Оптимизация бизнес-процессов: зачем это нужно, как осуществляется

Что это? Оптимизация бизнес-процессов нацелена в первую очередь на повышение эффективности действий сотрудников, которые напрямую влияют на финансовый результат деятельности компании. Подразумеваются сокращение цепочек принятия решений, автоматизация, налаживание связей между отделами и т. д.

Как происходит? Процессу оптимизации предшествуют этап целеполагания (для чего всё это затевается) и тщательная подготовка: назначаются ответственный, рабочая группа, выбирается методология.

Понятие бизнес-процесса

Бизнес-процесс — это определенная модель действий, которая носит циклический характер. В качестве примеров можно привести:

Обработку заявок от клиентов согласно скрипту: исходящий звонок менеджера, согласование условий оплаты, транспортировка товара до места вручения и др.
Ежедневную поставку свежего хлеба в супермаркет.
Согласование формы договора с юристом перед его отправкой клиенту.

Итак, бизнес-процессы — это любые действия сотрудников организации, которые дают возможность решения бизнес-задач и получения дохода.

На каждом предприятии бизнес-процессы являются составляющими элементами единой блок-схемы деятельности фирмы.

Для получения максимально подробного алгоритма, в нем необходимо расписать все возможные действия специалистов компании. Это крайне важно, особенно в том случае, если что-то пойдет не так, как планировалось. К примеру, крупный клиент заказал партию товара, а имеющегося количества на складе не хватает.

Принято считать, что все бизнес-процессы можно условно поделить на несколько категорий. Некоторые эксперты считают, что их 5, другие склоняются к 6. Но основных групп всего 4:

Основные процессы — это то, что имеет для организации наибольшую важность. То есть под этим понятием следует понимать цель открытия самого бизнеса. К примеру, реализация товаров или оказание услуг.
Вспомогательные процессы тоже играют в компании важную роль. Их следует рассматривать в качестве помощников в выполнении основных. Стоит отметить, что они участвуют в формировании выручки предприятия. Например, к ним относятся обслуживание техники, необходимой для производства продукции, ведение бухгалтерского учета, табеля и пр.
Процессы развития необходимы для того, чтобы оптимизировать или усовершенствовать уже имеющиеся на предприятии основные процедуры. К примеру, если компания занимается производством выпечки, то разработка нового рецепта будет относиться как раз-таки к технологиям развития.
Управленческие процессы — это действия, выполняемые в организации и направленные на руководство всеми вышеперечисленными бизнес-процедурами. Они не включены в производство товаров и разработку услуг, но нормальное функционирование организации без них невозможно в принципе. В качестве примера можно привести утверждение плана продаж, ведение отчетов, принятие стратегических решений.

Конечно, для начала следует разобраться в первой группе. Основные бизнес-процессы приносят организации доход. Другие категории тоже имеют свою ценность, но если они будут остановлены, некоторое время предприятие сможет функционировать без них.

Недостаточная отлаженность основных бизнес-процессов может послужить серьезной причиной недовольства потребителя. Приведем пример, как это может проявляться. Индивидуальный предприниматель занимается производством кухонной мебели.

Очевидно, что поставка материалов – это один из основных процессов. Клиент заказывает кухню, с ним заключают договор. В документе указана дата монтажа – через месяц после подписания сделки. Но поставщик подводит и не привозит материалы в срок. Возмущение клиента естественно.

Конечно, нет определенного шаблона бизнес-процессов, которого придерживаются все организации. В этом вопросе все очень индивидуально.

К примеру, в одном районе в соседних зданиях открылись две студии красоты. В каждой ведется предварительная запись клиентов. Первый салон принимает заявки по телефону, их регистрация проводится в журнале. Вторая студия имеет собственный сайт. Там есть кнопка обратной связи, окно онлайн-записи, а также номера мессенджеров, через которые можно связаться с менеджером.

Также салон зарегистрирован в CRM, которая отправляет клиентам напоминания о записи, информирует об акциях. Итак, оба салона равны с точки зрения оказываемых услуг, но основной бизнес-процесс (запись на процедуры) у второй студии отлажен гораздо лучше.

