Система мотивации персонала: принципы и этапы организации

В данной статье мы расскажем:

• Важность системы мотивации персонала
• Виды и методы мотивации персонала
• Принципы эффективной системы мотивации персонала
• Этапы внедрения системы мотивации персонала
• Система мотивации для удаленных сотрудников
• Примеры систем мотивации в крупных компаниях
• Ошибки при разработке системы мотивации персонала
• Часто задаваемые вопросы о системе мотивации персонала

О чем речь? Система мотивации персонала — набор инструментов, побуждающих работать коллектив на максимуме, повышающих лояльность к компании, снижающих текучку кадров и, как следствие, увеличивающих прибыль бизнеса.

На что обратить внимание? Система мотивации должна состоять из двух частей: материальной и нематериальной. Также необходимы ее прозрачность и регулярный анализ, чтобы своевременно видеть и исправлять недочеты.

Важность системы мотивации персонала

Мотивацией называется процесс стимулирования к какой-либо деятельности. Стимул может подтолкнуть человека к активным спортивным занятиям или провести вне благ цивилизации несколько месяцев.

Источник: fizkes / shutterstock.com

Работа в современном мире, по представлению большинства людей, должна не просто приносить деньги, чтобы позволить себе купить еду, одежду и другие базовые товары. Трудовая деятельность призвана помочь реализовать мечты человека, определить его статус в обществе, осуществить карьерные амбиции, получить признание и уважение в коллективе и т. д.

Речь идет про удовлетворение потребностей высшего уровня, например:

• признание;
• самоактуализация;
• саморазвитие.

Важно учитывать факт, что заработок не является единственным решением вопроса мотивации. Когда человек работает без нее, не подключая энтузиазм, то фирма не добьется желаемого роста. Вот тут и важно разработать грамотную систему мотивации персонала, призванную:

• повысить производительность труда и продуктивность работников;
• снизить текучку персонала;
• помочь в достижении важных целей для организации;
• реализовать текущие и новые полезные решения;
• создать комфортную атмосферу для работы коллектива.

Формирование системы мотивации персонала в организации поможет улучшить результативность труда всех штатных единиц. Исследования на эту тему показывают, что правильный стимул побуждает работников самостоятельно проявлять трудовую инициативу, а не ждать указаний от начальства. Это положительно сказывается на общем результате. Многие компании сделали систему мотивации частью корпоративной культуры и довольны этим решением.

Виды и методы мотивации персонала

Мотивационные причины делятся на внутренние и внешние.

• Внешняя мотивация

Речь идет про стимулы, связанные с внешними факторами и материальными выгодами (повышение заработной платы, премирование, признание заслуг, карьерный рост). Интересно, что внешним стимулом может являться не только похвала, но и нежелание получить выговор.

К примеру, менеджер всегда приходит на рабочее место вовремя, вежливо общается с клиентами и выполняет все поручения руководства, чтобы получать заработную плату и повышенную премию, избегая штрафов и жалоб. Последние могут лишить его денежных бонусов и навредить карьерному росту.

• Внутренняя мотивация

Речь про внутренние стремления и желания работника самореализоваться, повысить свой статус в коллективе и авторитет в глазах начальника.

Например, разработчик приложений в IT-компании много недель думал над созданием уникального приложения, способного облегчить работу целого отдела. Он тратил не только рабочее, но и личное время, потому что стремился к итоговому результату, способному принести ему не только деньги, а еще и моральное удовлетворение. Тут больше не про заработок, а про увлеченность делом.

В коллективе у каждого сотрудника своя индивидуальная мотивация. Зная о целях и желаниях каждого, руководитель может использовать данный инструмент на благо компании. Важно отличать материальную мотивацию от нематериальной.

