Обязанности руководителя отдела продаж: разбираемся в деталях

Автор Максим Пушкарёв

На чтение 7 минут

Из этого материала вы узнаете:

• Обязанности руководителя отдела продаж
• Необходимые навыки и качества руководителя отдела продаж
• Структура должностной инструкции руководителя отдела продаж

Обязанности руководителя отдела продаж

Обязанности руководителя отдела продаж, которые содержит его должностная инструкция, условно подразделяют на следующие категории:

Стратегические обязанности

На любом предприятии руководитель отдела продаж (РОП) занимается контролем продаж. Что же касается тактики продаж, то это как раз категория стратегических обязанностей. Именно руководитель, а не рядовой менеджер занимается позиционированием компании, SWOT-анализом, сегментированием клиентской базы, разработкой нового или внесением изменений в текущий УТП.

Источник: shutterstock.com

Обязанности руководителя отдела продаж включают в себя следующие важные задачи:

• Разработка основного стратегического документа — плана продаж. Для стартапов его разрабатывают с нуля, для компаний, имеющих вес на рынке — на основе имеющихся показателей. План продаж состоит из финансовых целей бизнеса, прогнозируемых объемов сделок, а также действий и инструментов, необходимых для их достижения. Если РОП не участвует в процессе разработки плана продаж, прогнозируемые показатели могут быть не достигнуты.
• Стимулирование улучшения потребительских качеств товара. Именно руководители отделов продаж стоят максимально близко к непосредственному клиенту, в отличие от тестировщиков или технологов. Соответственно, РОПы должны обладать информацией обо всех преимуществах и недостатках продукта, так как они взаимодействуют с клиентами, получают от них мнения, замечания и анализируют их.
• Инициирование доработки продукта. Профессиональный РОП точно знает степень удовлетворенности покупателя техническими возможностями, упаковкой, цветом, вкусом, запахом и прочими потребительскими характеристиками товара, поэтому может принимать решения об их улучшении и изменении.
• Разработка стратегии продаж, основанной на данных статистики и портрете клиента. Руководитель отдела продаж вместе с отделом маркетинга должен выявить потребности покупателей, уметь закрывать возражения и удерживать клиента, знать сегменты целевой аудитории, приоритетные по лояльности и доходности.

Оперативные обязанности

Оперативные обязанности руководителя отдела продаж — это все, что связано с управлением отделом. То есть, он должен мониторить активность, оценивать эффективность работы каждого менеджера, устанавливать точки достижения плановых показателей, собирать и анализировать отчеты по продажам.

Источник: shutterstock.com

Руководитель не обязательно занимается непосредственно личными продажами, но при этом он должен отслеживать выполнение плана продаж его отделом, помогать менеджерам в закрытии сложных сделок, контролировать качество работы с приоритетными клиентами.

Еще круг его оперативных обязанностей включает контроль за документооборотом, проведение переговоров на уровне высшего руководства, подготовку презентаций, расширение и подразделение клиентской базы, отслеживание дебиторских задолженностей и платежей по крупным кейсам.

Процессные обязанности

Любой бизнес-процесс в компании тем или иным образом касается продаж. Условно можно подразделить все текущие бизнес-процессы на несколько категорий:

• Основные — приносящие доход компании. Их учет ведется от первого контакта с клиентом до момента закрытия сделки и перечисления денежных средств, поэтому они от А до Я контролируются руководителем отдела продаж предприятия.
• Сервисные — не приносящие доход, а «съедающие» его. Представлены прямыми расходами: зарплатой сотрудникам, закупками сырья и логистикой. Из этих расходов складывается себестоимость продукта, поэтому РОП должен знать каждую статью этих расходов.
• Управленческие — предполагающие разработку целей, планов и стратегий. Обязанности руководителя отдела продажвключают все, что затрагивает развитие бизнеса, так как он должен знать планы собственника компании на ближайшее и отдаленное время.

Кадровые обязанности

Все зависит от кадров. Важнейшей обязанностью РОПа является наем новых менеджеров. Он проводит собеседования, отслеживает эффективность работы подчиненных, организует тренинги для команды, проверяет знание продукта и техник продаж.

Источник: shutterstock.com

Даже при наличии в компании HR-специалиста, знающего правила подбора хороших менеджеров по продажам, последнее слово все равно остается за руководителем. В любом случае, отвечать за выполнение плана продаж будет именно он, а не HR.

Еще одна важная обязанность РОПа — мотивация работников. Работа в продажах нередко приводит к выгоранию. Плохо, если руководитель считает это нормальным и уверен, что изменить ничего нельзя. Потому что в таком случае возникает большая текучка кадров, а компания не может воспитать ценных специалистов.