Суть оптимизации бизнес-процессов

Сотрудники крупных организаций не раз слышали слово «оптимизация». Многие считают, что это понятие абсолютно равно термину «сокращение», поэтому оно кажется таким устрашающим. Давайте разбираться. Оптимизация – это не сокращение численности штата, а усовершенствование действий, которые помогают предприятию достигать поставленных целей. То есть это ни что иное, как выбор лучшего варианта из возможных.

Оптимизация бизнес-процессов имеет определенные цели, поэтому преимущественным вариантом будет тот, который удовлетворяет им. В качестве их примера можно привести:

Сокращение времени, в течение которого выполняется та или иная операция.
Уменьшение себестоимости продукции или услуги.
Повышение качества изделия. Увеличение уровня удовлетворенности клиентов.
Достижение прозрачности бизнес-процессов.
Улучшение контролирующей функции организации.
Освобождение части ресурсов для дальнейшего развития предприятия.
Усовершенствование системы управления.

На то, каким образом будут определять цели оптимизации бизнес-процессов предприятия, влияют его стратегия, а также то, как оно позиционируется на современном рынке. К примеру, продуктовые супермаркеты эконом-класса акцентируют свое внимание в первую очередь на демпинге стоимости (распродажи, акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), в то время как элитные магазины делают упор на высокое качество продукции, ее пользу и эксклюзивность.

Оптимизация бизнес-процессов не может пройти незаметно даже для одного сотрудника компании. На этом мероприятии необходимо сосредоточить много внимания и сил. Регулярное ее проведение – затратно, поэтому каждая оптимизация бизнес-процессов компании должна быть максимально эффективной.

Когда необходима оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов требует больших вложений даже в том случае, если речь идет о ее небольшом этапе. Предприятия не проводят это мероприятие на регулярной основе, так как возникает необходимость серьезных затрат. Отметим, что оно требуется в исключительных ситуациях.

Давайте разберемся, когда оптимизация действительно нужна.

В качестве примера можно привести ситуацию, когда организация увеличивается: расширяется штат, растет число потребителей и объем реализованной продукции. Еще пару лет назад это была небольшая фирма, в штате которой находилось не более десяти сотрудников, а сегодня здесь работает сотня специалистов.

Вероятность того, что бизнес-процессы собьются, очень высока. Для них характерно постепенное накапливание системных ошибок, которые могут быть вызваны не только ростом компании, но и устареванием существующих на предприятии методов.

Ниже мы приведем главные признаки, по которым можно понять, что предприятие нуждается в оптимизации бизнес-процессов:

Компания стала значительно больше, а показатели работы не изменились.
Конкуренты предлагают клиентам товары и услуги лучшего качества.
Принятие решений и реализация идей осуществляются на протяжении длительного периода.
Перед тем, как задача будет выполнена, она должна пройти большое число согласований.
Решение выявленных проблем недостаточно. Некоторые из них не выполняются вовсе.
Взаимосвязь между структурными подразделениями оставляет желать лучшего. Специалисты из разных отделов не понимают друг друга, из-за чего некоторые задачи не закрываются.
Некорректная постановка целей не дает сотрудникам правильно выполнять свои обязанности и отвечать ожиданиям руководства.
Функционал специалистов из разных подразделений является одинаковым, за счет чего выполняется двойная работа.
Границы между руководящим звеном и рядовыми сотрудниками размыты. Регулярно нарушается субординация.
Никто не контролирует закрытие задач, нет фиксации результатов.
Рутинная работа отнимает много времени.

Если хотя бы несколько из вышеперечисленных характеристик актуальны для предприятия, есть смысл задуматься об анализе и последующей оптимизации бизнес-процессов. Своевременное проведение таких мероприятий позволит направить развитие компании в нужное русло.