• Материальная мотивация

Главный стимул — финансы. Основная часть зарплаты, состоящая из оклада, трудно поддается постоянными корректировкам, поэтому разумнее варьировать дополнительную (бонусы, премии, доплаты и штрафы). Можно сказать, что последние нужны не только для применения санкций к нерадивому сотруднику, а еще и для стимула остальных членов коллектива работать в рамках своих обязанностей. Это достаточно эффективная система мотивации персонала.

Допустим, менеджеры на фирме получают процент от продажи товара. Одни активно взаимодействуют с клиентами и получают премии, а другие хамят потенциальным покупателям, постоянно опаздывают и, конечно, лишаются бонусов.

Бывает, что работники начинают считать премии частью заработной платы, которая никак не изменится от их деятельности или от бездействия. Следует пресекать такое, подключая еще и нематериальный стимул к качественному выполнению своих обязанностей.

Источник: hphoto/ shutterstock.com

• Нематериальная мотивация

Основной стимул — дополнительный комфорт на рабочем месте, реализация собственных планов и т. д. Например, если работник выполняет обязанности из дома, то можно провести ему высокоскоростной интернет за счет компании.

Многих людей с повышенной внутренней мотивацией стимулируют нестандартные поручения или повышение квалификации в той области, в которой он трудится. Нематериальная мотивация применима как ко всему штату, так и к отдельным его единицам и является поощрением за качественно выполняемую работу.

Есть множество иных примеров нематериальной мотивации персонала:

• комфортные рабочие условия, например наличие комнаты для отдыха персонала, установка кулеров с горячей и холодной водой, сплит-систем и т. п.;
• предоставление помощи в поиске жилья при приеме на работу иногороднего сотрудника;
• перевод на гибкий график;
• отправка на дополнительное бесплатное обучение: онлайн-курсы, тренинги, вебинары;
• предоставление медицинской страховки за счет фирмы;
• бесплатные ланчи;
• оплата проезда;
• компенсация абонемента в фитнес-зал;
• оплата сотовой связи;
• корпоративные мероприятия с фуршетом, а также тимбилдинги с выездом на природу или в другой город;
• награждение грамотами и похвальными листами;
• публичное признание достижений работников компании.

При разработке системы мотивации персонала могут быть учтены родственники сотрудников компании. Речь идет о предоставлении членам семьи путевок в санатории, обеспечение билетами на мероприятия, подарками на праздники, а также резервирование льготных мест в детских садах для детей сотрудников, к примеру.

Принципы эффективной системы мотивации персонала

Мотивационная система должна внедряться пошагово, чтобы работники могли постепенно привыкать к изменениям. Вот полезные советы для создания и запуска успешной системы мотивирования сотрудников.

• Четкая фиксация целей фирмы и привязка к ним показателей премирования

В размере премий должны отражаться результаты работы компании за определенный временной промежуток (месяц, квартал, полгода, год и т. д.). Критерии, по которым кто-то награждается премией, а кто-то лишается ее, должны быть понятны каждому.

Лучше всего привязать результативность каждого человека в штате компании с главной целью, поставленной руководством. Допустим, для кадрового отдела планка критерия будет установлена на количестве человек в штате. Если он укомплектован на 90–95 %, то сотрудникам положена премия.

Источник: Borri_Studio/ shutterstock.com

• Изменение показателей, согласно которым выдается премия

Показатели должны меняться со временем. Совершенствование системы мотивации персонала следует производить с развитием организации.

Если в маленькой фирме показатели премирования разумно пересматривать один раз в квартал, то в крупных компаниях их допустимо утвердить на полгода и более. Когда часть запланированного будет достигнута, в систему можно вносить новые показатели.

• Контроль за количеством показателей

Абсолютно понятно, что обилие зафиксированных компанией показателей снижает удельный вес важности каждого. Сотрудники просто не смогут качественно следовать всем указаниям и работать над улучшением каждого. Какие-то будут ими забыты, отброшены как незначительные в градации важности для организации. Таким образом, встроенные в систему мотивации цели не будут достигнуты в полной мере.

