Проджект-менеджер: обязанности, задачи, навыки
- Цели и задачи проджект-менеджера
- Отличия проджект-менеджера от других должностей
- Кому нужен проджект-менеджер
- Обязанности проджект-менеджера
- Навыки проджект-менеджера
- Образование проджект-менеджера
- Оценка эффективности проджект-менеджера
- Ошибки проджект-менеджера
- Плюсы и минусы профессии проджект-менеджера
Цели и задачи проджект-менеджера
Основная задача проджект-менеджера (project manager), — наладить процесс работы над проектом так, чтобы:
- проект был завершен вовремя;
- проект отвечал ожиданиям клиента;
- команда достигла поставленных задач;
- участники процесса получили финансовую выгоду;
- рабочая атмосфера была комфортной для всех.
Проджект-менеджеру (ПМ) приходится представлять интересы сразу трех сторон:
- Клиента — создать продукт, полностью его удовлетворяющий; если он недоволен, проект может быть закрыт.
- Компании — оптимизировать бюджет и сроки реализации проекта, чтобы получить доход. Если команда выходит за рамки бюджета или нарушает сроки, проект становится убыточным и ПМ должен принять меры.
- Команды — обеспечить ее слаженную работу, поддерживать мотивацию, разрешать споры и контролировать процессы. Если коллектив не справляется, отвечает ПМ.
Отличия проджект-менеджера от других должностей
Часто люди путают проджект-менеджера с продактом или другими должностями:
- Продакт-менеджер. В каждой организации есть человек, который занимается разработкой новых товаров (услуг). Он изучает рынок и следит за процессом создания и внедрения инновационных решений. Это продакт-менеджер.
- Аккаунт-менеджер. Отвечает за то, чтобы клиент был уверен в выполнении всех обязательств. Он налаживает сотрудничество, возглавляет группы по реализации проектов и решает возникающие проблемы и конфликты.
- Тимлид. На крупных и сложных проектах, например, при создании программного обеспечения для финансовых учреждений, роль тимлида становится особенно важной. Он занимается техническим управлением и возглавляет группу разработчиков.
Кому нужен проджект-менеджер
Если руководство готово делегировать свои обязанности, то стоит рассмотреть возможность поиска проджект-менеджера. Это позволит другому сотруднику взять на себя ответственность за целый блок деловых вопросов, что необходимо для дальнейшего развития и расширения компании.
Однако если бизнесмен не готов отказаться от контроля над некоторыми аспектами работы и стремится самостоятельно управлять всеми процессами, то сотрудничество с проджект-менеджером может вызвать трудности.
В некоторых компаниях внедрение должности проджект-менеджера в бизнес может быть проблематичным из-за сложности организационной структуры. Особенно непросто определить команду и передать ее под управление проджекта, если один сотрудник выполняет множество задач в месяц или подчиняется разным начальникам.
В мире информационных технологий роль проджект-менеджера занимает центральное место. Работа в этой области строится на принципах проектного управления, где взаимодействие с клиентами осуществляется поэтапно. Без ПМ невозможно движение вперед.
Однако проектное управление не ограничивается только IT-сектором. Специалисты из Skillbox, проанализировав вакансии на платформе HeadHunter, выяснили, что IT-сфера занимает около 40 % всех предложений работы.
Можно выделить пять ключевых областей, в которых востребованы вакансии проджект-менеджеров:
- Системная интеграция, интернет и информационные технологии.
- Услуги для предприятий.
- Медиа, дизайнерские решения, продакшн, маркетинговые стратегии и рекламные кампании.
- Отрасль финансовых услуг.
- Проектирование, строительство и управление недвижимостью.
Обязанности проджект-менеджера
Главная задача проджект-менеджера — реализация проекта в установленные сроки с использованием доступных ресурсов. Он разрабатывает рабочий план, формирует команду и следит за тем, чтобы процесс шел по графику. Благодаря этому царит порядок вместо хаоса.
ПМ берет на себя полную ответственность за успех всего проекта: от первого общения с заказчиком и определения целей до старта и благополучного завершения. Цель проекта достигается благодаря выполнению этим специалистом определенных задач.
Чем занимается проджект-менеджер:
- Сбор информации для начала проекта. Чтобы определить целевые результаты, сроки и ресурсы для его выполнения, требуется подробный бриф клиента.
