В данной статье мы расскажем:
- Понятие проектного управления
- Важность целей управления проектами
- Виды целей управления проектами
- Принцип постановки целей управления проектами
- Методы достижения целей управления проектами
- Часто задаваемые вопросы о целях управления проектами
О чем речь? Цели управления проектами – конкретные показатели, которых необходимо достичь за установленный срок, не выходя за рамки принятого бюджета. Они дисциплинируют команду, и руководителю проще отслеживать результаты.
На что обратить внимание? От правильного целеполагания зависит успех проекта, поэтому пределы берутся не произвольно, а в соответствии с методикой SMART и стратегией компании. Различаются и методы достижения желаемого.
Понятие проектного управления
Давайте сначала определимся с терминами, которые будем использовать:
- Проектом называется план или совокупность задач, действий, мероприятий, которые имеют одинаковые цели и должны быть выполнены к определённому времени. Основная цель может заключаться в том, чтобы разработать и внедрить, например, новаторские идеи, продукты, новые услуги или же получить другие результаты.
- Управление проектами — это системный подход к организации работы внутри компании. Он нужен для достижения поставленных задач с учётом обозначенных сроков, намеченного бюджета и с соблюдением других требований, связанных с работой.
Жизненный цикл компании состоит из множества процессов, но проекты выделяются среди них. Это связано с тем, что для достижения желаемых результатов многочисленные их этапы требуют постоянного контроля и управления. Любая задача или цель, которая нуждается в непременном внимании и планировании, может называться проектом.
Для определения проектной деятельности используют 2 основные характеристики:
- Минимизация негативных рисков для компании. Бывает так, что важные задачи, хотя не уникальны, но требуют особого внимания и выделения в отдельные проекты. Например, компания участвует в определённой программе, но это задание возложено на отдел финансов, который может столкнуться с потерей источника субсидирования при неудаче. В этих ситуациях руководство может принять решение выделить этот проект, использовать инструменты управления рисками для снижения возможных негативных последствий.
- Управление человеческими ресурсами. Для эффективного руководства, создания команды нужно выявить цели проекта и методы их достижения. Не все, но многие из них можно выполнить, если чётко координировать работу подразделений. Тогда сотрудники из разных отделов могут временно подчиняться не своим руководителям. Чтобы добиться максимальной результативности, эти задачи лучше выделять в отдельные программы.
Для выполнения поставленных заданий важно осознавать, что проект будет успешным только при наличии опытного проектного менеджера. Он должен обладать глубокими знаниями и опытом, быть коммуникабельным, готовым эффективно взаимодействовать со всеми заинтересованными сторонами. Проектный менеджер готов принимать смелые решения и эффективно управлять временем, ресурсами и командой.
Традиционный менеджмент и проектное управление — 2 абсолютно разных способа руководства. Для лучшего понимания различий между этими подходами рассмотрим нюансы каждого:
- Традиционный менеджмент направлен на текущую ситуацию. Работа выполняется регулярно и монотонно, проекты обычно не имеют жестких сроков, и важен сам процесс решения задач. Роли и обязанности персонала чётко определены и почти неизменны.
- Проектное управление, наоборот, ориентировано на получение необходимого результата. Сам рабочий процесс не так значим, как конечный итог. Жёсткие сроки выполнения, рациональное распределение средств и материалов чрезвычайно важны для успешного результата. Цели и задачи управления проектами могут быть особыми, поэтому команда часто составлена из специалистов различных направлений и сфер.
Для достижения стратегических приоритетов в современных компаниях и государственных учреждениях применяют метод проектного управления. Путём предварительного планирования можно оптимизировать использование всех ресурсов, включая финансовые.
Важность целей управления проектами
Управление проектами в разных странах – важный инструмент повышения эффективности и достижения целей в любых областях деятельности. Использование особых методов руководства ими позволяет успешно реализовывать сложные и масштабные задачи в рамках утвержденного бюджета и с требуемым качеством. Управление проектами включает в себя постановку целей, определение вопросов и выбор методов их решения.
Исследования IPMA (Международной ассоциации управления проектами) подтверждают, что с помощью современных методов и инструментов менеджмента затраты ресурсов можно значительно сократить: до 30 % временны́х и до 20 % – финансовых. Для максимальных выгод каждый участник проекта должен внедрять методы профессионального управления и строго придерживаться установленных целей.