• Пересмотр мотивационной системы

Надо регулярно пересматривать выстроенную систему, уточняя, все ли ясно коллективу, правильно ли они поняли поставленные перед ними цели и задачи, есть ли препятствия, мешающие их работе, и т. п. Анализ подскажет, какие данные требуют доработки.

Разумно провести исследование через 2–3 месяца после запуска в работу мотивационной системы. Затем частотность анализа можно свести к одному разу в 3–4 месяца.

Этапы внедрения системы мотивации персонала

В мотивационной системе персонала заложены все методики и способы, используемые в отдельно взятой фирме.

Всего существует два уровня трудовой мотивации, а именно:

• Глобальный — для всей компании, а применяемые методы одинаковы для каждого члена коллектива.
• Индивидуальный — применим для одного человека; в расчет берутся его личные потребности.

Построение глобальной мотивационной системы начинается в момент основания организации. Происходит по этапам.

Фиксация целей

Указываются рамки того, что должен делать на работе коллектив. Устанавливаются стратегические планы фирмы. Данные об этом заносятся в должностную инструкцию, а также во внутреннюю документацию.

Если, к примеру, организация начинает запускать в продажу новый продукт, надо сделать так, чтобы маркетологи тщательно изучили рынок, создали на основе этого стратегию продвижения, изучили все свойства товара, чтобы привлекательно его описывать потенциальным покупателям, и т. д.

Источник: fizkes/ shutterstock.com

Разработка системы оценивания

Речь о фиксации KPI, согласно которым будет оцениваться труд каждого в коллективе. Чем больше ключевых показателей эффективности выполнено, тем больше премии.

Если говорить о примере с запуском нового товара, то каждый отдел в компании должен быть оповещен о своем плане в цифрах. Каждое структурное подразделение должно знать, на какую сумму одним надо продать, на сколько нужно увеличить узнаваемость товара другим и т. д.

Тестирование

Большинство солидных организаций, работая над элементами системы мотивации персонала, проводят тестирования на фокус-группе в период от 1 до 2 месяцев. Руководство разрабатывает разные принципы этой системы, проверяют их логичность, пригодность и т. п., а затем корректируют, если видят недоработки. Только после этого она становится пригодна для масштабирования.

Можно привести пример, как сначала проводили тесты в течение 1,5 месяца, отрабатывая одну схему, а потом — другую:

Оклад = 17 500 рублей.

Премия за выполнение KPI = 1 оклад.

Премия за дополнительные продажи = 1 оклад.

Час переработки = час работы х 2 (около 218 рублей).

Оклад = 23 750 рублей.

Премия за выполнение KPI = 0,75 оклада.

Премия за дополнительные продажи = 0,75 оклада.

Час переработки — примерно 300 рублей.

Тестирование на фокус-группе показало, что вторая схема уместнее. Коллектив стал получать на 25 % больше, а эффективность работы повысилась на 5 % в первые 30 дней.

Внедрение новой мотивационной системы

Теперь систему следует распространить на всю компанию, внося разумные коррективы для каждого отдела или направления. Каждая штатная единица должна быть оповещена об изменениях, а также предупреждена, что теперь от соблюдения этих правил зависят ее доходы и штрафные санкции.

Принципы системы мотивации персонала должны быть четко изложены всем людям с упором на то, как это положительно скажется на эффективности их труда, иначе могут появиться недовольные нововведениями.

Ситуация: менеджеры интернет-магазина имели оклад от 17 до 26 тысяч рублей, который зависел от должности младшего или старшего сотрудника. В качестве премии им выдавали от 25 до 100 % оклада дополнительно, ориентируясь на качество обслуживания ими клиентов, на осуществление дополнительных продаж, переработки и прочее.

