Функции самоменеджмента: как организовать себя

В данной статье мы расскажем:

• Понятие самоменеджмента и его основные функции
• Преимущества внедрения самоменеджмента
• Главные принципы самоменеджмента
• Этапы внедрения самоменеджмента для руководителей
• Полезные инструменты самоменеджмента
• Часто задаваемые вопросы о функциях самоменеджмента

О чем речь? Функции самоменеджмента – навыки управления временем. Это искусство постановки целей и достижения их, стимулирования себя на выполнение сложных задач, не останавливаясь в развитии.

Какие функции? К основным функциям самоменеджмента относят планирование, принятие решений и организацию работы. Двигаясь от меньшего к крупному, легко решаются все поставленные задачи и сохраняются ресурсы для еще больших достижений.

Понятие самоменеджмента и его основные функции

Вкратце можно сказать, что самоменеджмент, также известный как тайм-менеджмент, представляет собой умение эффективно управлять своим временем. Человек, обладающий этим навыком, способен определять свои цели, следить за их достижением, контролировать прогресс и оценивать накопленный опыт и знания.

Идея самоменеджмента возникла еще в 1911 году и связана с именем американского инженера Фредерика Маслоу, который опубликовал монографию «Принципы научного менеджмента».

Идея самоменеджмента включает в себя различные методы, при этом подход к управлению временем для каждого человека индивидуален. Этот концепт применяется не только в деловой сфере, но и в других областях. Например, в психологии самоменеджмент представляет собой набор навыков, способствующих выполнению задач с учетом достижения поставленных целей.

Основные функции самоменеджмента включают следующие элементы:

1. Определение целей: постановка четких, конкретных и достижимых пределов является основой успешного самоменеджмента. Они должны быть ясно выражены и согласованы с вашими ценностями и жизненной миссией.
2. Принятие ключевых решений. Эффективный выбор является кодом к достижению поставленных целей. Это включает в себя анализ альтернатив, оценку рисков и последствий, умение доверять своей интуиции при принятии решений.
3. Организация деятельности: разработка систематического и структурированного подхода к управлению временем и задачами помогает избежать стресса и беспокойства. Это включает в себя создание ежедневных, недельных и долгосрочных планов, учет времени на отдых и восстановление.
4. Саморазвитие и управление собой: постоянное обучение и развитие помогают улучшить навыки и компетенции, необходимые для достижения целей. Это включает в себя организацию рабочего пространства и процессов для роста производительности, эффективности.
5. Укрепление ответственности за свои действия. Принятие ответственности за действия и результаты – основа успешного самоменеджмента. Это включает в себя честную оценку своих успехов и неудач, готовность вносить при необходимости изменения в свой подход.

В конечном счете, применяя эту методику самоменеджмента, человек развивает навыки оптимального распределения времени, что позволяет ему достигать наилучших результатов. Этот подход обучает эффективному планированию, приоритетам и управлению задачами, способствуя достижению личных и профессиональных целей.

Функции и цели самоменеджмента:

Самоменеджмент подразумевает наличие у человека определенных качеств, способствующих его эффективной работе. Это:

• Умение регулировать свои энергию, навыки и время.
• Самостоятельное преодоление стресса.
• Понимание жизненных ситуаций и принятие адекватных взглядов на них.
• Желание постоянного развития, установка достижимых целей и их реализация как в профессиональной, так и в личной сфере.
• Способность принимать решения и нести ответственность за них.
• Креативный подход к сложным задачам.

Самоменеджмент может быть применен как отдельными лицами, так и группами людей, включая специалистов и подразделения в организации.

Преимущества внедрения самоменеджмента

Формирование навыков самоорганизации и самоконтроля приносит множество преимуществ управленцам, менеджерам и исполнителям на всех уровнях. Среди них следует выделить:

• Экономию времени и усилий в процессе работы.
• Рациональную организацию труда, способствующую достижению оптимальных экономических результатов в обычных условиях.
• Снижение нагрузки и предотвращение стрессовых ситуаций, связанных с боязнью не успеть выполнить задачи в срок.
• Получение удовлетворения от успешного завершения работ.
• Повышение мотивации к личному развитию и активным действиям.
• Рост профессионального уровня и квалификации.
• Улучшение результатов работы.
• Достижение личных и профессиональных целей эффективным путем.