Финансовые партнёры могут рассчитывать:
- на повышенную прозрачность при реализации программ;
- на усиленный контроль рисков и, соответственно, уменьшение возможности возникновения негативных ситуаций;
- на вовлечение большего количества вкладчиков и инвестиционных возможностей;
- на рост окупаемости ресурсов;
- на более рациональное использование средств, что приводит к экономии финансов.
Управление проектами играет ключевую роль для руководителей и бизнесменов, поскольку приоритетно повышение разных показателей, таких как конкурентоспособность, управляемость и рентабельность, что в конечном итоге приводит к дополнительной прибыли.
Главная цель управления проектом – в последовательном выполнении действий, направленных на получение желаемого результата. В процессе применяют разные методы и инструменты, учитывают нужды участников проекта.
Важен сбалансированный подход к управлению временем, финансовыми ресурсами и качеством. И требуется найти оптимальное соотношение преимуществ от внедрения улучшенных методов управления проектами и финансовыми аспектами этого вопроса.
Проект находится под особым контролем руководителя, так как его успешное завершение чаще всего влияет на эффективность всего предприятия. Это, например, увеличение доходов, повышение производительности, улучшение репутации и другие положительные результаты.
Для формирования команды профессионалов и планирования проекта необходимо правильно определить базовую установку и понять, как её достичь. Основные цели управления проектами состоят в решении поставленных задач в кратчайшие сроки и с минимальными затратами финансовых ресурсов. Необходимо чётко определить, для чего нужен этот проект. Если заказчик – его инициатор, надо изучить его бизнес-цели и разработать методы, которые помогут их достичь.
Виды целей управления проектами
Управление проектами — сложный алгоритм, состоящий из различных этапов и задач, которые помогают успешно реализовать идею. Перечислим некоторые из них:
- Достижение целей.
Управление проектом — комплекс мероприятий, он направлен на достижение важной установки: создание нового продукта или услуги, внедрение изменений в организацию и др. То есть цели этих процессов – планирование, организация, контроль исполнения всех входящих в него планов.
- Оптимальное использование ресурсов.
Люди, время, деньги, материалы, технологии всегда важны, поэтому планирование, оптимальное распределение этих ценностей помогают достичь максимума эффективности и избежать потерь.
- Управление рисками.
Риск — возможность возникновения негативных ситуаций, проблем, могущих воздействовать на успешное завершение проекта. Идентификация, анализ и управление ими выполняются с целью минимизировать их влияние и предотвратить/уменьшить отрицательные последствия.
- Контроль и мониторинг проекта.
Это непрерывный процесс отслеживания выполнения плана действий и оценки динамики достижения поставленных целей. Эти действия позволят своевременно принимать корректирующие меры для обеспечения успеха проектной деятельности.
- Коммуникация и сотрудничество.
Важной частью управления является контакт между участниками проекта. Сюда входят обмен информацией, общение, поддержка отношений с заинтересованными сторонами. Коммуникация и сотрудничество способствуют пониманию и согласованности действий участников, помогают разрешать возникающие проблемы и конфликты.
Принцип постановки целей управления проектами
Умные цели — это целая методика, которая помогает ставить приоритеты, учитывая различные факторы и обстоятельства. SMART — аббревиатура, которая расшифровывается как конкретный, измеримый, достижимый, соответствующий, ограниченный по времени. Этот метод является золотым стандартом, который настраивает вас на успех.
- Конкретный (Specific).
Чем детальнее опишете цель, тем лучше. Кто, что, когда, где, почему и как — все эти вопросы должны найти отражение в вашем материале. Добавьте в это утверждение больше конкретики.
- Измеримый (Measurable).
Необходимо иметь возможность оценить, достигли вы своей цели или нет. Для этого она должна как-то измеряться: цифрами, процентами, конкретными датами. Это поможет отслеживать прогресс и видеть, насколько вы приблизились к желаемому результату.
Читайте также: Оптимизация бизнес-процессов: зачем это нужно, как осуществляется
- Достижимый (Achievable).
Цели должны быть амбициозными, но достижимыми. Если вы ставите перед собой слишком сложную задачу, то быстро теряете мотивацию и бросите начатое. Поэтому будьте реалистичны, убедитесь, что вас не ограничивают какие-то препятствия, оценивайте свои возможности трезво.