При разработке новой мотивационной системы было принято решение повысить оклад, сокращая при этом премию до максимально возможных 50 %. Если сообщить об этом сотрудникам в таком ключе, то это вызовет недовольство. Нужно отметить, что поощрений в виде бонусов и премий стало больше, а потому сумма дохода тоже вырастает.

По новой схеме каждый имеет возможность заработать существенно больше, чем раньше.

Анализ полученных результатов

Подводить итоги можно ежемесячно и ежеквартально. Проверки покажут, приносит ли желаемый эффект разработанная система мотивации персонала. Возможно, ее следует переделать.

Говоря об индивидуальном уровне мотивации, не стоит думать, что человек согласится на все, лишь бы ему больше платили. Многим хочется от работы не только денежные выплаты, но и другие блага.

Именно в таком случае вводят дополнительную трудовую мотивацию: расширенный пакет медицинского обслуживания, льготы на различные услуги, комфортные условия труда и прочее. За переплату в несколько тысяч никто не захочет пожертвовать своим удобством и стабильностью на текущем месте работы.

Система мотивации для удаленных сотрудников

Некоторые люди уверены, что система мотивации персонала — это то, что распространяется только на людей, работающих в офисе. Сейчас во многих коллективах есть сотрудники на удаленке, как штатные, так и внештатные.

• Штатные удаленные сотрудники — больше расположены к внедрению мотивационной системы, поскольку имеют право рассчитывать на некоторые привилегии (к примеру, на выгодную страховку). При этом им все равно, насколько комфортная обстановка в офисе, да и сплочение с коллективом их не интересует.
• Внештатные сотрудники — многие фрилансеры предпочитают работать сразу на несколько компаний. Их совершенно не заинтересует попытка нанимателя вовлечь в общую систему мотивации.

Читайте также: Маркетинговое продвижение

Есть и такие работники, которые даже на расстоянии желают сохранить авторитет среди коллег, а также потрудиться для процветания компании. Вот несколько рабочих вариантов мотивации, способных подействовать на удаленного сотрудника:

• К его труду надо относиться с таким же уважением, как и к тому, который выполняется ежедневно офисными сотрудниками. Во время контакта следует вежливо общаться, все рабочие моменты разумно решать в определенные часы, а на возникающие вопросы отвечать максимально понятно и подробно.
• Необходимо давать ему регулярную обратную связь.
• Нужно вовлекать в рабочие созвоны с использованием видеоконференций с включенной камерой. Так коллеги лучше будут знать друг друга, видеть искренние эмоции на лицах.
• Разрешать ему отсутствовать на созвонах, где его присутствие не требуется совсем.
• Посвящать в новостные события в компании, делиться перспективами развития.
• Приглашать его на офлайн-корпоративы, праздники фирмы и т. д.

Источник: insta_photos/ shutterstock.com

Важно отметить, что часть нематериальной мотивации для удаленщиков не менее актуальна, чем для иных сотрудников. Им тоже важно, чтобы задачи для выполнения были поставлены четко, грамотно, а оценка труда была понятной.

Примеры систем мотивации в крупных компаниях

• Система мотивации персонала в Газпроме

Руководители ПАО «Газпром» дают понять, что сотрудники — главный стратегический ресурс компании, а потому отношение к ним должно быть выстроено на принципах социального партнерства и защищенности, не говоря уже о стремлении к максимальному сокращению кадровой текучки.

Финансовая сторона очень важна, а потому заработная плата в компании достойная. Была разработана специальная поощрительная система для тех, кто активно занят разработкой новых полезных технологий и предлагает разумные варианты решения возникающих производственных проблем.

Социальный пакет компании тоже очень внушительный. Там и медицинское страхование, и льготные/бесплатные путевки, и полное погашение трат сотрудников на транспорт, причем не только собственных, а еще и их детей.

Руководители предлагают существенное пособие, если работник уходит на пенсию или у него возникает сложная жизненная ситуация. Компания выплачивает сотрудницам декретные из фонда. Также предлагается очень выгодная программа жилищного банковского ипотечного кредитования.

