В данной статье мы расскажем:
- Что такое тайм-менеджмент
- Компоненты тайм-менеджмента
- Принципы тайм-менеджмента
- Мифы о тайм-менеджменте
- Эффективные техники тайм-менеджмента
- Часто задаваемые вопросы о принципах тайм-менеджмента
Зачем? Принципы тайм-менеджмента нужно знать тем, кто не успевает справляться со своими делами. Следуя им, можно упорядочить жизнь и работу и сделать их более продуктивными и гармоничными. Сегодня, когда практически каждый ощущает нехватку времени, тайм-менеджмент становится ценным навыком.
Как использовать? Чтобы использовать его принципы, нужно выбрать технику, которая поможет грамотно распределить время, выявить приоритетные задачи, оптимизировать их решение. В качестве результата человек получит возможность контролировать свою жизнь, настроит баланс между личным и рабочим, снизит стресс и достигнет целей.
Что такое тайм-менеджмент
Чем больше из задуманного нам удается реализовать, тем выше качество нашей работы и всей жизни. В условиях цифровой трансформации и быстрого темпа изменений правильная организация времени и знание принципов тайм-менеджмента помогает сосредоточиться на целях, избежать отклонений от намеченного пути и не превратиться в «сбитого летчика» на рынке труда.
Источник: shutterstock.com
Если на вас постоянно наваливаются рабочие задачи и домашние обязанности, возможно, стоит переосмыслить свой подход к планированию.
Тайм-менеджмент включает в себя различные методы для управления временем, а также самоорганизацию и самоуправление, помогающие рационально распределять задачи и следить за временем, затрачиваемым на их выполнение. В конечном итоге это способствует карьерному продвижению и личностному развитию.
Основные принципы тайм-менеджмента:
- четкое формулирование целей и задач;
- планирование рабочего времени;
- организация личного и свободного времени;
- расстановка приоритетов среди задач;
- управление доступными ресурсами;
- выбор эффективных стратегий и тактик;
- составление списков (дел и задач);
- делегирование обязанностей;
- фиксация часов, потраченных на проекты;
- анализ продуктивности использования времени.
Компоненты тайм-менеджмента
Большинство принципов тайм-менеджмента в работе включают три ключевых элемента:
- Расставление приоритетов. Прежде чем приступить к задаче, важно выяснить, насколько она неотложна, трудна и значима.
- Планирование. Необходимо установить, когда именно нужно выполнить задачу и сколько времени на это потребуется.
- Структурирование. Нужно определить, как отслеживать процесс выполнения задачи и достигнутые результаты.
Большинство методик тайм-менеджмента основываются на организации и расставлении приоритетов, в то время как лишь небольшая часть представляет собой сложное сочетание всех трех принципов.
Принципы тайм-менеджмента
Перечислим основные принципы тайм-менеджмента.
Формулирование правильных целей
Каждое действие должно стремиться к конкретной цели. То есть перед началом какого-либо дела или проекта важно осознавать, каким должен быть итоговый результат. В таком случае легче составить план по его достижению и определить, с какого направления следует начать свою деятельность.
Источник: shutterstock.com
Человек, имеющий ясные цели, легче движется вперед. В его жизни присутствуют смысл, мотивация и стремление к достижению желаемого. Виктор Франкл, переживший ужас фашистских концлагерей, утверждал, что тот, у кого есть «зачем», способен справиться с любым «как».
Говоря о достижении целей, мы фактически обсуждаем реализацию желаний. Лицо, не стремящееся к нужному, в конечном итоге остается с тем, что ему не нужно. Принципы и методы тайм-менеджмента помогают в достижении желаемого, но, если отсутствуют четкие цели, эти методы становятся лишь набором правил и ограничений.
Самодисциплинирование
Самодисциплина — это способность следовать заранее намеченному плану, игнорируя мимолетные желания. Когда она отсутствует, человек становится жертвой внешних обстоятельств и собственных желаний. Например, если кто-то решает начать день с пробежки, но утром теряет настрой, то без самодисциплины он может так и не выйти на улицу.
Тайм-менеджмент эффективно работает лишь в комбинации с самодисциплиной. Человек, не способный следовать своим планам, не сможет полноценно использовать инструменты управления временем.
Формирование привычки к планированию
Ключевой принцип эффективного тайм-менеджмента заключается в организации, то есть в создании списков задач, расписаний и графиков выполнения работ.
Такое планирование позволяет человеку действовать более осознанно и в результате эффективнее.
Источник: shutterstock.com
Кроме того, этот процесс помогает определить конкретные шаги, необходимые для достижения поставленных целей. Например, какие действия следует предпринять для открытия своей кофейни.
Также планирование способствует выявлению необходимых действий для поддержания текущего состояния дел и минимизации трудностей. Например, что нужно сделать, чтобы навести порядок в доме или сохранить здоровье.
Отсутствие плана значительно усложняет достижение целей и организацию продуктивной работы. Если провести параллель с путешествием, можно сказать, что человек, который отправляется из одного города в другой без карты или навигатора и не знает маршрута, с большой вероятностью не доберется до нужного места.