- Соответствующий (Relevant).
Поставленная цель должна отображать ваши интересы, ценности и долгосрочные планы. Она требует связи с вашей карьерой, личной жизнью, другими важными для вас сферами. Только в этом случае будете действительно заинтересованы в ее достижении, готовы приложить усилия.
- Ограничен по времени (Time-bound).
Каждая цель должна иметь конкретные временные рамки. Это поможет не откладывать дело в долгий ящик и оставаться мотивированным на протяжении всего пути. Когда знаете, что есть точное количество времени на достижение цели, вы более склонны действовать и прилагать усилия. Будьте конкретными и реалистичными.
Помимо метода постановки целей SMART есть другие рекомендации, которые помогут документировать свои цели и сделать их более эффективными:
- Используйте простой и понятный язык. Ваша цель должна быть чёткой и понятной.
- Включите слова-действия, чтобы описать, как вы достигнете своей установки. Это поможет визуализировать процесс и сделать его более реальным.
- Включите числа, чтобы дать вашей цели чёткие значения или количества. Это поможет следить за ходом событий и оценивать, насколько вы ближе к желаемому результату.
Методы достижения целей управления проектами
В проектной деятельности всегда существует множество рисков и неопределенностей. Для их преодоления в сфере информационных технологий используются гибкие методологии. Это, например, скрам и канбан, они входят в эджайл-подход.
Гибкие методологии характеризуются быстрым получением готового продукта, его тестированием и сбором обратной связи от пользователей. Итоги последней служат для корректировки требований к продукту.
Благодаря быстрой разработке, обратной связи и ее использованию увеличивается вероятность того, что продукт действительно будет полезен пользователям.
Скрам, или Scrum
В разработке IT-проектов часто применяют метод скрам или Scrum. В его рамках команда работает в спринтах, получая готовый продукт для пользователей к концу каждого из них. Учитывая обратную связь от клиентов и заинтересованных сторон, группа быстро реагирует и оперативно совершенствует товар.
Канбан, или Kanban
Канбан – система визуализации задач, которая позволяет управлять производственным циклом. На канбан-доске отображаются шаги цикла и соответствующие задачи для каждого из них. Примером может служить Trellо. Канбан-доска помогает ясно видеть каждый проходящий в настоящий момент этап и сразу же предпринимать необходимые действия.
Читайте также: Какие инструменты интернет-маркетинга использовать для продвижения в Интернете
Скрам и канбан — это гибкие методологии, которые обеспечивают быструю разработку продукта, получение обратной связи и её учет в последующих релизах. Раньше использовалась водопадная система управления проектами.
Водопадная модель
Этот вариант предполагает возможность использования продукта только после его полной готовности. Например, водопадная модель могла применяться в строительстве жилого здания, где жители смогут заселяться только после сдачи дома. Эта технология требовала строгого соблюдения исполнителями правил и технического задания.
Но при её использовании нельзя было в процессе работы вносить какие-либо поправки. Это могло привести к тому, например, что в конце года компания обнаруживала, что проект больше не актуален или выполнен неверно.
Часто задаваемые вопросы о целях управления проектами
Какие установки для проекта будут соответствующими?
Сначала нужно определить цель процесса управления им, ожидаемые результаты и требования заинтересованных участников. Следующим этапом будет создание плана, в котором подробно описаны приоритеты, объем, график и бюджет проекта.
Как сделать так, чтобы цели проекта соответствовали общей концепции организации?
Первым делом нужно обсудить этот вопрос с заинтересованными сторонами и руководством проекта. После этого можно скорректировать и одни, и вторую.
Как выявить приоритетные задачи в целях проекта?
Определение ключевых направлений проекта заключается в оценке их срочности и значимости. Также важно определить влияние каждой цели на общий успех этого плана и её соответствие стратегическим приоритетам организации.
Проектный менеджмент является одним из наиболее актуальных методов управления внутри компании. С его помощью можно достичь стратегических целей в управлении замыслами в любой отрасли: бизнесе, общественной сфере и государственном управлении.
Применение подхода проектного менеджмента позволяет заранее определить приоритеты и эффективно использовать финансовые и другие ресурсы.
