Аутсорсинг: что это, сколько стоит, преимущства и недостатки

Автор Максим Пушкарёв

На чтение 6 минут

• Что такое аутсорсинг
• Когда уместен переход на аутсорсинг
• Пошаговый переход на аутсорсинг
• Сколько стоит аутсорсинг
• Преимущества и недостатки аутсорсинга

Что такое аутсорсинг

Процесс аутсорсинга подразумевает делегирование выполнения некоторых функций или операций внештатным сотрудникам. Например, небольшому предприятию невыгодно держать в своём штате бухгалтера, поэтому оно нанимает такого работника на временной основе в те периоды, когда требуется составить отчётность. Аутосорсинг – это, простыми словами, передача части бизнес-процессов компании сторонним подрядчикам. Такой подход позволяет экономить бюджет предприятия, так как фирме не приходится тратить финансовые средства на официальное оформление персонала и внесение страховых взносов за него. Кроме того, организации не нужно заниматься подбором сотрудников и обучать их. Ответственность за качество оказанной услуги лежит на подрядчике.

Аутсорсинг в России чаще всего используются в следующих сферах:

• IT-аутсорсинг. Сюда относится разработка необходимого программного обеспечения, создание приложений и оформление сайта, оптимизация IT-инфраструктуры компании и многое другое.
• Бухгалтерский аутсорсинг. Актуален при необходимости составления бухгалтерской отчётности и командировочных документов, а также при обработке первичных документов.
• Аутсорсинг кадрового делопроизводства. Оформление приёма сотрудников на работу и их увольнение, ведение и учёт трудовых книжек, документальное оформление командировок или отпусков, подготовка документов для персонала, например, справок о доходах.
• Аутсорсинг функций администратора. Подразумевает контроль над работой курьерской службы и отдела связи с клиентами, организацию функционирования ресепшена, проведение закупок и маркетинговых кампаний и т. д.
• Аутсорсинг производственных процессов. Наем подрядчика для выполнения каких-либо этапов производства или контроля за ними.
• Складской аутсорсинг. Наем стороннего сотрудника для выполнения работы по хранению и выдаче товара.

Это далеко не полный список видов аутсорсинга, который практикуется компаниями. Предприятие может делегировать внешнему подрядчику практически любые задачи и функции. Но всё же наиболее часто такой подход используется при выполнении важных, но не ключевых процессов, которые не требуют постоянного участия.

Когда уместен переход на аутсорсинг

Договор на аутсорсинг имеет смысл заключать в следующих ситуациях:

• Если ваше предприятие относится к малому бизнесу, то создавать специализированные отделы или нанимать постоянных сотрудников дороже, чем временных квалифицированных подрядчиков. Кроме того, некоторые функции предприятия не требуют постоянного работника. Разовые задачи проще заказать у внешнего специалиста, воспользовавшись аутсорсингом.
• На крупных предприятиях наличие большого количества непрофильных отделов или филиалов негативным образом отражается на отчётности, поэтому для выполнения ряда работ проще заключить договор с внешним подрядчиком.
• Бюджет компании ограничен, а потому нет смысла тратить деньги на непрофильные функции. В том случае, если вы не готовы платить сотрудникам достойную зарплату на постоянной основе, имеет смысл воспользоваться системой аутсорсинга для выполнения разовых задач.
• Предприятие нуждается в сокращении штата или хочет уменьшить зарплатный фонд.
• Предприятию нужно достичь конкретного уровня средней заработной платы. Особенно это актуально для муниципальных или государственных организаций. Чтобы достичь результата, нужно перевести сотрудников с низкооплачиваемыми функциями на аутсорсинг труда. Это позволит повысить показатели средней заработной платы учреждения.

Пошаговый переход на аутсорсинг

Если вас привлекает сама идея аутсорсинга и его использования в организации деятельности компании, то воспользуйтесь следующими рекомендациями.

Шаг 1. Анализируем деятельность

Оценив достоинства аутсорсинга, не торопитесь подписывать договора по разным направлениям. Сначала нужно понять, что будет рентабельнее: иметь для выполнения необходимых функций штатного работника или нанять сотрудника со стороны. Для этого проанализируйте следующие показатели:

• Узнайте, сколько расходуется финансовых средств на содержание отдела или зарплату конкретному сотруднику, которого вы хотите заменить внешним подрядчиком.
• Выясните стоимость аутсорсинга для выполнения необходимой работы.
• Проведите сравнение полученных результатов и сделайте выводы.

Шаг 2. Подбираем аутсорсера

Вам нужно подыскивать грамотных и компетентных специалистов, исходя из того, какой аутсорсинг вам нужен. От ответственного подхода к этому процессу зависит будущий успех. Определитесь с тем, какие требования вы предъявляете к внешним подрядчикам, и изучите предложения, существующие на рынке. Выделите несколько вариантов, которые соответствуют вашим потребностям. Изучите отзывы об этих компаниях аутсорсинга и убедитесь в наличии у них лицензии. Затем свяжитесь с организацией и уточните условия сотрудничества.