Основная идея самоменеджмента заключается в освобождении от чрезмерной нагрузки. Умение находить баланс между работой и личной жизнью, получая удовольствие от обеих, является ключом к успеху.

Тот, кто способен контролировать себя и обладает логическим мышлением, способен быстро принимать обдуманные решения и эффективно справляться со стрессом. Такой человек приносит большую пользу и более продуктивен и как лидер, и как член команды.

Главные принципы самоменеджмента

Мастерство самоменеджмента способствует более быстрому достижению поставленных целей, независимо от сферы их применения. Использование его принципов как в профессиональной, так и в личной сфере значительно увеличит вашу эффективность и продуктивность.

Принципы самоменеджмента

Организованность

Достижение высоких результатов в карьере или личной жизни требует постоянных усилий и систематического подхода. Истинный секрет значительных перемен заключается в регулярности и структурированных действиях, направленных на достижение целей. Самоуправление в этом контексте подобно плану с разделёнными на этапы шагами, которые ведут к желаемому результату. Когда цель определена, переходите к планированию ресурсов и созданию подходящей обстановки.

Затем найдите мотивацию, которая будет вас вдохновлять на успех. Уверены в своих силах? Постоянно оценивайте достижения и стремитесь к новым высотам. Путём последовательных и целенаправленных действий вы сможете успешно преодолеть любые трудности на пути к успеху.

Малые шаги

Этот принцип заключается в том, чтобы не переусердствовать в достижении цели. Лучше прилагать умеренные усилия, но делать это регулярно. Если вы решили начать бегать по утрам, не ставьте перед собой слишком высокие стандарты. Например, не пытайтесь сделать 10 километров в первый же день. Неудачный опыт может подорвать уверенность и решимость. В результате вы потеряете мотивацию и силы для продолжения.

Читайте также: Оптимизация бизнес-процессов: зачем это нужно, как осуществляется

Лучше начать с десятиминутных пробежек и постепенно увеличивать нагрузку. Планируйте тренировки на определенное время каждый день. После недели таких занятий почувствуете, как укрепляется ваш характер и сила воли. Постепенно увеличивайте дистанцию и интенсивность тренировок, и заметите явный прогресс.

Ваша основная цель должна быть сложной и достаточно амбициозной. Если взглянуть на ежедневные усилия в направлении её достижения как на маленькие шаги, не отказываясь от усилий, а постепенно двигаясь, она не будет казаться невозможной и устрашающей.

Внутренняя мотивация и цели

Для успешного достижения глобальных целей крайне важно, чтобы они соответствовали личным потребностям и желаниям. В основе человеческих нужд лежат два главных мотива: стремление получить вознаграждение или избежать страданий и наказаний.

Например, принимая решение бросить курить, необходимо прояснить, для чего это делается: для сохранения организма, улучшения состояния зубов или избавления от проблем со здоровьем? Или, возможно, чтобы выглядеть лучше перед окружающими и поднять самооценку?

Когда ясно сформулирована в голове внутренняя цель, вы легче сможете предпринять первый шаг к её достижению. Поэтому важно постоянно задавать себе вопрос: «Чего я на самом деле хочу?»

Непрерывное личностное развитие

Ваш главный фокус – улучшать себя. Не укоряйте себя за неспособность достичь определенного количества подписчиков на канале или увеличить заработок на 100 %. Сосредоточьтесь на том, что действительно интересует, и развивайтесь в этом направлении. Изучайте языки, посещайте семинары, читайте книги, общайтесь с людьми, которые вас вдохновляют. Если стремление к развитию искренне и осознанно, ваши усилия помогут быстрее достичь поставленных целей.

Работая над привычками, отношениями и эмоциями, вы достигнете профессионального и карьерного роста. Помните, что основная цель – не подражать кому-то, а стать лучшей версией себя. Для этого требуется соблюдение и следование главным принципам самоменеджмента.

