Схема бизнес-процесса: для чего нужна и как построить

В данной статье мы расскажем:

• Что такое схема бизнес-процесса
• Выбор нотаций для создания схемы бизнес-процессов
• Этапы построения схемы бизнес-процесса
• Три отличные системы для создания схем и управления бизнес-процессами
• Часто задаваемые вопросы о схеме бизнес-процесса

О чем речь? Схема бизнес-процесса — визуализированное описание всех действий одного цикла, приводящих к определенному результату. Для графического отображения используются разные нотации и программное обеспечение.

С чего начать? Прежде чем создать схему, бизнес-процесс необходимо описать. Также важно задать его границы, обозначить старт и конец. Только после этих действий можно приступать к детализации бизнес-процессов и проверке получившейся схемы.

Что такое схема бизнес-процесса

Схема бизнес-процессов компании — это архитектура бизнес-процессов. В ходе ее разработки руководящий состав отвечает на ряд важных вопросов:

• где начинается и заканчивается каждый процесс;
• какую ценность приносит каждый процесс;
• кто несет ответственность за процессы в BPM-системе;
• какие бизнес-процессы существуют в компании;
• каковы их наименования;
• какие границы они очерчивают внутри организации.

Архитектура бизнес-процессов включает основные и обеспечивающие процессы, а также процессы управления. Основные могут быть представлены одним или несколькими сквозными бизнес-процессами, охватывающими всю компанию.

Источник: VRVIRUS / freepik.com

Для построения схем рассмотрим следующие виды бизнес-процессов:

• Основной процесс — это непрерывная цепочка действий, направленная на создание ценности для клиента и генерирование прибыли для предприятия. К таким процессам относятся, например, закупка материалов или управление производством, которые обеспечивают организацию товарами и услугами для клиентов.
• Сервисные процессы поддерживают функционирование ключевых бизнес-процессов, однако они сами не приносят компании доход. Например, управление персоналом или контроль финансовых ресурсов.
• Управляющие процессы направлены на формирование стратегических задач организации и управление бизнес-потенциалом. К таким можно отнести анализ внешних условий или разработку стратегий для различных подразделений.

Обеспечивающие процессы не приносят прямого дохода компании. Их основная функция — обеспечить бесперебойное выполнение основных процессов. Именно через них компания создает ценности и получает прибыль. Основной процесс всегда ориентирован на внешний результат, так как конечный потребитель оценивает его ценность и готов за нее платить.

При моделировании схемы основного бизнес-процесса нужно учитывать, что ценность формируется на протяжении всей цепочки действий. Примером может служить различие между продуктом, лежащим на складе, и тем, что уже размещен на полке магазина. Потребитель скорее переплатит за удобство покупки в магазине, чем потратит время на поездку на склад.

Выбор нотаций для создания схемы бизнес-процессов

При составлении схем бизнес-процессов используются специальные условные обозначения (нотации), стандартизированные на международном уровне.

Каждая нотация имеет свои особенности и применяется в конкретных условиях. Какую именно выбрать, определяется менеджером в процессе моделирования. Чаще всего предпочтение отдается BPMN или ARIS.

Схема бизнес-процесса в нотации BPMN имеет особенности:

• развитая семантика;
• поддержка логических событий и операторов;
• подходит для описания узкоспециализированных процессов;
• позволяет имитировать выполнение процесса;
• отражает возможность прерывания действий.

ARIS выбирается с учетом таких характеристик:

• отображение статуса документа;
• демонстрация событий до и после операций;
• использование логических операторов;
• поддержка корректного моделирования процессов;
• возможность построения масштабных диаграмм;
• высокая трудоемкость моделирования;
• ограниченные семантические возможности.

Читайте также: Бизнес-процессы компании

На практике схема бизнес-процессов BPMN оказывается более удобной, поскольку предлагает широкий набор инструментов. Эта нотация подходит как для моделирования отдельного процесса, так и для отображения целой серии процессов.

Этапы построения схемы бизнес-процесса

Этап 1. Определение и ограничение бизнес-процесса

Прежде чем приступать к работе с конкретным бизнес-процессом, необходимо четко отделить его от остальных. Для этого следует составить полный перечень всех процессов, которые выполняются на предприятии.