Анализ необходимо производить сразу же, как замечены первые симптомы. В зависимости от его результатов принимается решение об оптимизации. Вышеперечисленные особенности – это далеко не единственные поводы для изменений. Также в числе причин: изменения в структуре компании, внедрение новой информационной системы. Использование современных ИТ дает возможность автоматизировать часть функционала, высвободив рабочее время некоторых специалистов.

Эксперты в области оптимизации внутренних бизнес-процессов считают, что мероприятие будет рациональным лишь в тех случаях, когда в организации накоплена критическая масса сотрудников (от 100 до 200 чел.). Конечно, эта рекомендация условна, так как все организации отличаются между собой, поэтому решение должно приниматься на основании собственных сведений и ощущений.

Оптимизация бизнес-процессов вряд ли будет наделена эффективностью в ряде случаев. К примеру, если размеры предприятия не велики – здесь руководство потратит крупную сумму, хотя может обойтись без таких вложений. Также не стоит оптимизировать процессы фирмы в целом, если в ней работает слишком большое число сотрудников. В последней ситуации необходимо анализировать отдельно взятые сферы/направления деятельности.

Определение целей оптимизации бизнес-процессов

Задачи оптимизации бизнес-процессов на первый взгляд кажутся вполне очевидными. В качестве результата ожидается высокая скорость достижения целей и снижение себестоимости. На самом деле определение истинной установки – задание не из легких, здесь актуально применение способа «Пяти «Почему»». На нем стоит остановиться подробнее и рассмотреть пример:

Почему процессу согласования договоров необходима оптимизация? – Для снижения объема ошибок и недочетов в деятельности, сокращения времени на работу.
Почему время на согласование должно быть сокращено? – Это позволит уменьшить число офисных специалистов, которые не принимают участия в производственном процессе.
Почему необходимо сокращать количество сотрудников на предприятии? – Таким образом можно уменьшить объем некоторых статей затрат в компании.
Почему нужна экономия? – За счет нее будет снижена себестоимость товаров и услуг.
Почему падение себестоимости играет важную роль? – С ее снижением у предприятия появляется возможность изменить отпускные цены товаров и услуг, а показатели рентабельности бизнеса не уменьшатся.

На основании приведенного примера можно сделать вывод, что оптимизация бизнес-процесса, связанного с согласованием договоров, позволяет выявить масштабные цели компании.

Если руководство предприятия правильно сформулирует цель оптимизации ключевых бизнес-процессов, то все силы будут направлены на достижение наибольшей эффективности деятельности. Мероприятие позволит сократить время, потраченное сотрудниками впустую, а также уменьшить количество выполняемых ложных задач. Стоит отметить, что некоторые существующие процессы требуют упрощения, другие, напротив, нуждаются в усложнении.

К примеру, усиление контроля во время согласования заявок на платеж или расходных договоров, вероятно, станет мотивом повышения эффективности управления финансовой дисциплиной. Кроме того, эта функция даст возможность блокировки неоправданных затрат предприятия.

Подготовка к оптимизации бизнес-процессов

Результаты оптимизации бизнес-процессов напрямую зависит от подготовки к мероприятию. Эксперты утверждают, что именно она уже включает в себя половину успеха. Если подготовка проведена некачественно, то, в лучшем случае, сама оптимизация не будет иметь запланированной изначально эффективности, а в худшем – окажет негативное влияние на сам бизнес.

Что необходимо сделать до начала изменений:

