Project Life: особенности цикла проекта в менеджменте
В данной статье мы расскажем:
- Понятие Project Life
- Фазы Project Life
- Модели управления Project Life
- Инструменты Project Life
- Пример Project Life
Понятие Project Life
В менеджменте и экономике большую популярность приобрела теория жизненных циклов. Однако ее влияние в сфере управления проектами оказалось особенно велико, потому как проекты обладают спецификой, для которой эта теория подходит.
На каждом производстве существуют рутинная ежедневная работа и проекты, начало и окончание которых четко оговорены. В таком краткосрочном цикле производства довольно просто можно выделить четкие фазы.
Это называется Project Life Cycle, или жизненным циклом проекта. То есть очередность фаз, которая обусловлена организацией, выполняющей проект, или той, что также задействована в нем. Жизненный цикл проекта – это некая модель, согласно которой реализуется задуманное. Она включает в себя все ситуации, которые могут возникать в работе.
Фазы Project Life
Разберем подробнее главные фазы проекта.
- Инициация
- целях и миссии проекта;
- плюсах его реализации;
- возможных сложностях и рисках;
- заинтересованных сторонах.
- Планирование
- Исполнение
- Контроль
- Завершение
На стадии инициации разрабатывают концепцию всего проекта. Здесь начинаются подготовительные работы для реализации всех стадий. Сначала нужно определиться с основной задачей и понять, что именно она ведет к достижению результата. В фазе инициации происходят обсуждения, согласования, исследования для будущего проекта. Проводятся встречи с инвесторами и партнерами. Ставятся общие цели, достижение которых позволит получить выгоду участвующим сторонам.
Все цели и соглашения фиксируются документально. Кратко они записываются в виде тезисов, оформляются в Устав, определяющий идею проекта. Позже он станет основой для построения этапов работы. В Уставе есть информация о:
Также в Уставе всегда отражаются преимущества осуществления бизнес-проекта. Для партнеров это подтверждение того, что вложения и затраты принесут выгоду.
Дорожная карта и детальный план проекта разрабатываются на данном этапе. Каждый шаг расписывается подробно в виде инструкций для всех задействованных лиц. Планирование – это как утверждение сметы и времени окончания работ для строящегося дома. Без этого этапа жизненный цикл проекта будет неполным, увеличиваются риски убыточного, незаконченного мероприятия.
Здесь все рабочие процессы дробятся на мелкие задачи. Происходит набор команды для реализации проекта и распределение ролей. На каждое действие разрабатывается подробная инструкция, включающая в себя сроки выполнения. Убедившись в наличии необходимых ресурсов, можно более реалистично взглянуть на задачу и выделить время на ее исполнение.
По окончании распределения зон влияния, утверждения графика работ, рассмотрения рисков и способов их избежать обычно проводят большое организационное совещание. Там в деталях обсуждаются ключевые этапы проекта, согласовываются методы для исполнения задач. В итоге каждый участник должен понимать свою роль и то, на какой результат он работает.
План проекта должен всегда находиться в открытом доступе для того, чтобы каждый член команды в любое время мог быть осведомлен об изменениях в структуре проекта, а также свериться с поставленными задачами для более точного их выполнения.
По аналогии с постройкой дома — на стадии реализации проекта закладывается фундамент, строятся стены и крыша. Иначе говоря, ведутся работы над всеми поставленными задачами. Исполнение проекта начинается тогда, когда на организационном совещании утвердят все нюансы.
Контролирующую функцию на данном этапе выполняет руководитель. Он должен адекватно распоряжаться ресурсами на выполнение проекта. В его компетенции раздача и корректировка поручений исполнителям, предоставление доступа к плану, чтобы все участники имели ориентир для работы.
Контроль выполнения Project Life Cycle возникает уже на стадии инициации проекта и длится до сдачи его заказчику. Руководителю необходимо проявлять твердость и гибкость одновременно, так как именно на нем могут лежать обязанности по внесению поправок в план проекта.
Исправления влияют на все ранее поставленные задачи и могут формировать новые, о чем важно оповещать исполнителей. Согласование изменений производится на промежуточных совещаниях, где обязательно должны быть и исполнители, и заказчик, и партнеры. Все правки обсуждают, согласовывают и обновляют дорожную карту проекта для всех участников.
Последняя фаза жизненного цикла проекта, где осуществляется завершающая работа. Все готово, остается лишь подписать документы о передаче результатов работы клиенту или следующей рабочей группе. Происходит анализ недочетов, ошибок, чтобы предотвратить подобное в следующих проектах. Клиентов, руководящий состав и партнеров оповещают об успешном завершении работы в срок. Вспомогательную и сопутствующую документацию отправляют на хранение в архивы и на серверы.
Модели управления Project Life
- Водопад или каскад
- Итеративная (повторяющаяся) модель
- Инкрементная модель
- Адаптивная модель
- Гибридная модель
Является довольно простой для понимания и классической схемой управления. Все действия последовательно выполняются по графику, заданному на начальном этапе. Во время реализации проекта не предполагается наличие изменений, работа полностью линейно проходит через все пять этапов (инициирование, планирование, исполнение, контроль и завершение). Только после окончания предыдущего участка работы команда приступает к осуществлению следующего. Все этапы выполняются единожды.
Жизненный цикл проекта также состоит из пяти фаз, но они могут выполняться последовательно по несколько раз. Команда делает столько итераций (повторов) одного этапа, чтобы достичь поставленной цели и завершить проект. При этом изменения в одной фазе повлекут за собой корректировку последующей, а значит, повлияют на конечный результат. Работники по инициативе руководителя могут несколько раз пройти стадию исполнения перед тем, как выполнить контроль и завершить проект.