Шаг 3. Внимательно изучаем договор

Независимо от того, собираетесь вы проводить аутсорсинг бухгалтерских услуг, аутсорсинг кадров или юридический аутсорсинг, необходимо в точности прописать в договоре с подрядчиком все детали будущего сотрудничества. В документе обязательно должны быть обозначены:

• Предмет соглашения.
• Количество сторонних работников, их образование и опыт в заданной сфере.
• Объём реализуемых работ.
• Оплата за выполненную работу и способы её передачи подрядчику.
• Сроки действия договора и порядок приёмки выполненной работы.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено регулирование аутсорсинга сотрудников, поэтому важно прописать в договоре все нюансы и варианты действий в спорных ситуациях.

Шаг 4. Подписываем контракт

При заключении договора и его подписании должен присутствовать юрист. В соглашении обязательно должны быть прописаны условия соблюдения конфиденциальности, а также обстоятельства расторжения сделки в случае необходимости.

Шаг 5. Переходим на новый формат

После заключения договора аутсорсинга управление обозначенными в соглашении рабочими процессами переходит к подрядчику. Вам необходимо передать ему достоверную информацию о текущем состоянии дел.

Шаг 6. Организовываем систему контроля за подрядчиком

При переводе части персонала на аутсорсинг необходимо договориться с подрядчиком, в каком виде и с какой периодичностью он будет передавать вам отчётность по выполнению рабочих функций. Это обеспечит правильное выполнение задачи и позволит скорректировать работу в случае необходимости.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость аутсорсинга зависит от региона и типа услуг, которые будет предоставлять внешний подрядчик. Выделяют три вида оплаты труда сторонних сотрудников.

За выполненный объем работ

В этом случае необходимый объём работ указывается в соглашении, а оплата труда производится по факту выполнения всех пунктов. Вот пример прейскуранта компании, предоставляющей аутсорсинг бухгалтерских услуг более чем в 80 городах РФ. В графе «город» выбираем «Санкт-Петербург» и видим:

Если говорить об IT-аутсорсинге, то обычно оплачивается либо каждое обслуживаемое устройство, либо компания предлагает конкретную абонентскую плату за работу с определённым количеством аппаратов. В областях центральной России в месяц за обслуживание сервера берут 2000-8000 рублей, обычной рабочей станции (компьютер + монитор) – 600 – 1500 рублей, принтера – 400-700 рублей.

Разница в ценах базируется на разном количестве выездов к заказчику, работе с разными устройствами, имеющими свою специфику и т. д. Годовая стоимость аутсорсинга IT-отдела в компании с 30-50 рабочими станциями, сервером и десятком периферийных устройств обойдется примерно в 500 – 800 тысяч рублей. Проектирование сетевой инфраструктуры начинается от 6000 рублей за проект.

Вариант с почасовой оплатой

Такой подход часто используется для аутсорсинга персонала. Вот примерные расценки одной из компаний, предоставляющей работников для организаций различного направления в центральных и северо-западных регионах РФ (за исключением Москвы и Санкт-Петербурга – там расценки существенно выше):

Оплата времени, затраченного на выполнение работы

Такой вариант актуален для тех случаев, когда невозможно заранее сказать, какие сроки потребуются на выполнение задачи. Часто можно встретить юридический аутсорсинг с таким способом оплаты. Например, представительство компании в арбитражном суде в Москве обойдётся предприятию от 600 рублей в час. При этом время оказания услуги будет считаться исходя из того, сколько времени у юриста заняла подготовка к судебному процессу и изучение материалов дела, а также то, сколько заседаний и какой длительности он посетил.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

• Возможность не тратить время и силы на выполнение и контролирование нецелевых задач.
• Выполнение работы квалифицированными сотрудниками.
• Гарантии соблюдения сроков и соответствия полученного результата заявленным требованиям.
• Экономия зарплатного фонда.
• Уменьшение налоговых и страховых выплат.

• Аутсорсер работает исключительно в рамках заключённого соглашения. У вас не получится попросить такого сотрудника выполнить дополнительные функции, например, если его коллега находится на больничном.
• Придётся вводить стороннего человека в курс дела и рассказывать об особенностях работы предприятия.
• Вы не можете реально оценить квалификацию внешнего подрядчика, а делаете вывод о его компетентности лишь на основе предоставленных документов.
• Вырастает вероятность простоев в работе. Сторонний специалист не всегда может подъехать на предприятие сразу после вызова. Например, если сломается какая-либо техника, а за её ремонт отвечает внешний подрядчик, то вся производственная линия будет простаивать некоторое время.

Теперь вы знаете, что такое аутсорсинг и для чего он нужен. Перед тем как принять решение о привлечении стороннего специалиста для выполнения какой-либо работы, проанализируйте ситуацию на вашем предприятии и прочитайте все плюсы и минусы такого варианта.