Задача	Решение
Проведение внешнего и внутреннего аудита	Нужно определить ключевые бизнес-процессы и провести SWOT-анализ. Важно выявление сильных и слабых сторон, перспектив совершенствования. Неплохо, если удастся найти информацию о бизнес-процессах конкурентов
Определение ответственного лица	Эффективность проекта напрямую зависит от того, кто им управляет. Важно, чтобы ответственное лицо имело должность, позволяющую принимать стратегические решения, обладало личными качествами, характерными для руководителя. Практика показывает: на эту роль чаще назначают сотрудника рангом не ниже топ-менеджера
Организация проектной группы	Лучше, если проектная группа состоит из экспертов, не работающих в фирме; можно привлечь специалистов из консалтинга. Выбранная организация должна иметь высокий рейтинг, экономить на оплате ее труда не следует
Подбор инструментов	Инструменты оптимизации бизнес-процессов подбираются в зависимости от целей и текущей ситуации. Примеры основных из них: — Исключение или ликвидация — инструмент позволяет решить проблему разных сбоев в работе, исключить ненужные затраты и определить операции, от которых можно отказаться. — Изменение — логичная смена алгоритмов на более современные. — Ускорение — внедрение автоматизированных систем, которые позволят уменьшить время выполнения задач. — Упрощение — определение новых способов приема заявок и распределение задач среди персонала. — Стандартизация — применение в работе актуальных программ. — Обеспечение взаимодействия — использование всеми специалистами единой базы данных. — Добавление — установка новых узлов, позволяющих работать непрерывно

Есть смысл устроить планерку с сотрудниками компании и презентовать план усовершенствования организации и ее бизнес-процессов. Когда руководство делится идеями с подчиненными, последние могут стать верными союзниками в развитии компании.

4 метода оптимизации бизнес-процессов

Способ оптимизации бизнес-процессов зависит от целей мероприятия. Экспертами в этой области являются небезызвестные Майкл Хаммер и Джеймс Чампи. Они впервые предложили анализировать рынок и искать методы расширения проекта, чтобы провести оптимизацию.

В соавторстве они опубликовали труд «Реинжиниринг бизнес-процессов». Несмотря на то, что с момента публикации прошло уже много времени, он до сих пор считается одним из лучших материалов о принципах оптимизации бизнес-процессов.

Итак, к методам оптимизации относятся.

Инжиниринг

Термин появился от английского «engineering», что переводится как «технический». Также его можно интерпретировать как проектирование, сооружение, изобретение. Метод подразумевает комплекс внедрения усовершенствованных информационных технологий. Они дают возможность создать модель организационной структуры деятельности организации.

Напрашивается вывод, что инжиниринг – это метод оптимизации, который находится между наукой и производственной сферой, его основная функция – в формировании технико-технологической базы производства.

Этот метод включает в себя процессы управления структурными подразделениями и всем предприятием. Консалтинговые агентства предлагают свои услуги в этой сфере: их специалисты объясняют, как улучшить эксплуатацию объектов, находящихся в собственности компании, наладить производство и увеличить чеки продаж. Данный способ оптимизации классифицируется на финансовый, консультативный и технологический методы.

К экспертам в области инжиниринга предъявляется требование: они должны иметь высшее инженерное или управленческое образование. Консультирование без такого уровня знаний является неэффективным.

Реинжиниринг

Термин «реинжиниринг» в оптимизации бизнес-процессов означает полное переосмысление и перепроектирование принятых в организации алгоритмов. Цель его заключается в достижении наиболее результативных показателей. В ходе реинжиниринга происходит отказ от принятых на предприятии процессов, запускаются новые усовершенствованные технологии и привлекаются дополнительные инвестиции.

Специалисты здесь применяют различные методы: сокращение штата и используемых ресурсов, объединение структурных подразделений и др. Метод является достаточно рискованным: имеется вероятность, что производственный процесс в результате остановится совсем.

Этот подход в оптимизации бизнес-процессов подходит для тех организаций, которые не имеют чистой прибыли. В этом случае лучше отдать предпочтение ему, нежели банкротству.

Метод непрерывного совершенствования (Continuous Process Improvement – CPI)

Суть CPI-метода заключается в планировании и оптимизации этапов уже усовершенствованных бизнес-процессов. Его использование актуально, когда у предприятия появляются новые потребности. Отметим, что планирование динамичного рынка, в котором крайне сложно что-либо спрогнозировать, является весьма трудной задачей. Оно базируется на управлении процессами в пределах длительного периода.

Важно, что внедрение таких нововведений должно быть поэтапным. Изначально их реализацию следует осуществлять в каждом отдельно взятом подразделении предприятия. Если мероприятие по отделам будет успешным, можно переходить к повсеместному введению во всей организации. Передача новых технологий и обучение сотрудников осуществляется параллельно.

