Система обучения персонала: задачи, методики, этапы построения

В данной статье мы расскажем:

• Задачи системы обучения персонала
• Эффективные методики в рамках системы обучения персонала
• Этапы построения системы обучения персонала
• Оценка эффективности системы обучения персонала
• Часто задаваемые вопросы о системе обучения персонала

О чем речь? Система обучения персонала представляет собой грамотно выстроенную схему взаимодействия сотрудников компании и HR-отдела с целью улучшения навыков и повышения квалификации.

Как создать? При разработке и внедрении системы обучения персонала необходимо учитывать задачи компании и интересы, возможности сотрудников. Нужно предложить им удобные формы и методики обучения, создать собственную электронную библиотеку знаний, периодически оценивать эффективность предпринимаемых усилий.

Задачи системы обучения персонала

Каждая организация должна разработать собственную систему обучения и развития персонала. Далее представлен список из трех основных причин, почему это нужно сделать.

• Повышение качества выполнения рабочих задач сотрудниками

Регулярное использование системы обучения персонала в организации положительно влияет на уровень профессионализма сотрудников. Это приносит бизнесу больший доход. К примеру, представим менеджера, который прошел обучение по работе с возражениями клиентов. Это означает, что в будущем он сможет закрывать больше сделок и тем самым увеличит прибыль компании.

• Удержание людей в команде

Бесплатное обучение — один из способов мотивации, призывающий сотрудников продолжать работать. Как правило, в командах с работниками от 18 до 35 лет люди чаще стремятся развиваться и расти профессионально, поэтому система профессионального обучения персонала за счет бизнеса — одна из основных причин верности сотрудников компании.

Однако не каждому важно саморазвитие. Бывает, сотрудникам важна лишь стабильность и достойная оплата труда, обучение для них не является мотивацией остаться в команде.

Источник: fizkes / shutterstock.com

Приведем пример. Оксана работает консультантом в магазине одежды. Она здесь всего лишь подрабатывает и в дальнейшем не планирует оставаться в сфере продаж. В работе для нее важнее всего, чтобы вовремя приходила зарплата и при необходимости предоставлялись отпуска и больничные. Если владелец магазина введет обучение по продажам, скорее всего, это не сработает как дополнительная мотивация не уходить с работы, потому что у сотрудника другие приоритеты.

Молодой разработчик Артем устроился в ИТ-компанию. У него уже есть опыт работы, но в будущем он планирует идти по карьерной лестнице дальше и больше зарабатывать. Ему важно постоянно развиваться для достижения целей. В компании помогают с обучением: предоставляют бесплатный доступ к курсам, необходимой литературе, приглашают экспертов рынка. Артему это помогает расти. Ему нравится, что руководство поддерживает его развитие, поэтому удержать его проще, поскольку организация удовлетворяет его потребности.

• Привлечение новых кадров

По данным сайта hh.ru, 71 % соискателей считает важным, чтобы в компании проводилось корпоративное обучение. Если бизнес вкладывает средства в развитие команды, можно написать об этом в объявлении и таким образом привлечь больше специалистов.

У корпоративного обучения есть и другие достоинства. В некоторых случаях оно помогает сплотить коллектив.

Эффективные методики в рамках системы обучения персонала

Существует несколько различных методик развития персонала: директивная, интерактивная и личностная.

Директивные методы

Данный тип методов в системе обучения и мотивации персонала основан на взаимодействии обучающегося и наставника. Процесс учебы происходит на очной основе. К директивным методам относят:

• Лекции. Этот метод можно использовать для обучения большого количества людей сразу, но обратной связи от них к преподавателю почти не поступает, значит, передача знаний является односторонней.
• Семинары. Это практические занятия, включающие такие элементы, как деловые игры, мозговые штурмы и разбор конкретных ситуаций.
• Наставничество — традиционный способ передачи знаний от опытных сотрудников сферы новичкам.
• Инструктаж. Как и наставничество, это метод обучения, производимый прямо на рабочем месте. Инструктор знакомит нового сотрудника с его обязанностями.
• Тренинг. Чаще всего используется для развития навыков, к примеру ведение переговоров, повышение эффективности продаж, управление временем.
• Секондмент — стажировки, проводимые в других отделах или компаниях, которые помогают за короткий срок приобрести новый опыт.

Интерактивные методы

Такие методы подразумевают активное участие сотрудников в процессе обучения. В последние годы большую роль стали играть современные технологии. При помощи интернета сегодня можно использовать:

• дистанционную форму обучения;
• онлайн-конференции и вебинары;
• видеоуроки.

Источник: Sutthiphong Chandaeng/ shutterstock.com

Такие методы часто даже не требуют участия преподавателя. Они позволяют сотрудникам обучаться в удобное для них время и в любом месте. Занятия в формате видеороликов значительно упрощают восприятие новой информации.

Личностные методы

Они основаны на самообучении сотрудников. В этом случае первостепенное значение имеет мотивация сотрудника. Самообучение должно обязательно проходить под руководством HR-специалистов. Желание учиться может возникнуть благодаря участию в круглых столах, регулярным встречам для обмена опытом в команде и подобным мероприятиям.