Стимулы для профессионального развития тоже присутствуют в системе. Речь не только о тренингах, курсах повышения квалификации и стажировках. Персонал может рассчитывать на составление для каждого индивидуальных планов по развитию.

Газпром оплачивает обучение специалистам в лучших столичных учебных заведениях, а также посылает за рубеж для обмена опытом. Активность сотрудников поощряется и в финансовом плане, и морально

• Система мотивации персонала Сбербанка

Программа у Сбербанка строится на финансовых выгодах сотрудников: высокие заработные платы, премии за качественное выполнение своих обязанностей каждый месяц и квартал, единоразовая выплата за выслугу лет (в конце года) и многое другое.

Читайте также: Как правильно предложить товар

Система предполагает выплату в пределах 10 % от полученного экономического эффекта тем работникам, чья идея оказалась прибыльнее и рациональнее. Получается, что каждый член коллектива имеет право предложить свою идею для развития, которая потом значительно повлияет на работу компании, а он получит вознаграждение.

Отличившимся специалистам положены грамоты, знаки отличия, медали. Предусмотрены новогодние подарки для коллектива и их детей, а также оформление льготных путевок в летние лагеря. Есть и номинации, например самый активный сотрудник или лучший наставник месяца. Каждый может рассчитывать на карьерный рост и курсы повышения квалификации за счет организации.

Члены правления банка оцениваются по ключевым показателям эффективности (KPI). Каждый вознаграждается или лишается премии согласно оценке по пяти показателям. Их список обширный и практически у каждого индивидуален. Например, у кого-то учитываются объемы выручки, у иных — снижение затрат, а других премируют за владение иностранным языком и т. п.

Источник: wutzkohphoto/ shutterstock.com

Есть и необычные показатели, а именно похудение, ведение ЗОЖ и количество прочитанных книг за год. Президент Сбербанка Герман Греф уверен, что связь между выполнением личных KPI при исполнении профессиональных обязанностей очень прочная.

Конечно, где поощрения и премирования, там и возможность получить предупреждение, выговор, штраф и даже увольнение.

Ошибки при разработке системы мотивации персонала

Некоторые руководители допускают ошибки в процессе разработки стратегии. В этом случае оценка системы мотивации персонала не может быть высокой. Из-за просчетов между коллегами могут случаться постоянные ссоры, что негативно повлияет и на климат в коллективе, и на рабочий процесс.

Вот список типичных ошибок.

• Нарушение или полное отсутствие связи между бизнес-задачами и стратегией

Задачи мотивационных систем призваны помогать в процессе реализации стратегических целей компании, а значит, существует привязка между ними и бизнес-целями. Разногласия в этом ключе только мешают развитию организации.

Представим, что начальник настоятельно рекомендует менеджерам фирмы сосредоточиться больше на социальных сетях, выбирая их основным каналом продвижения продукта. За это он обещает бонусы и премии.

Коллектив услышал указания от руководства, выполнил все так, как нужно, получив повышение собственного профессионального уровня. При этом сам план по продвижению не принес положительных результатов компании. Из-за большой просадки в реализации продукта члены коллектива не получили бонусы и премии, хотя сделали то, на чем настаивало руководство.

Читайте также: Методы розничной продажи товаров

В этом случае виноват только руководитель, не сумевший просчитать негативных последствий от новшества в работе. Хотя наказание получили именно сотрудники, оставшись без выплат. Потому очень важно грамотно определить приоритетное направление работы и предлагать работникам активно трудиться именно в этом направлении.

Важно отметить, что неверно выбранные первоначальные ориентиры, идущие вразрез с общей стратегией организации, не наладят плачевную ситуацию по отсутствию продуктивности.