- Разработка рабочего плана. ПМ разбивает цель на шаги, планируя по графику или по гибкой методике Agile.
- Формирование команды. В нее могут входить представители разных подразделений и внешние исполнители.
- Координация работы команды. ПМ распределяет задания, балансирует рабочую нагрузку, стимулирует сотрудников и разрешает разногласия.
- Взаимодействие с партнерами. ПМ собирает и анализирует данные от команды и заказчика, направляя их к следующим этапам процесса.
- Управление рисками. ПМ оценивает угрозы и разрабатывает стратегию действий, учитывая вероятность нехватки кадров и финансовых проблем.
- Контроль проектной документации. ПМ актуализирует бэклог проекта, готовит документы и контролирует их соответствие. В эту категорию входят технические задания, расчеты затрат, календарные планы, соглашения с субподрядчиками и множество других материалов.
В различных областях деятельности к базовым аспектам добавляются специфические ключевые темы. Например, в строительстве проджект занимается согласованием документов с государственными органами, а в IT-компаниях он отвечает за проверку готового продукта.
Независимо от используемой системы управления, проекты проходят через пять основных этапов: концепцию, планирование, выполнение, контроль и завершение.
Что делает проджект-менеджер в области информационных технологий на этих стадиях.
Проджект-менеджеру также необходимо обеспечить эффективную работу команды. Это подразумевает равномерное распределение обязанностей, контроль скорости выполнения задач, обозначение приоритетности заданий и сбор необходимых сведений от заказчика по мере их поступления.
Эмоциональное состояние команды и успех проекта зависят от того, как менеджер справляется с личными проблемами участников. Он должен поддерживать их и минимизировать влияние трудностей на общий результат. В случае необходимости проджект осуществляет контроль над внутренней деятельностью и проводит корректировку.
Навыки проджект-менеджера
Для эффективного управления проектами ПМ необходимо обладать рядом ключевых навыков:
- Понимание потребностей клиента или заказчика.
- Планирование, декомпозиция и каскадирование: крупные проекты нужно разбить на четкие задачи, выполнение которых возможно в установленные сроки.
- Управление ресурсами: понимание методов управления, включая определение потребностей в человеческих, финансовых, временных и других видах ресурсов, а также обеспечение их доступности.
- Управление рисками: способность прогнозировать потенциальные последствия и принимать превентивные меры.
Чтобы стать успешным проджект-менеджером, необходимо осознавать важность постоянного самообразования. Для достижения высот в этой области требуется сочетание умственных способностей, упорства и не прекращающегося стремления к развитию.
Важное значение имеют разнообразные коммуникативные навыки. Успешное выполнение проекта зависит от умения налаживать связи с клиентом, поддерживать гармонию рабочей группы и эффективно добывать ресурсы внутри организации. Эти способности являются прямым результатом эффективного межличностного общения.
Высокое качество коммуникации — дополнительный фактор успеха в проекте. Важно уметь выстраивать партнерские отношения, организовывать себя, ориентироваться на цель и стратегически подходить к решению задач. Развитие этих навыков обеспечит эффективность и удобство работы для всех, включая сотрудников, клиентов и менеджеров.
Успех проекта во многом зависит от взаимной поддержки и глубокого уважения между участниками процесса.
Образование проджект-менеджера
Как стать проджект-менеджером? Для того чтобы занять эту позицию в компании, необходимо обладать как управленческим бэкграундом, так и навыками в технологической сфере. Ваш профессиональный опыт станет решающим фактором на старте карьеры.
Соискателей выделяет наличие дипломов по направлениям, таким, как информационные технологии в бизнесе, обеспечение качества, управленческая деятельность, экономические науки и другие области, связанные с менеджментом.
Оценка эффективности проджект-менеджера
При найме сотрудника на крупный долгосрочный проект бизнес разрабатывает для него ключевые индикаторы эффективности (KPI), к достижению которых он должен стремиться. Это позволяет оценить успешность его деятельности за более короткий период.
Для эффективной работы проджект-менеджера целесообразно связывать KPI с задачами, которые необходимо решить в рамках данного проекта:
- Контроль финансовых ресурсов. Процент проектов, превышающих бюджетные рамки, является ключевым показателем эффективности (KPI).