Очень важно, чтобы сотрудники сами осознавали все преимущества самообучения. На самом деле ротация также является самообучением.

Этапы построения системы обучения персонала

Грамотно созданное обучение повышает вовлеченность сотрудников, снижает уровень текучести кадров и в конечном итоге положительно влияет на производительность и доходы компании.

Согласно исследованию American Society for Training and Development заработок организаций, которые регулярно проводят комплексное корпоративное обучение, на 24 % выше, чем у тех, кто повышает квалификацию своих сотрудников изредка или не повышает вовсе. Финансовая отдача от работников таких компаний на 218 % выше.

Кроме того, корпоративное обучение повышает привлекательность компании для потенциальных работников. По данным PricewaterhouseCoopers, 35 % представителей поколения миллениалов предпочли бы работать в организации, которая инвестирует в развитие своих сотрудников.

Каковы этапы разработки и внедрения системы обучения персонала?

Этап 1. Поставьте цель обучения

По мнению Майкла Хэнсена, консультанта по обучению руководителей компаний из списка Fortune 500, первое, что нужно определить при создании системы обучения персонала, — причина необходимости ее внедрения и цели, которых вы хотите с ее помощью достичь.

Основная цель может быть четкой, к примеру научить сотрудников пользоваться новой версией программного обеспечения, или более неопределенной, например создать некую систему, которая сделает из рядовых сотрудников полноценных лидеров.

Как только цели четко определены, можно создавать соответствующие программы и анализировать первые результаты. Убедитесь, что учредители и совет директоров разделяют поставленные цели и что они соответствуют стратегии роста компании. Затем разработайте план реализации задуманного.

Важно учитывать, какие именно задачи обычно решают сотрудники.

• Консультант РШУ определяет проблемы и совместно с опытными бизнес-тренерами разрабатывает программу курсов. При необходимости формируются новые системы обучения персонала.
• В итоге компания получит для себя профессиональную, сплоченную команду, каждый член которой замотивирован на достижение общей цели.

Этап 2. Сделайте сотрудников вашими союзниками

Прежде чем планировать программу корпоративного обучения, обсудите это с сотрудниками. Сообщите им, что вы намерены внедрить систему обучения, и поделитесь своими идеями о том, как она должна выглядеть. Попросите их рассказать о своих потребностях и составьте программу с учетом их желаний. Такой подход имеет ряд преимуществ:

• Работники поймут, что вы учитываете их мнение. Это положительно повлияет на лояльность персонала.
• Обратная связь способна помочь в планировании программ обучения.
• У вас могут появиться сторонники, которые будут добровольно помогать организации.

Не думайте, что вы точно знаете, что нужно вашим сотрудникам, гораздо проще напрямую спросить.

Этап 3. Произведите оценку потребностей и имеющихся ресурсов

Ориентируясь на долгосрочные цели, оцените уровень квалификации своих сотрудников. Это поможет вам выявить пробелы в знаниях, которые мешают работе сейчас или, возможно, станут помехой в будущем.

Используйте эти данные для составления плана обучения. Для сбора информации можно использовать опросы, анкетирование, интервью и наблюдение за сотрудниками в рабочее время.

Сформируйте список тех ресурсов, которые у вас есть для внедрения системы обучения персонала:

• Учебные материалы, которые использовались ранее и все еще не утратили свою актуальность: презентации, методические указания или литература.
• Специалисты, обладающие необходимыми компетенциями для создания уникального обучающего контента: тренеры, методисты или видеомонтажеры.
• Необходимое оборудование.
• Бюджет на привлечение сторонних экспертов или оплата готовых курсов по определенным темам.
• Помещения для очного обучения, дистанционные платформы и программное обеспечение для онлайн-обучения.

Источник: Prae_Studio/ shutterstock.com

Заранее изучите задачи, которые могут быть решены компанией при помощи уже существующих коммерческих курсов. В первую очередь стоит обратить свое внимание на бесплатные материалы, свободно распространяемые авторами. Таким образом, получится немного сэкономить при построении системы обучения персонала, получив всю необходимую информацию.

Оцените время, которое сотрудники могут посвятить обучению. Если у вас в компании есть сотрудники из других регионов, учитывайте разницу во времени. Важно разработать систему таким образом, чтобы кульминация обучающего курса не совпала с самыми нагруженными периодами работы.

Этап 4. Начните с разработки собственной библиотеки

За последние годы образовательные платформы достигли пика своего развития. Даже тем компаниям, у которых нет ресурсов для создания полноценной системы обучения, стоит создать собственную библиотеку, предоставляющую работникам всю необходимую информацию.

Читайте также: Позиционирование компании: что вас отличает от конкурентов

Руководители должны постепенно разрабатывать электронную библиотеку для своей компании, вовлекая в этот процесс самих сотрудников. Вы можете попросить работников поделиться теми ресурсами, которые они используют для саморазвития.

Этап 5. Попросите сотрудников выбрать курсы по своему желанию

HR-эксперт Элим ИмХофф рекомендует выделять бюджет на обучающие мероприятия и предоставлять сотрудникам возможность выбирать курсы самостоятельно, используя варианты, предоставленные им руководством.