Этот шаг критичен, поскольку для построения даже одной схемы потребуется глубокое понимание того, как функционирует компания в целом и какие бизнес-процессы в ней протекают. Это сложная, но важная задача, ведь даже внедрение BPM-систем в рамках цифровой трансформации не принесет желаемых результатов, если деятельность организации не будет четко структурирована и понятна.

Таким образом, лучше всего сразу создавать блок-схемы всех бизнес-процессов компании в виде единого целостного плана. Позже эти процессы можно разделить, чтобы для каждого создать детализированную схему.

Этап 2. Задание точек начала и окончания, основных блоков

Любая схема бизнес-процесса предприятия должна иметь четко определенные начало и конец. Например, начальной точкой может быть заявка от клиента, а конечной — передача ему готового продукта, например через доставку.

Источник: Panchenko Vladimir/ freepik.com

Далее выделяются ключевые этапы выполнения бизнес-процесса. Например:

• Регистрация поступившей заявки.
• Презентация клиенту подходящего решения.
• Оформление заказа.
• Производство товара (или его поиск на складе) и отправка покупателю.

Этап 3. Детализация схемы бизнес-процесса организации

На предыдущем этапе процесс рассмотрен в идеальных условиях: клиент точно знает, что ему нужно, а продукт доступен на складе.

Но в реальности такие сценарии встречаются далеко не всегда, поэтому требуется учесть дополнительные и альтернативные варианты развития событий.

Читайте также: Оптимизация бизнес-процессов

Например, если клиент не определился с выбором, после регистрации заявки процесс передается техническому специалисту. Тот свяжется с клиентом, уточнит детали, предложит оптимальные решения и составит перечень товаров или услуг, подходящих для удовлетворения его потребностей.

Если клиент на каком-то этапе отказывается от покупки, необходимо включить дополнительный процесс работы с возражениями, который требует участия специально обученных специалистов.

Добавление на схему «развилок» с логическими операторами («или», «если») позволяет сделать процесс более гибким и приближенным к реальным условиям. Такая схема готова для дальнейшей формализации и использования в BPM-системах.

Этап 4. Определение ролей участников процесса, документов, баз данных

Когда блок-схема бизнес-процесса сформирована, следующим шагом является идентификация всех сотрудников и подразделений, задействованных в нем. Поскольку большинство бизнес-процессов связано с документооборотом, важно указать, на каком этапе схемы создается или подписывается тот или иной документ.

Дополнительная детализация предполагает уточнение важных деталей. Например, как именно сотрудники разных отделов будут взаимодействовать — через электронную почту или с использованием конкретного программного обеспечения (с обязательным указанием его названия).

Этап 5. Проверка схемы бизнес-процесса

Перед окончательным утверждением схемы полезно провести проверку. Если руководитель компании или автор схемы не находит в ней ошибок, стоит показать ее сотрудникам, которые непосредственно участвуют в процессе. Их вопросы и предложения помогут улучшить и скорректировать схему. После внесения правок она будет готова к использованию.

Готовая блок-схема бизнес-процесса легко поддается автоматизации с помощью BPM-систем.

Три отличные системы для создания схем и управления бизнес-процессами

Рассмотрим подробнее некоторые программы для схем бизнес-процессов.

Bizagi Process Modeler

Бесплатная программа для построения схемы бизнес-процессов, диаграмм и документации в формате BPMN. Этот инструмент отлично подходит для моделирования бизнес-процессов. Он не только помогает построить схему, но и позволяет экспортировать результаты в различные форматы, такие как MS Word и интерактивный HTML.

Camunda

Это BPM-движок, применяемый для автоматизации бизнес-процессов.

• Открытый исходный код позволяет легко разобраться в работе программы, а подробная документация ускоряет процесс интеграции движка в существующую инфраструктуру.
• Camunda совместима с последними версиями Java и другими JVM-языками.
• Удобная архитектура: движок функционирует интуитивно понятно и без избыточных абстракций, что упрощает его освоение.
• Camunda интегрируется с Java-приложениями как библиотека, что облегчает разработку, тестирование и встраивание в CI/CD. Она не накладывает ограничений на разработчиков. Предоставляет возможность использования любых удобных инструментов — от статического анализатора до фреймворков для тестирования и систем контроля версий.