Total Quality Management (TQM)

Согласно этому способу, в ходе оптимизации бизнес-процессов создается новый продукт, который должен отвечать требованиям современного рынка. Это может быть как дополнительный товар или услуга, который будет предлагаться клиенту наряду со старым, также и продукт-заменитель.

К Total Quality Management предъявляются следующие требования: наличие документов системы качества, ориентация на конечного потребителя, признание главной роли топ-менеджера в процессе и вовлеченность остальных работников предприятия в оптимизацию. На выходе должна получиться совершенная модель, которая в значительной мере увеличит доход компании.

Совершенствованию деятельности должно уделяться особенное внимание в каждой серьезной организации. Правильный выбор путей оптимизации бизнес-процесса принесет положительный результат. Важно не затягивать с проведением мероприятия, в противном случае возможно снижение производительности компании.

Главные правила оптимизации

Система оптимизации бизнес-процессов призвана повышать количество совершенных сделок с покупателями, увеличивать эффективность работы специалистов и содействовать уменьшению недостатков. Для полноценного функционирования необходимо создать бизнес-модель каждого этапа мероприятия.

Ответственность за оптимизацию не ложится на плечи руководителей организации. Для ее проведения нанимаются сторонние специалисты, имеющие соответствующий уровень образования, знающие в совершенстве необходимые методики и технологии.

Методов оптимизации бизнес-процесс сегодня разработано немало. Очень важно сделать правильный выбор, от него зависит эффективность всей процедуры. Ниже мы расскажем о принципах, на основании которых выбирается необходимый способ:

Основа оптимизации

Чтобы выполнить это правило, необходимо сгруппировать бизнес-процессы. В таком случае работа может принести больший результат. На этом этапе сначала выделяются все имеющиеся процессы, а затем они вносятся в пиктограмму на основании следующих характеристик:

Временны́е рамки деятельности компании.
Прибыль организации.
Достижения продукции на рынке товаров и услуг.
Риски, с которыми продукт может столкнуться на торговой площадке.
Специфика деятельности.
Сколько в организации структурных подразделений, размеры штата в каждом из них.
Функционирование бизнес-процессов.

Пиктограмма даст возможность выявить сильные и слабые стороны. Важно перед тем, как совершенствовать любой из процессов, определиться с целями и задачами. Особенное внимание необходимо уделить тем, которых не получилось достигнуть.

«Чистим рыбу с хвоста»

Такое правило касается не только поваров, но и специалистов в оптимизации бизнес-процессов. Его можно трактовать следующим образом: оценка действий производится от частного к общему. В первую очередь стоит уделить внимание слабым сторонам процессов.

К примеру, салон по продаже автомобилей комфорт-класса задался целью продать 15 транспортных средств, но план выполнили лишь на две трети. Чтобы разобрать процесс, стоит учитывать следующие показатели:

Сколько времени работает салон.
Численность штата.
Особенности рыночной ниши.
Конкуренты.
Ценовая политика.
Сильные стороны.
Качество автомобилей, предложенных клиентам.

На основании этих сведений создается график, в котором показывается актуальное число продаж и предлагаются различные действия, которые могут его увеличить. Специалист по оптимизации бизнес-процессов проводит оценку мероприятий, дает свои рекомендации. Сначала ставится цель, затем она оценивается, после чего внедряются нововведения.

Можно провести мероприятие и по процедуре «От общего к частному». Этот метод также именуется реинжинирингом, он предполагает оптимизацию всего бизнес-процесса от его основы.

Гибкость бизнес-процесса

В ходе этой модели оптимизации бизнес-процессов необходимо дополнительно изучить, каким образом они взаимодействуют. К правилу прибегают в том случае, если на протяжении длительного периода в деятельности компании нет улучшений, но имеется стабильность. Иногда метод приводит к убыткам, так как может негативно влиять на те направления, которые приносят прибыль. В идеале: отрицательные последствия сглаживаются в ходе проведения оптимизации.

