Ивент: виды, задачи, правила подготовки

Автор Максим Пушкарёв

На чтение 7 минут

• Понятие и задачи ивента
• Виды ивента
• Этапы организации ивента
• Оценка эффективности ивента

Понятие и задачи ивента

Заранее запланированное и организованное событие, проводимое с конкретной целью, называется ивентом (или эвентом). Корни данного термина уходят в латинский язык, в котором слово eventus означает исход или событие. В настоящее время сложно представить современный бизнес без ивентов, поскольку с их помощью можно достигать различных целей, среди которых самыми востребованными считаются привлечение новых клиентов, повышение узнаваемости компании и укрепление деловых связей.

В предпринимательстве ивент – это неотъемлемая часть стратегий маркетингового и коммуникационного характера. На этом событии происходит взаимодействие с целевой аудиторией, развиваются профессиональные сети и филиалы, а также укрепляется репутация компании. Если ивент организован правильно, то в результате существенно повышается лояльность клиентов, увеличиваются шансы на удачный запуск нового продукта и повышается конкурентоспособность компании.

Для бизнеса польза ивентов очевидна и заключается в:

• Укреплении деловых связей. Это объясняется тем, что на данном мероприятии происходит взаимодействие с коллегами, партнерами и клиентами, причем все это осуществляется в неформальной обстановке, благодаря чему формируются доверительные отношения. Такой подход открывает новые возможности для бизнеса и обеспечивает долгосрочное сотрудничество.
• Повышении узнаваемости бренда. Правильно организованный ивент способствует тому, что о компании узнает большое количество людей. Высокий уровень организации мероприятия обеспечивает не только комфортное времяпровождение для участников, но и оставляет у них хорошее впечатление о бренде. В результате лояльность клиентов растет, а в бизнес-кругах улучшается репутация компании.
• Привлечении новых клиентов и партнеров. Ивент – это эффективный инструмент по привлечению не только клиентов, но и партнеров. На этом мероприятии может происходить презентация новой линейки продуктов, демонстрация прорывных технологий или обмен знаниями, благодаря чему бизнес начинает выгодно выделяться на фоне остальных конкурентов и привлекать внимание целевой аудитории. Укрепление новых деловых контактов становится возможным за счет того, что на личных встречах задаются наиболее актуальные и животрепещущие вопросы.

Виды ивента

Существует несколько видов ивента, правильный выбор которых зависит от целей мероприятия, имиджа бренда, специфических особенностей продвигаемой продукции и характеристик целевой аудитории.

Знание нижеперечисленных вариантов поможет вам определиться с форматом организации ивента:

• Конференция. Как правило, данный вариант наиболее часто используется для официальных случаев. К примеру, для презентации новой инновационной технологии. Обстановка на мероприятии должна быть располагающей к обсуждению дальнейших планов и перспектив продвижения продукта.
• Семинар или мастер-класс. Этим вариантом чаще всего пользуются авторы обучающих курсов, бизнес-тренеры и коучи. В результате прямого контакта с целевой аудиторией в короткие сроки происходит установление доверительных отношений с дальнейшей демонстрацией своих навыков.
• Корпоративное мероприятие. Этот ивент проводится в закрытом формате, то есть на встрече могут присутствовать только собственник бизнеса, работники компании, ее партнеры, инвесторы и ключевые заказчики. В некоторых случаях возможно присутствие жен или мужей сотрудников. Допуск посторонних лиц на такое мероприятие исключен.
• Деловая встреча. Этот вариант ивента предназначен для тех лиц, которые наиболее заинтересованы в продвижении продукта. Характер мероприятия строго официальный, поскольку здесь решаются ключевые вопросы бизнеса, такие как привлечение инвестиций, поиск новых партнеров или рынков сбыта и так далее.
• Церемония. Многие компании по окончании работ над крупным проектом практикуют организацию крупного торжества с вручением наград особо отличившимся работникам. Такой формат мероприятия характерен для глянцевых изданий.
• Презентация. Цель данного ивента, являющегося важной частью пресейла, заключается в выгодном представлении нового продукта. Это может быть выход музыкального альбома, книги и так далее. Такие мероприятия не обходятся без участия представителей официальных средств массовой информации, эстрадных звезд и популярных блогеров, которые своими публикациями в сторис обеспечивают продажи новинок.
• VIP-мероприятие. Проведение встречи такого формата призвано подчеркнуть элитарный статус продукта или бренда. Приглашение на ивент в данном случае каждый гость получает лично в руки.



Эксклюзивные бренды зачастую вместе с конвертом с пригласительным билетом прикладывают приятный подарок. К примеру, компании по производству косметики вручают бьюти-блогерам презент в виде коробочки со своей продукцией.

Это своеобразный способ продвижения, поскольку распаковка подарка, как правило, происходит еще до начала официального мероприятия в сторис или на YouTube-канале.

• Виртуальное событие. Пандемия коронавируса, во время которой большинство мероприятий перешли из офлайн-формата в онлайн, дала старт таким ивентам. Наиболее востребованы они в фэшн-индустрии и IT-сфере.
• Выставка. Производители могут продемонстрировать новый продукт как в виртуальной реальности, так и в офлайн-формате. Партнеры компании и потенциальные покупатели на выставке могут увидеть визуальную концепцию бренда, апробировать новый продукт и узнать про все его преимущества.
• Промоакция. Мероприятия такого формата предназначены для потребителей, поэтому проводят их в торгово-развлекательных центрах и иных местах общего пользования с целью привлечение внимания аудитории.