Этапы внедрения самоменеджмента для руководителей

Этап 1: Определение целей.

Один из ключевых и наиболее значимых аспектов самоменеджмента заключается в способности руководителя адекватно анализировать ситуацию, чтобы определить, к чему именно должна стремиться его организация.

Выявление ясного результата, который будет достигнут после выполнения поставленных задач, играет ключевую роль. В данном контексте цель выступает как стимул, который мотивирует как руководителя, так и всю компанию двигаться вперед, стремясь к определенной точке. На пути развития компании встречается множество таких «остановок». Цели задают направление всему пути.

При выборе задач менеджеру важно учитывать основные требования: гибкость, конкретность, реальность выполнения и совместимость между отдельными задачами. Прежде чем определить цель, необходимо честно оценить возможности. Постановка невыполнимых задач может привести к двум противоположным результатам:

• Превышение собственных возможностей, когда человек совершает головокружительный скачок выше головы, преодолевая себя и достигая цели.
• Неудача, стресс, снижение самооценки и потеря уверенности в себе.

Цели становятся конкретными, когда определены четкие временные рамки. Бессрочные задачи являются миражом, который только мешает продуктивности. Их выполнение постоянно откладывается на потом, которое никогда не наступает.

Этап 2: Организация.

Планирование действий означает разработку четкого графика, в котором каждая задача имеет отведенное время. Оптимальное использование этого ресурса определяется путем планирования, которое основано на двух критериях временного распределения:

• Максимальный: использование всего доступного времени для эффективной работы.
• Минимальный: цели достигаются в сжатые сроки.

Время, затраченное на планирование менеджером, в значительной степени экономится в процессе выполнения задач. Руководитель должен научиться отличать важные задачи от второстепенных. График обязан фиксировать результаты, а не только действия, что может стать дополнительным стимулом для достижения целей. Планы должны быть гибкими, чтобы учитывать возможные форс-мажорные обстоятельства. Кроме краткосрочных задач, в графике следует отмечать глобальные цели, достижение которых требует времени.

Этап 3: Определение очередности задач.

Часто руководители увлекаются выполнением множества мелких дел, которые в итоге не приносят значительных результатов. Это приводит к расточительству временного ресурса, а важные цели остаются нереализованными. Важно уметь правильно определять приоритеты в списке задач, так как то, что срочно, не всегда является важным. При планировании необходимо учитывать этот аспект и расставлять цели в порядке их значимости.

Читайте также: Формула Уилсона и ее применение в управлении запасами

После этого можно приступить к последовательному выполнению задач в соответствии с их приоритетностью. При этом полезно придерживаться правила Парето, согласно которому 80 % результата достигается всего лишь при 20 % усилий. Оставшиеся 20 % получают при вложении 80 % стараний. Применение этого принципа позволяет повысить эффективность работы и избежать пустого расхода времени.

Этап 4: Оптимизация графика.

Для разработки графика работы следует применить метод АВС. Начните с составления списка всех запланированных на определенный период времени задач. Затем каждая из них оценивается по степени значимости и помещается в список с соответствующим номером. Далее задачи распределяются по трем категориям:

• А: 15 % от общего количества запланированного занимают наиболее важные дела.
• В: 20 % от всех задач – существенные, которые можно делегировать другим исполнителям.
• С: Остальные 65 % занимаю дела, которые должны быть поручены подчиненным.

Далее проводится сравнение распределения задач в черновом графике и предполагаемых временных затрат на их выполнение в соответствии с их приоритетом по этой системе. После производится корректировка. Основное внимание стоит обращать на задачи категории А. Дополнительно полезно использовать другую классификацию задач, основанную на оценке их срочности и важности, чтобы эффективно распределить время.