Человеческий фактор

Конечно, не каждый сотрудник будет рад мероприятиям по оптимизации. Это можно объяснить страхом перед нововведениями. Также специалисты переживают, что могут лишиться рабочих мест. Тем не менее, целью является вовсе не сокращение сотрудников, а перераспределение должностных обязанностей для повышения эффективности работы всей компании.

Очень редко когда оптимизация не включает в себя сокращение штата, в компании отдается предпочтение ответственным специалистам, показавшим хорошие результаты. В первую очередь в зоне риска оказываются сотрудники, которые не приносят дохода. Это актуально даже для тех, чьи должностные обязанности не предусматривают этого.

К примеру, на предприятии есть отдел маркетинга, в котором работает 5 человек – на их плечах лежит расширение клиентской базы. И есть группа приема заявок из 15 специалистов. Доходы фирмы зависят, конечно, от первого отдела, поэтому велика вероятность, что численность второго будет сокращена.

Пошаговый процесс оптимизации

Изучение имеющихся бизнес-процессов – это подготовительный этап, за ним следуют анализ и оптимизация бизнес-процессов. Ниже приведем краткий алгоритм этих мероприятий, который состоит из 5 этапов:

Подсчет ключевых показателей эффективности. Как правило, на первом этапе определяют, насколько эффективно используется бюджет организации и рабочее время, затрачиваемое на производство продукта. Кроме того, важную роль здесь играет еще и обратная связь от сотрудников компании, то, какую оценку они дают условиям труда. Очевидно: чем комфортнее работать, тем выше эффективность.
Выявление избыточных узлов. Этот этап указывает на необходимость определения промежуточных действий, которые идентифицируются как лишние. К примеру, часть работы можно автоматизировать, что позволит высвободить некоторое время. К таким мероприятиям относят: сбор информации об остатках продукции на складах, инвентаризационная опись и пр.
Проектирование идеального бизнес-процесса. При создании такой модели важно учитывать потребности компании и работающих в ней специалистов. Большое значение имеет собственное оборудование компании и цель, поставленная перед оптимизацией.
Внедрение обновленного алгоритма. Крайне важно, чтобы сотрудники предприятия понимали, чем отличается старый порядок от нового, умели работать, используя его. На этом этапе необходимо достичь следующей цели: персонал должен видеть пользу от обновлений.
Анализ и закрепление полученных результатов. После внедрения нового алгоритма нужно провести наблюдение за работой сотрудников. На основании полученной информации можно сделать вывод об эффективности мероприятий по оптимизации бизнес-процессов.

На результативность всей деятельности оказывают влияние следующие показатели: какие ресурсы имеются у предприятия, насколько лояльны сотрудники и сплочено руководство, правильно ли определены цели и стратегии.

Управление оптимизацией бизнес-процессов

В основе управления оптимизацией бизнес-процессов лежат следующие принципы:

Наличия платформы – описания процессов. Охарактеризовать и проанализировать их необходимо до разработки мероприятий по их усовершенствованию. Это можно сделать в форме текста или графически. Описание должно включать в себя действия сотрудников организации в той последовательности, в которой они совершаются. Случается, что некоторые из них невозможно описать ввиду их переменчивости – это значит, что они требуют стабилизации.
Расчета вероятности «проседания» некоторых потоков. Согласно этому принципу необходимо просчитать, какое соотношение актуально для пользы и вреда по итогам динамики при оптимизации отдельного процесса. Здесь стоит уделить особое внимание гибкости процессов улучшения, которая призвана сглаживать негативные итоги.
Обеспечения информационной поддержки кадрового состава предприятия. В рамках этого правила необходимо объяснить сотрудникам, в чем заключаются сильные стороны нововведений. Специалисты должны понимать, что целью оптимизации является не сокращение работников, а перераспределение функционала.

Чтобы понять, что необходимость в усовершенствовании бизнес-процессов действительно есть, следует использовать некоторые критерии. В их числе: качество продукции и промежуточных операций, наличие цели в действиях специалистов компании, компактность и скоординированность отдельно взятых элементов бизнес-модели. Оценить выпускаемое можно по отзывам потребителей, интервальные итоги – по тому, насколько удобно выполнение вытекающих задач и т. д.

