Глоссарий

Что такое RPA: разбираемся в тонкостях

автор
Автор Максим Пушкарёв
clock
На чтение 7
Современная технология RPA - внедряется на компьютер пользователя и выполняет за него рутинные процессы. Это делает бизнес-процесс контролируемым, освобождает сотрудников от ряда действий, позволяя переключиться на более значимые задачи.

В данной статье мы расскажем:

Принцип RPA

Что же такое RPA? Под аббревиатурой RPA (Robotic Process Automation) скрывается определённая технология, позволяющая программному обеспечению — роботам — проделывать некие заданные операции на компьютере так, как будто бы их совершает реальный человек.

Пользовательские действия автоматизируют, чтобы интегрироваться со сторонними системами, снять с персонала хотя бы часть рутинных задач, сделать более прозрачным бизнес-процесс.

Robotic Process Automation — это автоматизация бизнес-процессов с помощью роботов. Этой технологии уже более 20 лет, а её широкое внедрение и популярность пришлись на 2010-е гг., когда крупные корпорации (отечественные в том числе) начали массово переходить на системы RPA, чтобы снизить операционные затраты и повысить производительность труда.

На компьютеры пользователей ставятся роботы, которые проделывают различные рутинные операции вместо них, причём безошибочно и намного быстрее. К примеру, роботы RPA в ритейле успешно заполняют формы заказа, и сотрудникам не приходится с ними возиться. В банковской сфере они обрабатывают заявки на кредиты, формируют отчёты, анализируют финансовые показатели.

Источник: shutterstock.com

Платформа RPA позволяет автоматизировать множество разных бизнес-процессов, начиная с работы в различных программах и веб-сервисах и до сбора, систематизации, анализа данных.

В России вместо термина RPA иногда употребляют аббревиатуру РАП. Ключевой признак технологии в том, что она довольно точно имитирует действия живого пользователя.

Программа или робот используют другие программы и инструменты, чтобы выполнять свои задачи, порой довольно трудоёмкие. Роботы в данном случае не являются механическими конструкциями с подобием головы и рук, существующими в физической реальности, это просто цифровые боты.

Такие боты прекрасно справляются с типовыми задачами: ввести аналоговые данные, обработать транзакцию, ответить на простой вопрос клиента, и т. п.

Функционал RPA

Какими же задачами занимаются роботы RPA, какие бизнес-процессы можно оптимизировать с их помощью?

  • Автоматизировать рабочую рутину. Повторяющиеся действия работников в различных программах (процедуры сбора данных, их обработку, типовые действия на ПК, подготовку отчётов) роботы выполнят в 10-20 раз быстрее, чем живой пользователь.
  • Сократить операционные затраты. RPA с этим тоже отлично справляется. Работа, выполняемая несколькими сотрудниками, может быть переложена на одного робота, который будет функционировать круглые сутки без выходных, больничных и отпусков.
  • Уменьшить число ошибок. Роботы практически не ошибаются, что очень важно для процессов, где нужна высокая точность. К ним относятся, например, финансовые операции.
  • Ускорить и масштабировать бизнес-процесс. Боты RPA делают всё быстро, что ускоряет весь бизнес-процесс. Если нужно, можно задействовать нескольких роботов, и будет ещё быстрее.
  • Повысить производительность труда, укрепить лояльность персонала. RPA снимает с работников массу утомительной рутины, оставляя простор для творчества и стратегических решений. В итоге люди гораздо больше удовлетворены своей работой.
  • Интегрироваться с другими системами. RPA взаимодействует со многими программными комплексами и платформами, поэтому для компаний, в которых бизнес-процессы уже устоялись, RPA — очень удобный вариант.
  • Поддержать принятие решений. Информация, собранная и проанализированная роботами, становится той базой, на которой руководство вырабатывает обоснованные и продуманные решения.

В общем, технология RPA помогает предприятиям экономить не только время, но и деньги, обеспечивает высокую точность выполнения операций и качество обслуживания, в целом, даёт бизнесу конкурентное преимущество.

Источник: shutterstock.com

Платформа RPA или единичные роботы

Можно объединить несколько роботов RPA в платформу. Потребность в ней определяется размером компании и числом задач, которые будут возложены на роботов.

Каждый робот способен локально выполнять действия на ПК по тому или иному алгоритму, пользуясь доступными инструментами. К примеру, аккумулировать статистику в общем файле, подготавливать отчёты. Малому предприятию может хватить двух-пяти таких роботов, которые даже не нужно объединять в общую платформу: каждого можно запускать вручную либо настроить так, чтобы они все включались синхронно по общему событию (получению письма по e-mail, например).

Пятью-девятью роботами ещё можно как-то управлять вручную, но удобнее будет создать платформу. А если число роботов перевалило за десяток, то платформа уже остро необходима компании.