Этапы организации ивента

Подготовка и организация любого ивента происходят в несколько этапов, перечисленных ниже:

• Постановка цели. В первую очередь необходимо четко понять, для чего нужен ивент. Может быть, вы хотите продемонстрировать новый продукт или увеличить показатели продаж за счет улучшения имиджа?
• Определение бюджета. От того, сколько средств вы готовы потратить на проведение мероприятия, будет зависеть его эффективность. Бюджет ивента состоит из таких статей расходов, как выбор места проведения (аренда заведения), затраты на оборудование, персонал, рекламу и так далее. Обязательно должна быть запланирована определенная сумма на форс-мажор.
• Выбор формата. Здесь все будет зависеть от целей компании и бюджета, выделенного на проведение мероприятия. Если требуется представить новый продукт, то достаточно провести презентацию. Для сплочения коллектива проводится неформальное корпоративное мероприятия. Если нужен пиар, то рок-концерт прекрасно справится с такой задачей.
• Составление плана и сметы. Для этого нужно продумать не только концепцию, но и программу ивента, которые должны учитывать цели и выделенный бюджет. В документе подробно описываются дата, время и место проведения мероприятия, его целевая аудитория, наличие приглашенных знаменитостей, вопросы логистики и продвижения. Каждая мелочь должна быть тщательно проанализирована: реклама, дизайн пригласительных билетов, сувениры, кейтеринг и тому подобное. Все это должно отражаться в смете, поскольку в противном случае вас ожидает кратное превышение бюджета.
• Распределение задач. У каждого члена команды должно быть понимание своей зоны ответственности и знание промежуточных сроков выполнения задач. Нужно внимательно подойти к выбору лиц, оказывающих подрядные услуги, – ведущего, фотографа, музыкантов. Персонал, встречающий гостей и помогающий в решении организационных вопросов, должен быть обучен соответствующим образом.
• Анонсирование мероприятия. На этот этап существенное влияние оказывают формат и масштаб события. При планировании небольшого корпоратива достаточно будет стандартной рассылки приглашения по почте или в любом мессенджере. Если же проводится большой концерт, то здесь необходимо задействовать максимальное количество каналов оповещения – листовки, флаеры, уличные афиши, анонсы в социальных сетях и на сайте организации, СМИ, большие рассылки по электронной почте и так далее. Оповещать аудиторию следует не один раз, а поэтапно, подогревая интерес к мероприятию. По мере приближения даты события рекомендуется еще раз напомнить о нем с помощью автоматических рассылок по e-mail.
• Проведение итоговой проверки. За сутки на начала мероприятия необходимо взять на контроль все моменты организационного характера и удостовериться в том, что все полностью готово к приему гостей.
• Запуск ивента. Когда мероприятия начнется, необходимо держать под контролем весь процесс и по мере необходимости контролировать его. Нужно производить фото и видеофиксацию всего происходящего, а также запускать прямые трансляции ивента. Впоследствии данный контент будет использоваться в социальных сетях, на сайте компании и в отчетах по мероприятию.
• Создание второй информационной волны. Здесь имеется в виду рассказ о прошедшем мероприятии в социальных сетях и на сайте организации, а также подготовка пост-релизов для средств массовой информации.

Оценка эффективности ивента

Оценка эффективности ивента важна не менее самого мероприятия. Ниже приведены основные показатели, в соответствии с которыми проводится анализ:

1. Количество регистраций. Успех ивент-мероприятия можно оценить по такому показателю, как общее количество регистраций. Эти данные отслеживаются на протяжении определенных периодов времени для того, чтобы было понимание, каким месяцам соответствовал максимальный спрос. Если разделить регистрацию по типам билетов, то можно узнать наиболее популярные.
2. Выручка. Если ивент был платным, то показатель выручки необходимо изучить отдельно. Кроме чистой прибыли, по нему можно узнать и другую, не менее важную информацию. Например, тип билетов, проданных за максимально короткое время, демографические данные наиболее активных участников, время пиковых продаж и так далее.
3. Удовлетворенность участников. Независимо от конкретных задач, общая цель всех мероприятий такого рода заключается в том, чтобы все посетители были удовлетворены. Конечно, большое значение имеет то, что конкретно вкладывать в понятие удовлетворенность. Может быть, целью конференции значилось простое развлечение посетителей? Или же они должны были получить максимальное количество информации о вашем товаре? Важно убедиться в правильности показателя определенности, измерить который можно с помощью опроса.
4. Вовлеченность участников. С помощью вовлеченности можно понять ценность прошедшего мероприятия для посетителей. Целью любого ивента является укрепление отношений между компанией и клиентами, как существующими, так и потенциальными. Отслеживание уровня их вовлеченности в различные этапы мероприятия помогает в оценке выстраивания новых отношений.
5. Упоминания в соцсетях. Благодаря проведению ивент-мероприятий у организаторов и посетителей появляется возможность создания уникального контента, который впоследствии размещается в социальных сетях и на сайте. Чем больше количество упоминаний, тем больше будет показатель охвата аудитории.
6. Количество регистраций на события внутри мероприятия. Это важный показатель для тех ивентов, продолжительность которых выходит за рамки одного дня. Как правило, здесь происходит регистрация на каждое событие, семинар или конференцию. Зная, сколько человек зарегистрировалось на тот или семинар, можно получить общую картину демографии участников и понять, какие события пользовались наибольшей популярностью.
7. Соотношение затрат и доходов. Благодаря сопоставлению расходов и прибыли можно судить о количестве и качестве ресурсов, которые потребовались для достижения конкретно поставленной цели.

Ивент – это важный инструмент, который необходим для развития бизнеса. Он предоставляет широкий спектр возможностей по взаимодействию с целевой аудиторией, укреплению партнерских связей и продвижению бизнеса.