Мероприятия по оптимизации бизнес-процессов необходимо проводить тогда, когда это действительно нужно компании. Необязательно, чтобы это случилось лишь один раз за все время деятельности фирмы.

Наглядные примеры оптимизации бизнес-процессов

Мероприятия по оптимизации бизнес-процессов условно делятся на 3 категории: изменение уровня циклической модели действий, среды и задач. В ходе первой вводятся коррективы в схему выполнения, во втором случае – в перемененные, в последнем – уже в конкретный этап работы. Внесем ясность, разобрав определенные примеры:

Автоматизация рутинной деятельности

Суть: заменить то, что специалисты делают собственноручно одним программным обеспечением.

Преимущества: ускорение рабочего процесса, снижение затрат на обработку информации, освобождение части имеющихся ресурсов, которые можно направить на решение других задач.

Недостатки: высокая стоимость внедрения ПО (оплата работы разработчиков программы).

Когда применение актуально: если выполнение некоторых задач осуществляется по несколько сотен раз в день.

Пример: специалисты предприятия ежедневно выполняют одни и те же задачи, которые необходимо согласовывать. Исполнитель регулярно меняется. Для выполнения необходимо использовать телефонную связь, мессенджеры, электронную почту. Все это можно объединить в одну CRM или BPMS. Таким образом ускорится процесс обработки, риск утери данных будет близок к нулю.

Передача обязанностей пользователю

Суть: повышение уровня самостоятельности потребителя даст возможность снять некоторые задачи с организации и сократить время занятости заявками.

Недостатки: высокая вероятность, что часть клиентов уйдет к конкуренту, станет ниже лояльность, придется потратить дополнительные средства на проверку информации.

Когда применение актуально: если у соперников нет идентичных товаров и услуг, при наличии высокого спроса. Так потеря части клиентов не сильно скажется на доходности предприятия.

Пример: финансовые организации нередко используют такую технологию оптимизации бизнес-процессов. В качестве иллюстрации можно привести оформление человеком заявки на кредит: оператор банка не заполняет анкету самостоятельно, это все делает сам клиент онлайн.

Отказ от согласования

Суть: сокращение временны́х затрат на принятие промежуточных решений за счет контроля постфактум.

Преимущества: увеличение скорости рабочего процесса, уменьшение расходов предприятия на часть операций.

Недостатки: поздняя фиксация результатов деятельности, не приносящей прибыли.

Когда применение актуально: если согласование процессов не играет важной роли, стоимость обработки приемлемая, а допущенные ошибки не ведут к серьезным убыткам.

Пример: чтобы согласовать оплату с руководством, необходимо потратить от одного до трех рабочих дней. Этап можно обойти: специалист предоставит документы напрямую бухгалтеру, и тогда деньги будут зачислены на счет в этот же день. Фиксация действия руководителем будет осуществляться по окончании отчетного периода после проверки.

Параллельное решение задач

Суть: ускорение работы за счет одновременного решения задач, зависимых друг от друга.

Преимущества: экономия рабочего времени.

Недостатки: дополнительные вложения в перестройку, высокая вероятность ошибок в период адаптации.

Читайте также: Уникальное торговое предложение

Когда актуально применение: всегда. На любом предприятие параллельное решение задач должно быть нормой эффективной деятельности.

Пример: менеджер онлайн-магазина перед отправкой товара покупателю проверяет, остался ли он на складе. Выявить остатки может программа в момент оформления клиентом заказа, в таком случае специалист сэкономит время.

Оптимизация уровня среды

Давать возможность нужно в том случае, если она действительно необходима.

Суть: предугадать потребность потребителя, закрыв заказ сразу, как только она появилась.

Преимущества: увеличение входящей нагрузки, повышение лояльности, экономия времени на обработке заявок.

Недостатки: дополнительные траты на операционные процессы.