Дайте сотрудникам возможность самим выбирать курсы и выделите им бюджет на обучение и развитие. Обеспечьте им свободу выбора того, как именно они хотят учиться.

Этап 6. Подберите или создайте систему обучения персонала предприятия

После того как вы определили потребности работников и оценили имеющиеся ресурсы, необходимо определиться с конкретной учебной программой. Есть несколько вариантов:

• Создать собственные курсы — назначить ответственного и нанять методиста или тренера для разработки учебной программы для ваших сотрудников.
• Нанять компанию, специализирующуюся на создании корпоративных образовательных программ. Организация разработает необходимое количество курсов в соответствии с условиями договора, самостоятельно наймет специализированных тренеров, если это необходимо, и возьмет на себя ответственность за проведение обучения.
• Приобрести определенные курсы по необходимым темам.
• Совместить способы: поручить компании разработку системы обучения, дополнить ее курсами собственной разработки и при необходимости приобрести также готовые материалы.

Проводите обучение в разных форматах. Этот процесс не должен быть однообразным. Сочетайте различные формы обучающего контента, такие как лекции, видеокурсы, подкасты, микрообучение и вовлекающие приемы, например геймификацию — обучение в виде игры, от которой сотрудники будут получать удовольствие.

Оценка эффективности системы обучения персонала

Для того чтобы оценить эффективность обучения, необходимо правильно определить его цели. К примеру, оно может быть направлено на приобретение профессиональных навыков, выполнение требований государственных органов или повышение производительности труда.

Источник: NikOStudio/ shutterstock.com

По окончании обучения необходимо провести итоговую оценку, чтобы выяснить, чему научились сотрудники, как они применили новый опыт в своей работе, и какое влияние оно оказало на их производительность.

Для расчета окупаемости инвестиций, вложенных компанией в обучение сотрудников, можно использовать показатель ROI. Это поможет ответить на следующие вопросы: «Каково влияние обучения на развитие бизнеса?» и «Увеличился ли доход после обучения?».

Формула выглядит следующим образом:

ROI (%) = Прибыль – Объем инвестиций / Объем инвестиций х 100.

Важно обратить внимание на то, что ROI следует рассчитывать по прошествии определенного времени после тренинга. Желательно делать это минимум через год. Однако до этого стоит понаблюдать за вовлеченностью сотрудников, их удовлетворенностью и ростом продуктивности.

Эффективность обучения можно оценить с помощью методов Блума, Киркпатрика или Филипса. Они позволяют произвести оценку управления по целям.

Часто задаваемые вопросы о системе обучения персонала

Что собой представляет методика микрообучения персонала?

Обычно корпоративные курсы в онлайн-формате длятся 30–60 минут. Считалось, что это позволяет усваивать большие объемы информации за один раз. Однако исследования показали, что человеческий мозг не способен эффективно обрабатывать и запоминать большие объемы новых знаний за столь короткий срок.

Читайте также: Бизнес-процессы компании: виды и описание

В 2024 году одним из главных трендов стало микрообучение. Суть этого подхода заключается в том, чтобы разбить обучающий контент на небольшие части по 5–10 минут, каждый из которых сосредоточен на определенной тематике. Такие микрокурсы можно изучать на ходу, в перерывах между делами. Это идеально вписывается в темп современной жизни и рабочего процесса.

Примерами микрообучения являются короткие видеоролики, инфографика, небольшие тестирования, статьи и подкасты. Этот формат особенно подходит для обучения «точно вовремя», когда необходимо закрепить и освежить знания и сразу же применить их на практике.

Какие показатели бизнеса растут благодаря обучению линейного персонала?

Благодаря разработке собственной системы обучения персонала в компании происходит рост следующих показателей:

• прибыль;
• лояльность потребителей (NPS);
• удовлетворенность работой и мотивация персонала;
• эффективность и производительность труда;
• конверсия.

Читайте также: Как сократить расходы компании

Сокращаются текучка кадров и затраты, в некоторых случаях даже расходы на заработную плату могут быть значительно снижены, так как один обученный сотрудник может заменить несколько новичков.

Что такое LMS — Learning Management System?

Данным термином называют хорошо организованную систему, которая дает возможность управления процессом обучения. Она позволяет создавать различные обучающие материалы, организовывать «виртуальные классы» и следить за результатами обучения.

Источник: mapo_japan/ shutterstock.com

С помощью LMS вы можете обучить своих работников, находящихся в любой точке мира. Данная система позволяет организовать как групповое, так и индивидуальное обучение, создать индивидуальные учебные курсы с учетом особенностей работы каждого сотрудника.

Обучать персонал можно как в небольших группах, так и в корпоративных университетах. В организации процесса обучения важна системность, а именно:

• понимание целей и задач;
• создание ценности корпоративного обучения;
• формирование комплексной программы;
• использование удобных и безопасных сервисов;
• анализ полученных результатов;
• корректировка системы.

Если обучение и развитие сотрудников направлено не только на достижение бизнес-целей, но и на получение выгоды самим персоналом, это поможет укрепить отношения в коллективе и создать более продуктивную атмосферу.