Полезные инструменты самоменеджмента

Существует целый арсенал полезных для эффективного самоменеджмента инструментов, помогающих освоить искусство управления временем, работой и жизнью. Среди них:

«График жизни»

Этот инструмент представляет собой диаграмму, отражающую все аспекты бытия, как положительные, так и отрицательные, включая работу и другие сферы. Его использование направлено на получение ответов на важные вопросы:

• Как прошла моя жизнь до настоящего момента?
• Каких высот в карьере я достиг?
• С какими неудачами я столкнулся и почему?
• Какие планы на будущее есть у меня?
• Какие проблемы могут возникнуть при достижении моих текущих целей?

График отражает текущее положение человека и возможные экстремальные ситуации, с которыми он может столкнуться.

Линия времени для установления приоритетов жизненных целей

Этот инструмент представляет собой схему, разделенную на разные временные периоды, каждый из которых содержит по пять ключевых целей:

• Долгосрочные (на всю жизнь).
• Среднесрочные (на 5 лет).
• Краткосрочные (на год).

Цели выполняются постепенно, начиная с запланированных на небольшой период.

Анализ сильных и слабых сторон

Этот инструмент помогает объективно оценить свои плюсы и минусы, что помогает определить направление развития. Сильные качества становятся основным ресурсом для достижения успеха, в то время как слабые могут стать препятствием на пути к целям, нужно от них избавляться.

Часто задаваемые вопросы о функциях самоменеджмента

Справедливо ли утверждение: самоменеджмент необходим только для руководителей?

Это вопрос, требующий внимательного анализа его функций и целей. О нем часто говорят в контексте руководства и управления, но основные функции самоменеджмента применимы к любому человеку, стремящемуся к эффективности и достижению своих целей.

Планирование, организация, контроль и приоритизация не ограничены только областью деятельности руководителей. Все, кто стремится к личному и профессиональному развитию, могут воспользоваться принципами этой технологии для улучшения производительности и эффективности.

Правила и функции самоменеджмента, такие как управление временем, установление целей, развитие навыков планирования и самоорганизации, не зависят от должности или статуса в фирме. Эти принципы могут быть полезны для всех, кто стремится к личному и профессиональному росту.

Таким образом, можно утверждать, что самоменеджмент необходим не только руководителям, но и всем, кто стремится к достижению успеха и эффективности в своей жизни и работе.

Является ли самоменеджмент полезным в повседневных ситуациях или его применение оправдано лишь в критические моменты?

Способность к нему аналогична языковым навыкам: можно свободно общаться на незнакомом языке в чужой стране, даже если ранее его не изучали. Точно так же и с самоменеджментом. Это умение, подобно другим, требует тренировки и развития. Время сложных проектов или экстренных ситуаций на работе, в жизни не является наилучшим для освоения самоменеджмента.

Хотя сосредоточившись и взяв себя в руки, можно найти выход из трудной ситуации. Но только интегрируя эти технологии в повседневную жизнь как полезную привычку вы будете способны избежать многих стрессов, всегда зная, что делать в данный момент времени.

Задайтесь вопросом: если методика эффективна в критических условиях, то почему бы не применять её в обычной жизни?

Какую основную цель преследует самоменеджмент?

Основной его целью является развитие глубокого самоосознания для определения различных подходов к решению жизненных и профессиональных проблем. Важные функции самоменеджмента – управление собственными ресурсами, улучшение ориентации на свои цели и поддержание гармоничных отношений с окружающей средой. Кроме того, он направлен на приобретение и накопление новых знаний и навыков.

Самоменеджмент представляет собой эффективный инструмент достижения как личных, так и корпоративных целей. Он способствует повышению профессиональной успешности, формированию благоприятной карьеры и выделению времени для личного роста.

Навыки самоорганизации и саморегуляции необходимы не только руководителям, но и всем работникам на любом уровне иерархии. Они особо важны на этапе трудоустройства и для продвижения по службе в организации.

Используя методики самоменеджмента, можно сделать осмысленный выбор в профессиональной сфере и добиться значительных успехов. Оптимальными способами обучения считаются тренинги и деловые игры, которые способствуют развитию навыков самоконтроля и саморегуляции. Положительные результаты также достигаются через изучение соответствующей литературы по самоменеджменту.