В некоторых случаях такая модель окажется идеальной, так как клиент готов спонсировать лучший результат и повторять цикл проекта снова без конкретных сроков окончания и объемов. Однако в конце каждого этапа заказчик будет оставлять обратную связь, на основе которой команда должна переходить к следующему, то есть фаза планирования длится на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Такая модель построена на том, что основная задача дробится на несколько подзадач. Затем каждая и них проходит пять этапов линейно до стадии завершения. После окончания одной подзадачи команда переходит к выполнению следующей. Так, возможно поступательное увеличение эффективности исполнения всех последующих поставленных подзадач.
Крупные компании хорошо справляются с большими проектами, используя подобную модель.
Эта вариация жизненного цикла проекта нелинейна, а также очень открыта к возможным изменениям. Начальная фаза выполняется однократно, после чего обычно следует несколько итераций со стадиями планирования, выполнения и контроля. Этот тип цикла не следует линейному прогрессу и наиболее открыт для изменений.
Если среда, в которой реализуется план, изменчива, то адаптивная модель будет удобна во всех отношениях. Все неопределенности по проекту, его объем и длительность можно регулировать такой моделью.
Гибридная модель Project Life Cycle представляет собой микс других моделей. При этом комбинация может быть любой, главное, что она способна подходить конкретному проекту и отвечать всем требованиям, которые предъявляют к ней руководители.
Инструменты Project Life
Средства, которые можно применять при работе с жизненным циклом:
- Чек-листы
- Сбор обратной связи от исполнителей
- Мониторинг или графики
- Дашборды
- Цикл Деминга-Шухарта
- Plan (планирование): закладывают цели на период времени, описывают все процессы, гипотетические проблемы и составляют план их устранения.
- Do (выполнение): осуществляют план, внедряя улучшения.
- Check (проверка): полученные результаты соотносят с первоначальными входными данными, выполняют оценку эффективности изменений.
- Act (действие): изучают полученную информацию и разрабатывают новый план для повышения качества. Повторяют цикл.
- Диаграмма Ганта
- логике работ (последовательности задач) внутри проекта;
- интервалах времени на выполнение задачи, и какую долю времени занимает задача в проекте;
- длительности каждой задачи.
- Инициация
- Планирование
- Исполнение
- Контроль
- Завершение
Представляют собой списки пунктов, которые следует выполнить. На усмотрение менеджера проекта могут быть составлены подробно, с инструкциями, а могут просто содержать перечень действий с галочками.
Обязателен для получения адекватного представления о том, как движется выполнение проекта.
Наглядно позволяют следить за прогрессом, а также прогнозировать сроки получения результатов и некоторые другие параметры в будущей работе.
Базовая инфографика и статистические данные по проекту. Удобны для мониторинга и менеджмента. Обычно в них включаются какие-либо важные показатели по производительности, статистике и аналитике.
Инструмент также называют циклом управления качеством, или PDCA. Он состоит из четырех элементов:
Этот цикл направлен на постоянное улучшение производства и услуг. Используется в области медицины и частном бизнесе. Хорошо компилируется с гибкими методами работы над проектом, потому что может задевать даже мелкие процессы и непрерывно их менять, улучшая детали.
Отвечает за визуальную составляющую проекта и имеет вид горизонтальных полос, разделенных на временные интервалы. Каждая полоса соответствует фазе проекта, а ее размер отражает время исполнения. Диаграмма Ганта помогает быстро сориентироваться и понять, кто из исполнителей на какой стадии работы.
Также в диаграмму закладывают информацию о:
Диаграмма Ганта — это визуальное средство для планирования и контроля этапов проекта по методу водопада.
Пример Project Life
Компания А хочет открыть собственное медиа. Она обращается к специалистам диджитал-агентства Б.
Агентство стартует с проведения маркетинговых исследований, анализа по SWOT и соотносит бюджет компании А с теми целями, которые она хочет достичь.
После становится понятным, что бюджета А недостаточно для подобного проекта и от него отказываются.
Диджитал-агентство Б подготовило альтернативу и предлагает открыть компании А блог, куда требуется меньше вложений. Ставится цель по SMART, назначают дедлайны, для увеличения ранжирования используют SEO-оптимизацию и привлекают больший трафик на сайт. На собрании все эти обещания вносят в устав проекта и начинают фазу планирования.
Чтобы сформировать команду проекта, приглашают редакторов, копирайтеров, специалистов по продвижению, дизайнеров и разработчиков. Руководитель проекта назначает исполнителей. Когда состав рабочей группы определен, создается план проекта с точками контроля и дедлайнами.
Менеджер проекта работает в системе Agile, потому что план постоянно претерпевает изменения в содержании задач. Их меняют, раскрывают иначе, убирают.
С помощью специальных сервисов (Trello, Kaiten) руководитель следит за правильностью исполнения и сроками. У команды есть корпоративная связь и мессенджер для контактов.
Итак, проект окончен, блог запущен. Через какое-то время можно оценить его работу и результаты. Этот проект не является конечным, потому что публикации в блоге идут постоянно.
Одинаковые этапы в каждом проекте не говорят об однотипности всей системы управления, потому что руководство всегда будет выбирать разные модели жизненного цикла и подходы к их управлению. Спецификой проекта определяется выбранный подход.