Необходимые навыки и качества руководителя отдела продаж

Зачастую необходимые РОПу базовые качества совпадают с таковыми для любого руководителя, но есть и ряд узкоспециальных навыков:

• Понимание, как правильно считать и работать с аналитикой, выделять главное. Руководителю отдела продаж нужно не только уметь привлечь деньги в компанию, но и отслеживать метрики: не затрачивается ли компанией пять рублей, чтобы заработать один. Нужно уметь в нужный момент изменить тактику и стратегию действий.
• Навык прогнозирования своих результатов на срок более года. РОПу нужно понимать, каков путь к стратегической цели и, учитывая имеющиеся ресурсы, выстраивать тактику действий.
• Стремление мотивировать, обучать и развивать команду. Руководитель должен понимать ценности и внутренние мотивы работы каждого сотрудника, уметь своевременно нанять и уволить сотрудников, так как это тоже сказывается на доходах компании. Если не будет вовремя нанят менеджер по продажам, компания потеряет прибыль, а если в нужный момент его не уволить — деньги компании уйдут на лишнюю зарплату и некачественную работу с клиентами.
• Умение решить ряд внешних и внутренних конфликтов, которые могут возникать между сотрудниками и клиентами. Какие-то руководители могут бояться конфликтов, но помогают в решении проблем, мешающих росту компании. Если из личной неприязни менеджер откажется помогать клиенту своего коллеги, компания потеряет деньги.
• Широкая осведомленность в своей сфере и рынке. Нанимать РОПа из сферы В2С в В2В-сегмент, то есть из продаж для потребителя в область продаж для бизнеса, и ожидать получения хорошего результата.
• Понимание, как правильно выстраивать стратегию продаж. Знание процессов привлечения клиентов и методик продаж на разных уровнях, от холодных обзвонов до звонков премиум-клиентам.
• Владение нужным инструментарием. Необходимы навыки работы с CRM-системами и техническими средствами, помогающими контролировать исполнение работы менеджерами.
• Обладание знаниями по маркетингу, продуктам и развитию бизнеса.
• Умение работать в команде, формировать ее, развивать и управлять.
• Обладание лидерскими качествами— РОП должен вести за собой людей, выступать в качестве примера для них.
• Навыки в построении общения. Встречи и переговоры являются существенной частью работы любого руководителя отдела продаж.
• Умение критически мыслить. РОП должен принимать важные для работы всей компании решения и обрабатывать большие массивы информации, поэтому ему необходимы навыки всестороннего анализа данных и принятия решения на основании этого.
• Делегирование. Менеджер по продажам достигает своего результата своими руками, а руководитель отдела продаж — через своих менеджеров. Он должен уметь делегировать им процессы и задачи, а также доверять им результат и ответственность за него.
• Способность ставить целии достигать их.
• Обладание эмпатией, которая нужна начальнику, чтобы гибко управлять командой и эффективно вести работу с клиентами.

Структура должностной инструкции руководителя отдела продаж

Должностная инструкция руководителя отдела продаж должна содержать все его основные обязанности относительно взаимодействия с подчиненными и руководителями, а также организации рабочих процессов.

Основные положения

Это стандартный раздел документа для любого предприятия. Но брать первый попавшийся образец из интернета все же не стоит, лучше продумайте, что должно быть в общей части, учитывая конкретную ситуацию в рассматриваемой фирме.

Источник: shutterstock.com

Можно назвать следующий примерный перечень положений:

• Определить подразделение, к которому относится руководитель, а также кому он подчиняется и кто подчиняется ему.
• Выяснить, соответствует ли деятельность ТК РФ и иным законодательным актам, а также отдельным локальным документам, таким как Устав компании.
• Выявить, кто будет выполнять руководящие функции, если РОП в отпуске, командировке, на больничном, то есть отсутствует на рабочем месте.
• Зафиксировать какие-либо иные положения, продиктованные сложившейся обстановкой.

Функции

Перечень должностных обязанностей руководителя отдела продаж может быть представлен следующими функциями:

• составить план продаж и при необходимости своевременно его корректировать;
• ставить задачи перед сотрудниками и ежедневно контролировать их выполнение;
• помогать сотрудникам решать конкретные ситуации, например, время от времени сопровождать их на встречах с наиболее важными клиентами;
• организовывать мероприятия, направленные на обучение менеджеров, и поддерживать их высокий уровень мотивации;
• контролировать поступление от клиентов денежных средств (взаимодействовать с бухгалтерией), а при необходимости принимать меры для своевременного получения оплаты.

Ответственность

На начальника отдела возлагается вся ответственность за:

• реализацию плана продаж сотрудниками отдела продаж;
• организацию работы отдела продаж на основании внутренних документов и распоряжений;
• степень соблюдения конфиденциальности информации, касающейся компании-работодателя и клиентов;
• материальные ценности, доверенные ему;
• соблюдение всех пунктов должностной инструкции и прочих внутренних уставных документов предприятия.

Права

Нельзя, чтобы руководитель отдела продаж был номинальный, так как он должен эффективно выполнять свою работу.

Помимо обязанностей должностная инструкция руководителя отдела продаж должна включать и некоторые права, такие как:

• внесение предложений и мер, направленных на совершенствование технологий продаж на предприятии;
• предложение и подбор сотрудников для своего отдела и обучение их для достижения оптимального результата;
• самостоятельная постановка задач перед подчиненными и отслеживание их выполнения.

Служебные связи

Начальник может запросить информацию по роду своей деятельности у других отделов фирмы, например, бухгалтерии или отдела маркетинга. Должностная инструкция обязательно должна содержать отдельно прописанные его полномочия в этом вопросе, а также механизм формирования запроса и получения ответа на него.

Идеальный руководитель отдела продаж представляет собой харизматичного профессионала с лидерскими качествами, отличающегося навыками системного мышления и настройки бизнес-процессов. Хорошо, если он имеет опыт в сфере линейного менеджмента, а также на собственном примере может продемонстрировать, как нужно продавать.