Во-первых, управляя роботами через платформу, вы можете включать каждого из них по графику (например, стартовать подготовку недельного отчёта в 17:00 по пятницам). Во-вторых, платформа централизованно хранит все параметры доступа (зашифрованные) и является общей точкой для конфигурации всех роботов. И, в-третьих, с помощью платформы удобно отслеживать, как работает каждый робот, оценивать его эффективность, перераспределять задачи между ними, изучать и устранять возникающие ошибки.

Преимущества внедрения RPA в бизнес

RPA дают возможность взглянуть на устоявшиеся бизнес-процессы с новой точки зрения. Посредством RPA можно автоматизировать многие корпоративные функции, включая бэк-офис, облачную IТ-инфраструктуру, и т. д.

Источник: shutterstock.com

Роботизация и применение RPA обеспечивают следующие преимущества:

  1. Для персонала — возможность уделять больше внимания сложной, интеллектуальной, творческой деятельности, а не механическим операциям. Когда с людей снимают львиную долю рутины, они могут использовать свои способности и энергию более эффективно, браться за более амбициозные, нетривиальные задачи. Как следствие — рост производительности труда команды.
  2. Роботы если и допускают ошибки, то гораздо реже, чем люди. Человек может что-то забыть, перепутать, опечататься, в то время как робот всегда неукоснительно выполняет свою инструкцию.
  3. Робот становится виртуальным работником, выполняющим многие стандартные операции на компьютерах, а именно:
    • клики по кнопкам;
    • копирование, распознавание текста;
    • вставка этого текста в формы и другие программы;
    • формирование отчётов;
    • работа с приложениями;
    • обработка сканов документов (в том числе с использованием стороннего инструментария, распознающего текст для дальнейшей работы с ним);
    • взаимодействие с государственными системами, базами данных;
    • рассылка сообщений в мессенджерах;
    • другие простые действия, которые пользователь совершает каждый день.
  4. Существенная экономия времени на широкий спектр бизнес-процессов. RPA помогает эффективнее и быстрее обслуживать заказчиков, обрабатывать поступающие заявки и оптимизирует ряд других процессов, в которых используются несколько сторонних информационных систем.
  5. RPA, особенно в формате платформы, это ещё и способ упростить сбор аналитики по бизнес-процессам. Информация собирается точно и надёжно, все транзакции попадают в лог платформы, и затем их можно исследовать со всех сторон, чтобы находить зоны роста.
  6. Роботы, при необходимости, могут задавать вопросы людям, ожидать их ответа.

    Робот отличается от живого сотрудника тем, что:

    • работает в 10-20 раз быстрее;
    • не допускает ошибок, трудится круглые сутки каждый день;
    • позволяет компании вырасти, не расширяя штат.

Альтернативы RPA

Помимо роботизации, есть и другие пути:

  1. Оставить всё как есть.
  2. Автоматизировать бизнес-процессы классическими способами.

Каждый из этих вариантов обладает как плюсами, так и минусами. Боты тоже не являются универсальным решением. Они не годятся для процессов, где есть много исключений и вариаций, где нужно принимать комплексные решения (такие процессы лучше оставлять на ручном управлении и доверять только человеческому интеллекту).

Источник: shutterstock.com

Критерии выбора RPA-платформы

Цель внедрения RPA

Для начала ответьте на вопрос, а зачем, собственно, вам нужна RPA-система. Обычно компании таким образом уменьшают нагрузку на персонал, автоматизируя рутинные операции и снижая количество ошибок, без которых не обходится никакая человеческая деятельность. Как правило, пользователи RPA — это сотрудники подразделений компании. В данном случае основное требование к технологии — её простота и интуитивная понятность: ведь не все работники достаточно компетентны в сфере IT.

А значит, предпочтительны решения no-code и low-code, не требующие ручной настройки бота, написания кода для него. Вы просто составляете цепочку шагов из готовых шаблонов, никаких языков программирования для этого знать не надо. Так устроены, например, RPA-системы Sherpa, Robin.

Если главное для вас — автоматизировать рутину, то интерфейс управления RPA-роботом должен быть максимально ясным. Кроме того, нужна возможность гибко управлять целым «отрядом» ботов — следовательно, необходима платформа, запускаемая на тех операционных системах, которые стоят на компьютерах работников компании.

Другая популярная цель внедрения RPA — это перенос информации, когда фирма мигрирует с одной системы на другую (либо создание копий данных для хранения в архиве). Предположим, организация решила перейти с SAP на 1С, и на протяжении года отчётность надо вести в обеих системах. Это долго и неудобно, наверняка возникнут ошибки. Лучше использовать робота.

Требования к RPA-продукту примерно те же, что и в первом случае: простой, понятный интерфейс. А вот надёжность должна быть намного выше, поскольку цена ошибок и неполадок при переходе на новую систему или архивировании данных намного выше, чем при роботизации процедуры создания еженедельных отчётов.

В этом случае лучше выбирать платформы, а не одиночных роботов, причём отдавать предпочтение решениям, где нужно писать код. К примеру, Primo. Либо приобретать более универсальные продукты, вроде UiPath, предполагающие несколько режимов работы. Но учтите, что для эксплуатации таких IT-продуктов вам нужны будут штатные программисты. В каждом подразделении должен быть сотрудник, способный работать и настраивать платформу.