Когда применение актуально: в местах, где концентрируются покупатели, необходимо привлекать дополнительные средства из бюджета с целью поиска контактов.

Пример: Предприятие, в собственности которого есть эвакуатор, проанализировало, в каких местах чаще всего происходят ДТП. На этих территориях организован патруль, что позволяет сэкономить время в пути до места аварии.

Основные ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если специалисты допустили серьезные ошибки в процессе, то вероятность, что технологии оптимизации бизнес-процессов сделают труд в организации более эффективным, крайне мала. Приведем примеры самых распространенных упущений:

Импульсивные решения. Ни в коем случае нельзя делать поспешных выводов. Для принятия решений необходимо сначала тщательно изучить и проанализировать текущую ситуацию. Эксперты настоятельно рекомендуют вести борьбу с причинами, которые приводят к проблемам, а не устранять вытекающие последствия.
Работа некомпетентных специалистов. При найме сотрудников из сторонней фирмы для проведения оптимизации важно отдавать предпочтение тем, кто использует в работе современные технологии и лучшие инструменты, а также имеет положительные отзывы. В противном случае увеличить эффективность работы за счет проекта не получится, компания лишь потратит время и деньги.
Каждая последующая ошибка – следствие предыдущей. Такое явление обычно характерно для тех случаев, когда изначально неверно подобраны инструменты для оптимизации бизнес-процессов. Все дело в том, что рынок специализированного программного обеспечения очень разнообразен, стоимость ПО варьируется в большом диапазоне. Чтобы сделать правильный выбор, необходимо изначально грамотно определить цель приобретения программы, понять, какой функционал она должна выполнять.
Еще одна ошибка: специалист приступает к проведению мероприятий раньше, чем тщательно исследует деятельность предприятия. Чаще всего это происходит из-за нежелания руководства переплачивать за анализ. В таком случае оптимизация не будет достаточно эффективной.
Желание руководящего звена участвовать в оптимизации бизнес-процессов. Напомним: эти мероприятия должны организовывать специалисты, имеющие достаточный багаж знаний, владеющие инструментами и в совершенстве знающие технологии. Именно они понимают, как определить процессы, без которых деятельность предприятия не потеряет своей эффективности. Конечно, владельцы компании тоже должны владеть ситуацией, но их желание настоять на своем мнении может привести к неблагоприятным последствиям.
Неправильное определение цели или смысла поставленных задач. Необходимо, чтобы специалисты на каждом этапе оптимизации бизнес-процессов не забывали, зачем проводятся мероприятия и какого результата планируют добиться. Каждый шаг должен приводить к достижению цели. Например, оптимизация идет, чтобы повысить прибыль от продаж. Логично, что она направлена на процесс реализации продукции, а не на бухгалтерский учет.
Неграмотное распределение функционала между специалистами рабочей группы и сил, направленных на его выполнение. Важно, чтобы сотрудники понимали, какую задачу нужно выполнять первоочередно.

В этой статье мы рассказали об основах оптимизации бизнес-процессов. Если соблюдать их главные принципы, можно значительно увеличить эффективность деятельности компании. В некоторых случаях для этого достаточно собственных сил организации, но чаще всего необходимо привлечь к работе специалистов из сторонних фирм.

Важно, чтобы оптимизация представляла собой непрерывную и логичную систему управления. Ее мероприятия должны последовательно вытекать друг из друга. Каждый этап – это совокупность конкретных действий, ожидаемых результатов и описание функционала задействованных специалистов. После завершения работы необходимо выполнить планирование и организацию последующих аудитов.

Актуальные бизнес-процессы нуждаются в постоянном мониторинге, даже после проведения их оптимизации. Если руководство отпустит ситуацию и забудет о них, вероятно, что на проведенную работу просто впустую потратят время и средства.

После того как процессы будут оптимизированы, можно проводить автоматизацию рабочих схем, использовать современные информационные системы, предназначение которых кроется в жестком регламентировании деятельности организации. Эксперты рекомендуют создать в компании специальное подразделение, которое будет контролировать ситуацию и разрабатывать методы повышения эффективности.