале от 1 до 10, а также отметить сильные и слабые стороны и внести предложения по улучшению.
Читайте также: Бизнес-коммуникации
Итоги тестирования после онбординга. Этот процесс по изученным материалам позволяет понять, насколько человек усвоил информацию. Результаты важно фиксировать, чтобы проследить изменения со временем. Анализировать можно как успешность каждого отдельного человека, так и эффективность всего подразделения.
Часто задаваемые вопросы об онбординге
Когда онбординг можно считать успешным?
Эффективный онбординг позволяет сотруднику успешно интегрироваться в компанию и оставаться там на долгое время. При этом HR-специалисты внимательно следят за его эмоциональным состоянием и помогают справляться со всеми возникающими трудностями.
Основными инструментами такого процесса являются опросы, встречи, курсы и наставничество, а также предоставление дополнительных материалов для самостоятельного изучения или работы с коллегами.
Как онбординг отличается от адаптации?
Онбординг является частью успешной адаптации и включает этапы, такие как индукция (введение нового сотрудника в процесс работы) и сама адаптация. Таким образом, онбординг служит первоначальным знакомством с корпоративной культурой и обязанностями, тогда как адаптация охватывает весь процесс превращения новичка в уверенного и полноценного члена коллектива.
Какие последствия могут возникнуть из-за неэффективного онбординга?
Недостаточное или плохо организованное введение новых сотрудников может обернуться для компании существенными финансовыми затратами. Когда работник покидает организацию, HR-отделы несут расходы на привлечение и оценку кандидатов и на оформление документов.
Читайте также: Развитие сотрудников организации
Компании также инвестируют в оплату труда, налогообложение и обеспечение работника необходимыми инструментами, включая канцелярские принадлежности и питание. Хорошо проведенный онбординг сотрудников способствует долгосрочной и продуктивной работе, что в свою очередь экономит средства и время, необходимые для поиска и адаптации новых членов команды.
Каков срок онбординга?
Процесс введения нового сотрудника обычно длится от одного до трех месяцев. Согласно Трудовому кодексу РФ стажировка занимает конкретно 90 дней. Если за этот период работник вживается в корпоративную культуру, принимает ценности компании, удовлетворен своим доходом и успешно справляется с обязанностями, он остается в ней работать и начинает генерировать прибыль.
Источник: shutterstock.com
Для эффективного онбординга требуется системный подход, ясность и определенность. Необходимо обеспечить сотрудника всеми инструментами и материалами, нужными для успешной адаптации в компании.