Какие функции вам необходимы

Другим критерием при выборе RPA-систем является инфраструктурный. В какой функциональности нуждается ваша компания, какими системами и технологиями вы уже пользуетесь? Ведь роботы должны быть идеально совместимы с ними. Если, например, весь персонал работает на ПК под Linux и другими Unix-подобными ОС, то вам подойдут Robin и Primo (они поддерживают Unix). А если на всех компьютерах установлена Windows, то и роботов надо подбирать совместимых с нею. Иначе внедрять и эксплуатировать их будет очень нелегко.

Масштабирование RPA

Есть у вас планы в будущем добавлять ещё роботов? Если RPA выбирается с целью оптимизации бизнес-процессов, то наверняка в этом возникнет необходимость: могут появиться новые программы, и потребуются ещё роботы (например, пяти станет мало, нужны будут семь-восемь). А вот если с помощью RPA вы будете просто переносить данные, то вряд ли предстоит масштабирование.

Какие языки программирования поддерживает RPA-система

Этот нюанс является дополнительным, но забывать о нём не следует. Желательно, чтобы платформа поддерживала несколько разных языков, тогда и настраивать, и дорабатывать её можно будет силами штатных программистов, причём они смогут выбирать именно те языки, на которых умеют писать код. Не нужно будет специально для этого нанимать специалиста, который пишет именно на Python, например, или оплачивать услуги фрилансера.

Источник: shutterstock.com

Безопасность

Этот критерий актуален для тех RPA-платформ, где пользовательские роли можно гибко настраивать. Предположим, вы автоматизируете работу нескольких отделов с помощью одной платформы, и персонал каждого из них должен иметь доступ только к своей части процессов. Так, чтобы маркетологи видели только интересующую их информацию, а бухгалтеры — только ту, которая касается бухучёта.

Стоимость RPA-продукта

На цену подобных IT-решений влияют несколько факторов, и основной — это стоимость лицензий, которая у всех продуктов разная. Инфраструктура же стоит примерно одинаково везде. Ведь, как правило, нужно лишь зарезервировать или продублировать сервер управления и базу данных. Иногда требуется, чтобы платформа реагировала моментально, была круглосуточно доступна и максимально надёжна. К роботам требования намного ниже.

Ещё один фактор ценообразования — это сложность обслуживания системы. Роботов необходимо часто дорабатывать (как правило, по мелочи), чтобы они действовали ещё эффективнее и с меньшим количеством ошибок. Но доработка тоже стоит денег, поэтому вторая линия поддержки RPA (которая анализирует, систематизирует и решает проблемы, полученные первым уровнем техподдержки) обычно очень дорога, заметно выше, чем у традиционных IT-продуктов.

Поддержка роботов обходится в 20-25 % от цены их разработки. Она включает, как правило, обработку пользовательских запросов, исправление багов. При малом количестве ошибок время расходуется не полностью, и можно использовать его для мелких улучшений, если договор между вендором и клиентом допускает это.

Большинство бизнес-процессов представляют собой цепочки стандартных повторяющихся действий, и результативность их определяется скоростью выполнения этой скучной, но хлопотной работы. RPA — оптимальный способ разгрузить работников, перепоручив рутину ботам.

Сохраните себе:
Другие термины на букву «R»
Читайте также
Необходимость, виды и примеры программы лояльности для клиентов
В данной статье мы расскажем: Что такое программа лояльности для клиентов Задачи…
Разработка маркетинговой стратегии: цели, этапы, условия
В данной статье мы расскажем: Цели маркетинговой стратегии Кому необходима маркетинговая стратегия…
CMS: принципы создания и управления сайтами
В данной статье мы расскажем: Что может CMS Основные компоненты CMS Типы…
Фандрайзинг: понятие, принципы, виды
В данной статье мы расскажем: Что такое фандрайзинг простыми словами Сферы использования…
Пользовательский контент: как и почему это работает
В данной статье мы расскажем: Что такое пользовательский контент простыми словами Преимущества…
Брендинг компании: определение, цель и задачи
В данной статье мы расскажем: Что такое брендинг компании Виды брендинга Цель…
Эффект Гиффена: суть, причины, примеры
В данной статье мы расскажем: Суть эффекта Гиффена Товары Гиффена Товары Веблена…
A/B-тестирование: суть, методы, инструменты
В данной статье мы расскажем: Суть A/B-тестирования Цели A/B-тестирования Когда нужно A/B-тестирование…
«Целевой звонок» от Яндекс: принцип работы и подключение
В данной статье мы расскажем: Что такое «Целевой звонок» Как подключить «Целевой…
Индекс качества сайта (ИКС)
В данной статье мы расскажем: Что такое индекс качества сайта (ИКС) От…
Холодные звонки: подходы, скрипты и этапы
В данной статье мы расскажем: Отличия холодных звонков от теплых Цели холодных…