Бюджет проекта: составляющие, этапы разработки
- Что собой представляет бюджет проекта
- Структура бюджета проекта
- Виды проектного бюджета
- Этапы разработки бюджета проекта
- Возможные проблемы при составлении бюджета проекта
Что собой представляет бюджет проекта
Бюджет проекта — это расходы компании на проведение мероприятий, приобретение сырья, которые нужны для запуска, ведения и завершения проекта. В процессе работы над инициативой бюджет служит ориентиром для всех заинтересованных сторон.
Документ необходим для контроля над финансовыми средствами. Он позволяет убедиться, что деньги расходуются по целевому назначению.
Прежде чем приступить к работе над проектом, следует разработать бюджет. Финансовый документ имеет многогранную структуру. В нем прописаны расходы для каждого этапа планируемого проекта, что дает возможность контролировать их в процессе реализации идеи. Бюджет проекта обеспечивает связь между участниками процесса — сотрудниками, заказчиками, инвесторами.
Источник: shutterstock.com
В ходе выполнения работ отслеживаются реальные затраты. Результаты анализа доводятся до сведения каждой из сторон. Изменения в проекте влекут за собой корректировку бюджета. Документ помогает проанализировать текущее состояние дел в ходе реализации идеи. В нем отражаются израсходованные денежные суммы.
Бюджет создает условия для финансирования, делает информацию доступной для всех участников проекта. Потенциальные инвесторы четко понимают, на что направляются их средства, а команда получает возможность не только отследить процесс, но и сконцентрировать внимание на поставленных целях, спрогнозировать предстоящие издержки.
Структура бюджета проекта
Что следует предусмотреть:
Расходы
Чтобы определить уровень расходов, необходимо оценить объем требований к проекту. Разберем ситуацию на следующем примере: в студию разработки поступила заявка на создание интернет-магазина. Менеджер проекта совместно с заказчиком составляет документ, отражающий весь спектр функций, которые должны быть в магазине.
Может быть несколько вариантов. Например, использование аналитической системы 1C CRM или автоматическая отгрузка товара со склада. На основании полученных данных разработчики определяют, сколько времени потребуется для реализации той или иной функции.
Следующая стадия — подсчет расходов и составление бюджета. В нем должны быть учтены следующие затраты: услуги разработчиков, юриста, бухгалтера, все виды налогов, оплата руководителя проекта — тимлида, офисные и незапланированные расходы.
Для осуществления проекта могут потребоваться услуги сторонних специалистов. Следует принять во внимание затраты на покупку оборудования, аренду помещения. В процессе составления бюджета с учетом всех расходов необходима всесторонняя оценка проекта.
Риски
Это события, которые требуют дополнительных издержек. Обстоятельства могут быть разные. Допустим, разработчик в середине проекта решил уволиться. Специалист, способный его заменить, запросил за эту работу более крупную сумму.
Возможные риски следует оценить еще на стадии разработки бюджета и выделить в отдельную статью или сразу учесть при планировании расходов.
Примером может служить следующая ситуация. Предположим, что для реализации проекта выбор пал на компанию, готовую предложить серверные мощности по ценам ниже, чем те, которые диктует рынок. Проведя мониторинг цен других компаний, можно составить бюджет с учетом этих предложений. Если возникнет форс-мажор, например, смена подрядчика, расходы не выйдут за границы бюджета.
Источник: shutterstock.com
Финансовый документ — бюджет — разрабатывается с учетом возможных рисков, возникающих в ходе выполнения проекта. В зависимости от степени риска для каждой статьи расхода предусматривают определенный процент денежных средств, которые предназначены для покрытия убытков. Чем выше вероятность того, что могут произойти потери, тем выше процент.
Например, если при выполнении проекта есть риск замены оборудования, то следует предусмотреть средства на его замену в полном объеме — 100 % стоимости нового оснащения. Часть бюджета, предназначенная для покрытия непредвиденных расходов, называется буфером.
Маржинальность
Это метрика, которая отражает долю маржи от выручки с учетом всех издержек. Такие статьи расходов, как зарплата, рассчитываются с учетом маржинальности. При расчете стоимости единицы рабочего времени сотрудника, который участвует в проекте, учитывают маржинальность.
При составлении бюджета менеджер делает расчет стоимости часа для участников команды и отдельно, внешнюю стоимость, — для заказчика. Разница между этими показателями и есть маржинальность. Каждая компания закладывает свой процент маржинальности. Это может быть как 30 %, так и 50 %.
Источник: shutterstock.com
При возникновении дополнительных расходов оплату последних делают из финансового буфера, который закладывают на начальной стадии расчетов. Если при оценке рисков был заложен недостаточный ресурс, он быстро истощится и приведет к бюджетному дефициту. В результате менеджер будет вынужден снижать уровень маржинальности. В противном случае есть риск выйти за границы принятого бюджета проекта.
Скидка для заказчика
Часто заказчик в процессе переговоров просит сделать скидку. Это нормально. Как правило, менеджеры закладывают в бюджет порядка 5—10 % именно на эти расходы, что повышает шансы на заключение сделки и сохранение маржинальности.
Виды проектного бюджета
В зависимости от возможности изменить доходную или расходную часть утвержденного бюджета, его подразделяют на три вида — фиксированный, гибкий и комбинированный.