- Завершение проектов в установленные сроки. Процент проектов, не выполненных в установленные сроки, также входит в KPI.
- Полное закрытие потребностей клиента. Уровень удовлетворенности клиента, количество жалоб и спорных случаев служат индикаторами KPI.
Если проект простой и занимает всего несколько месяцев, клиенту проще предложить менеджеру фиксированный оклад и премию за выполнение конкретных целей. В этом случае не требуется постоянная проверка KPI и расчет показателей.
Без использования KPI возможно отслеживать результат в рамках цепочки бизнес-процессов. Основная цель — обеспечить успешное выполнение проджектом своих обязанностей и эффективное устранение существующих трудностей.
Например, для повышения эффективности работы службы поддержки бизнеса формируется цепочка: сначала происходит обращение в службу поддержки, затем решается вопрос, после чего клиент оценивает работу и, возможно, снова обращается по той же причине. На всех уровнях проекта отслеживаются основные индикаторы, позволяющие контролировать его успешность и качество работы проджекта.
Ошибки проджект-менеджера
Даже несмотря на высокие карьерные позиции менеджера проектов и значительный опыт управления, вероятность совершения типичных ошибок в данной роли остается высокой. Многие начинающие специалисты сталкиваются с этими трудностями.
У проджект-менеджеров часто встречаются «симптомы», которые они осознают с тревогой или игнорируют.
Следование строгим указаниям – что разрешено, а что нет – является распространенной проблемой для новичков, которую не всегда легко преодолеть. Этот стиль управления может быть эффективен с сотрудниками низшего звена, когда знание процессов производства или услуг является ключевым. Однако люди умственного труда могут испытывать раздражение или разочарование от такого подхода. В экстремальных условиях контроль может усиливаться за счет детального регулирования.
Страх перед неудачей и неуверенность в проекте часто приводят к стремлению контролировать каждый аспект, что вызывает неприятие со стороны команды.
Руководители, воспитанные в индустриальную эпоху и обученные по «советской» методологии управления, а также молодые специалисты с избыточным бременем ответственности, часто склонны к тотальному контролю. Постоянный страх упустить детали и ощущение полной ответственности может привести к эмоциональному истощению. В результате возникает ощущение беспокойства среди «жертв», что порождает «творческий подход» к сокрытию нежелательных последствий, создает атмосферу недоговоренности.
Важно сосредоточиться на этих аспектах в начале карьеры и обратиться к опытному руководителю или наставнику за помощью. Они помогут проанализировать рабочие ситуации и скорректировать действия на основе своего профессионального опыта.
Плюсы и минусы профессии проджект-менеджера
Работа проектного менеджера полна трудностей: своеобразные клиенты, высокая нагрузка и стрессовые ситуации — все это может вызывать немалое напряжение. Несмотря на сложности, проджект берет на себя всю ответственность за успех проекта и возможные недостатки в работе команды.
Следует учесть, что нагрузка на ПМ может быть очень интенсивной, особенно перед завершением проекта. Иногда ему приходится отвечать на звонки и электронные сообщения даже в нерабочее время.
Каждый день проджект-менеджер сталкивается с уникальными задачами, что помогает избежать рутины и приносит радость от выполненной работы. В процессе деятельности он взаимодействует со многими людьми, что может пригодиться в будущем.
Создание полезных продуктов для общества — это совместный труд команды под руководством менеджера проекта, который выполняет роль дирижера. На этой должности можно ожидать достойное вознаграждение.
Проектный менеджер направляет и координирует работу системы, максимально используя все доступные ресурсы и обеспечивая реализацию замысла в установленные сроки. Он координирует действия отдельных исполнителей, организует сотрудничество внутри группы и поддерживает контакты с клиентом.
Работа проджект-менеджера заключается в том, чтобы представлять интересы заказчика, корпорации и рабочего коллектива одновременно. Если кто-то из участников проекта не доволен, не справляется со своими обязанностями или не достигает цели, вина ложится на проджекта.
В каждом предприятии, работающем по методологии проектного управления, необходимость проджекта очевидна. Этот специалист осознает потребности клиентов, охватывает проект в целом, следит за выполнением заданий и минимизирует риски.