• Непонимание функционала и результатов

Чаще всего руководство мелких фирм берет на себя обязанности менеджера, бухгалтера, маркетолога и прочих, хотя им может быть не до конца понятен принцип их работы. Очень важно, чтобы мотивационная система учитывала специфику работы каждой группы людей в штате.

К примеру, можно поощрять отдел маркетинга за прекрасную работу с лендингами, но какой в том смысл, если компании от этого нет отдачи в виде улучшения финансовой ситуации. На предыдущем этапе был упущен из виду важнейший критерий эффективности — количество привлеченных покупателей.

Получается, что лендинги не выполняют до конца свою функцию (не вызывают повышенный интерес у клиентов), поскольку просто не у кого его вызывать. Естественно, это негативно сказывается на доходе фирмы.

Руководители должны полностью понимать главные функции того или иного специалиста и грамотно расценивать его вклад для достижения общей бизнес-цели. Без этого велики шансы выбрать ошибочные ориентиры, работать на ненужный результат и т. д.

В создании системы мотивации обязательно должны принимать участие профильные специалисты, которые смогут точно сказать, на что обратить повышенное внимание. Таким образом получится максимально объективно оценивать эффективность разработанной мотивационной программы.

• Ошибки в формулировке задач

Очень важно четко формулировать задачу и следить за ее выполнением. Даже самый ответственный работник не принесет пользы компании, если просто не понимает, что от него требуется.

Грамотный руководитель всегда найдет к своим подчиненным индивидуальный подход, балансируя на грани контроля за исполнением задачи и предоставлением самостоятельности исполнителю. Чтобы внедрить такое на фирме, нужно отлично знать штат.

Лучше всего при постановке задач в системе мотивации персонала показала себя схема SMART. Она гласит, что цель должна быть конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и иметь ограничения по времени.

• Обесценивание труда

Мотивировать человека на исполнение задачи гораздо труднее, чем разрушить любую мотивацию в его сознании. Достаточно некорректно высказаться, обидев, что сразу сводит к минимуму важность цели системы мотивации персонала.

Необходимо следить за психологическим настроем коллектива. Некоторые стараются, прикладывают максимальные усилия, но объективные причины мешают достичь видимого успеха. В такой ситуации надо поддержать работника, не пытаясь его обвинять в бездействии или отсутствии продуктивности.

Нельзя заводить любимчиков среди всего коллектива, которые будут получать ежемесячные премии, когда остальные останутся без бонусов, хотя не меньше трудились.

Часто задаваемые вопросы о системе мотивации персонала

Что является самым важным в мотивации персонала?

Точные и понятные бизнес-процессы. Беспорядок в этом часто уничтожает любую мотивацию. Работники не станут проявлять вовлеченность в рабочий процесс, если не знают, кто за что несет ответственность, принимает работу, каковы дедлайны и прочее.

Есть ли существенная разница между мотивацией и стимулированием?

Мотивация является внутренним побуждением, которое позже перерастает в осуществление конкретных действий. Под стимулированием понимаются методы и процессы внешнего побуждения человека, зависящие от чувства справедливости и понимания причины поощрения.

Читайте также: Бизнес-процессы компании: виды и описание

Стимул эффективно работает на короткий срок, а крепкая мотивация подталкивает человека изнутри.

Какое программное обеспечение можно использовать при создании мотивационной системы персонала?

Например, система учета времени, затраченного на выполнение работы, или программа, пригодная для оценки качества работы персонала. Существуют даже такие ПО, которые могут воплотить в жизнь технологии грейдирования должностей и помочь в разработке качественных мотивирующих подходов к каждой должности.

В настоящее время рынок труда нуждается в квалифицированных работниках, так что найти грамотного специалиста в компанию не так просто, как кажется. Поэтому многие организации предпочитают «выращивать» кадры до высокого уровня у себя, предоставляя им условия для реализации своего потенциала и возможности вырасти в профессиональном плане. Именно в последнем большую роль играет грамотно составленная система мотивации персонала.