Фиксированный бюджет
Не подлежит корректированию после утверждения. Как правило, это бюджеты государственных учреждений. Они характеризуются следующими особенностями:
- на каждый проект выделена фиксированная сумма;
- запрет переноса денежных средств с одной расходной статьи на другую. В противном случае нарушителям грозит уголовная ответственность. К примеру, выплату зарплаты нельзя проводить за счет средств, выделенных на покрытие налогов и сборов.
Гибкий бюджет
Можно действовать в зависимости от ситуации на рынке, проводить необходимые корректировки расходов.
Комбинированный бюджет
Это вариант, который объединяет детали как фиксированного, так и гибкого бюджета проекта. При необходимости не подлежащую корректировке общую сумму можно распределять между внутренними статьями расхода.
В методе управления проектами PRINCE2 приведено описание процедур, которые координируют деятельность компании не только в рамках предприятия, но и в случае отклонений от начальных планов. В бюджете изменений — отдельном документе — заложены средства, которые предназначены для непредвиденных расходов, рисков, в значительной степени влияющих на ход проекта.
Этапы разработки бюджета проекта
Бюджет формируют в два этапа — верхнеуровневое планирование затрат и детальное, если проект прошел процедуру инициации, и было принято решение о его реализации.
Так, например, фирма по разработке программного обеспечения получила запрос на осуществление работ. В ходе предварительного обсуждения менеджер проекта выясняет у заказчика основные требования, сроки, проводит ориентировочную оценку бюджета. Если разногласий нет, специалист готовит документацию, в которой отражены все детали проекта.
Для этой цели потребуется дополнительная информация, поиск, которой включает несколько этапов:
Этап 1. Определить круг заинтересованных лиц
Это персонал заказчика, который имеет к проекту непосредственное отношение. Допустим, что в компании возникла необходимость автоматизации документооборота. К заинтересованным лицам в этом случае причисляются работники канцелярии и руководители отделов. Интервью с представителями заказчика поможет получить необходимую информацию.
Источник: shutterstock.com
Этап 2. Собрать в полном объеме требования к проекту
При сборе требований учитывают мнение всех заинтересованных лиц. Так, например, при создании сайта под требованиями понимают функции, которым должен соответствовать проект.
Этап 3. Оценить ресурсы
Задача менеджера на этом этапе состоит в оценке ресурсов, необходимых для составления бюджета и реализации проекта. В перечень должны быть внесены серверные мощности, вся необходимая документация на программное обеспечение, оборудование, специалисты для разработки компьютерных программ.
Этап 4. Исследовать рынок
Процесс поиска ресурсов для выполнения проекта включает анализ рынка и определение средней цены. Затем для выполнения намеченных работ находят подрядчика. При составлении договора учитывают не только стоимость услуг, но и репутацию фирмы. Для принятия решения по уровню заработной платы руководитель проекта обращается к специалистам кадровой службы.
Этап 5. Оценить сроки работы
Координатор проекта проводит беседу с каждым из членов проекта, которые участвуют в его реализации. Сотрудники оценивают промежуток времени, который потребуется для выполнения конкретной работы. Например, программист сможет подключить и настроить CRM-систему за 5 часов. Еще 10 часов ему потребуется на сопряжение с API. Продолжительность проекта определяется путем суммирования времени, которое необходимо для выполнения отдельных этапов.
Источник: shutterstock.com
Менеджер проекта переводит общее количество часов в дни. Как правило, при расчетах за основу принимают 6-часовой рабочий день. Дело в том, что при 8-часовом рабочем дне необходимо включать в расчеты время на перерыв.
Рассмотрим пример: при создании интернет-магазина на воплощение всех функций требуется 48 часов. Это 8 рабочих дней — срок выполнения заказа. Часто исполнители допускают ошибки в первоначальных оценках своих возможностей. Чтобы снизить риск до минимума, следует получить консультацию у менеджера.
Этап 6. Определить и оценить риски
Определение и оценка рисков нужна для закладки буфера, который включает непредвиденные расходы. Например, в период работы над проектом был принят закон, который требует проведение аттестации рабочих мест.
На оплату услуг можно взять средства из буфера. Менеджер проводит корректировку бюджета, определяет итоговую стоимость проекта, которая должна оставаться неизменной. В противном случае, можно потерять заказчика или получить негативный отзыв о проекте.
Возможные проблемы при составлении бюджета проекта
При составлении бюджета проекта может возникнуть ряд проблем:
- Пренебрежение финансовой классификацией: в бюджет проекта должны быть включены все расходы, прежде всего те, которые принимает в расчет инвестор.
- Отсутствие уровня прибыльности: при передаче заказчику коммерческого проекта должна быть указана его эффективность.
- Предварительный бюджет дляисполнения проекта согласован до завершения мероприятий и выступает в роли ограничителя для проекта, не позволяя привлекать дополнительные активы, увеличивать объем работ.
- Предварительные счета могут не отвечать конечным требованиям проекта. Это ограничивает возможности в части регулирования расходов.
Недостаточно полагаться только на системы управления бюджетированием. Необходимо понимать, каким образом осуществляется учет и распределение средств, выделенных на проект, по отдельным статьям затрат, анализировать рынок, определять уровень прибыли, удерживать цены подрядчиков в заданных рамках на протяжении всего срока исполнения проекта.
Чтобы избежать дополнительных затрат, корректировки документов, разного рода издержек, пени, следует знать действующие налоговые режимы, периоды отчетности.