ELMA

Отечественная разработка с бесплатной версией. Система управления бизнес-процессами основывается на простом подходе: сначала составляются схемы бизнес-процессов компании с помощью наглядных диаграмм (BPMN), затем эти схемы загружаются в ELMA, которая позволяет отслеживать выполнение процессов в реальных условиях работы организации.

Источник: Aree_S / freepik.com

Ключевые особенности:

• Помимо автоматизации последовательных задач доступен модуль управления проектами.
• Встроенная система контроля с модулем управления KPI и отчетами создает условия для эффективной командной работы, включая удаленную (что особенно актуально для филиалов).
• Электронный документооборот интегрирован со всеми модулями системы, обеспечивая классификацию и хранение документов, что позволяет существенно сэкономить время и минимизировать зависимость от отдельных сотрудников.
• Модуль CRM решает задачи учета клиентов и контроля доступа, с возможностью интеграции с кол-центрами. Для обычного пользователя ELMA может выступать в качестве альтернативы корпоративной почте и инструмента управления задачами.

Часто задаваемые вопросы о схеме бизнес-процесса

Каким требованиям должна соответствовать готовая схема бизнес-процесса?

Итоговая схема бизнес-процесса должна быть четкой и хорошо структурированной. Она должна дать ясное описание следующих аспектов:

• начальные и конечные точки процесса;
• взаимосвязь процесса с другими бизнес-процессами и их влияние;
• порядок выполнения операций, распределение ролей и ответственность за каждый этап;
• какие документы используются и на каких стадиях процесса;
• инструменты и материалы, необходимые для выполнения задач;
• уровни показателей эффективности, которые определяют успешность процесса.

Читайте также: Создание интеллект-карты

Правильно построенная схема должна быть информативной, но при этом легкой для понимания. Из нее должно быть ясно, как процесс реализуется на практике.

Какие правила важно учитывать при создании схем бизнес-процессов?

При построении графических схем бизнес-процессов важно следовать нескольким полезным рекомендациям и негласным правилам, которые помогут нарисовать последовательные блок-схемы:

• Любая схема должна включать два обязательных блока — «Начало» и «Конец». У процесса может быть только одна начальная и конечная точка.
• Начальный блок соединяется с конечным с помощью связующих линий, между которыми можно добавлять промежуточные шаги. Каждый блок, за исключением конечного, должен быть связан с потоком, идущим к следующему блоку.
• Рекомендуется пронумеровать блоки. Это упростит восприятие схемы как для автора, так и для тех, кто будет с ней работать.
• Линии могут быть входящими и выходящими. Для одного блока линия будет выходящей, а для другого — входящей, если они не являются начальными или конечными точками ветки.
• Наличие разрывов линий потока допустимо, ведь логическое завершение отдельных ветвей неизбежно.

Источник: A9 STUDIO / freepik.com

Процессы могут иметь линейную, разветвляющуюся или циклическую структуру. Линейная структура — это простой последовательный процесс, разветвляющаяся схема включает варианты действий, а циклические процессы повторяются (например, заправка автомобиля перед каждым рейсом).

Что такое EPC-схема бизнес-процесса?

EPC (Event-driven Process Chain) — это нотация для моделирования бизнес-процессов, основанная на событиях и функциях. EPC-схема визуализирует последовательность действий, где события (стимулы) инициируют функции (действия), что позволяет описывать процессы предприятия. Этот метод используется для анализа, проектирования и оптимизации бизнес-процессов, помогая улучшить управление и повысить эффективность.

Какие ошибки часто встречаются при внедрении систем управления бизнес-процессами?

При внедрении схемы управления бизнес-процессами нередко возникают следующие ошибки:

• Некорректное определение целей и задач.
• Отсутствие координации и согласованности действий между различными отделами.
• Несоответствие желаемых результатов реальным возможностям компании.
• Излишняя детализация процессов.
• Попытка описать абсолютно все процессы и операции в компании.
• Использование собственных обозначений вместо общепринятых стандартов.
• Ожидание прибыли от каждого отдельного процесса.
• Создание идеальной схемы бизнес-процесса, что может быть трудно осуществимо на практике.

Для успешного внедрения системы управления бизнес-процессами необходимо тщательно проанализировать и понимать существующие процессы в компании. Это позволит не только улучшить качество продукции, но и повысить эффективность взаимодействия между сотрудниками.