Формирование иерархии планов
Следующий принцип тайм-менеджмента заключается в том, что планы нижнего уровня должны содействовать выполнению задач более высокого уровня. То есть ежедневный план должен поддерживать выполнение недельных дел, а они, в свою очередь, должны быть направлены на достижение месячных целей и так далее.
Этот принцип упрощает человеку соблюдение намеченного направления. Осознание взаимосвязи между планами различных уровней придает смысл даже не очень значимым на первый взгляд действиям.
Здесь речь идет не о скучном изучении теории, а об образовательном процессе, не о простой настройке рекламных объявлений, а о развитии бизнеса и прочем.
Читайте также: Как сократить расходы компании
Если иерархия планов отсутствует, тайм-менеджмент превращается в инструмент для организации рутинных задач, а жизнь начинает напоминать однообразный день сурка.
Установка правильных приоритетов
Нужно учитывать, что не все задачи имеют одинаковую значимость. Например, протирание пыли может помочь поддерживать чистоту в доме, но в целом это не изменит жизнь человека.
В отличие от этого получение новой квалификации или повышение уровня знаний в своей области повлияет на карьерное развитие и в конечном итоге на качество жизни. Поэтому обучение следует выделять в качестве более важной задачи по сравнению с поддержанием порядка.
Каждый человек имеет ограниченные временные, физические и эмоциональные ресурсы. Игнорируя приоритеты, можно ненароком потратить усилия на выполнение второстепенных дел, которые не приносят ощутимого улучшения в жизни.
Напротив, сосредоточившись на действительно значимых задачах, человек сможет более эффективно использовать свои ресурсы и достигать намеченных целей.
Запись задач
К принципам тайм-менеджмента относится запись всех предстоящих задач. Для этого заведите ежедневник либо используйте специализированные программы и приложения. Автор системы GTD — Дэвид Аллен.
Источник: shutterstock.com
Мозг использует одни и те же механизмы для обработки информации и хранения краткосрочных данных. Когда человек пытается удержать в голове список задач, он начинает испытывать повышенное напряжение, что снижает его производительность, а «рабочая память» начинает повторять одни и те же мысли.
Например, работник, пришедший в офис утром, понимает, что в доме закончился сахар. На протяжении рабочего дня эта мысль продолжает возвращаться к нему, вызывая тревогу о том, чтобы не забыть зайти в магазин по пути домой.
Это повторяющееся воспоминание отвлекает от выполнения текущих обязательств. Однако, если записать эту информацию в блокноте, необходимость постоянно о ней вспоминать исчезает.
Организация отдыха
Эффективная деятельность во многом зависит от качественного отдыха, так как он играет ключевую роль в снижении стресса, восстановлении как умственной, так и физической энергии.
Отдых позволяет человеку ненадолго отвлечься от текущих задач и взглянуть на них с другой стороны. Именно в моменты релакса часто приходят самые интересные идеи. Этот аспект тайм-менеджмента очень важен и не должен игнорироваться.
Иногда работоспособность человека и его продуктивность резко падают. В таких случаях он может пробовать различные стратегии управления временем и искать источники мотивации. Однако нередко оказывается, что ему просто требуется отдых.
Некоторые воспринимают его как признак слабости или лени, хотя на самом деле он является важной частью любого рабочего процесса. Например, если отправиться в автомобильное путешествие и забыть о своевременной заправке, то в конце концов топливо закончится, и машина остановится.
Мифы о тайм-менеджменте
Все еще есть люди, которые с недоверием или даже страхом воспринимают правила и принципы тайм-менеджмента. Причины кроются в распространенных в обществе мифах. Давайте разберем некоторые из них и постараемся их развенчать.
Источник: shutterstock.com
- № 1. Управление временем невозможно
Время течет неизменно, и человеку не под силу остановить его ход. Однако в контексте тайм-менеджмента правильнее говорить о контроле над собой, своими решениями и действиями.
- № 2. Это не работает!
Часто так заявляют те, кто попробовал лишь одну методику и потерял веру в тайм-менеджмент в целом. Такое случается, когда люди недостаточно корректно замотивированы и ставят неясные или несущественные цели.
- № 3. Придется работать больше и усерднее
Суть данной методики не в увеличении количества выполненных задач, а в определении самых значимых из них и сосредоточении на их решении. Важно также избегать отвлечений и внимательно следить за своими привычками, чтобы не свести на нет все усилия.
- № 4. Это неинтересно
В управлении временем нет пространства для импровизации и креативности. Этот миф возник после того, как на первых тренингах начали настаивать на необходимости планировать каждую минуту. Основное внимание уделяется сосредоточению на одной задаче и устранению отвлекающих факторов.
- № 5. Это западная концепция, и она не подходит для России
Кто утверждал, что в России не было тайм-менеджмента? Просто никто не задумался о том, чтобы назвать это явление.
Читайте также: Бизнес-процессы компании: виды и описание
- № 6. Такая система нужна только тем, кто всегда опаздывает
Эта методика не связана только с временными ограничениями, она направлена на достижение установленных целей. А ведь каждый человек, независимо от того, насколько он пунктуален (или нет), всегда ставит перед собой какие-то задачи.
- № 7. Бороться с прокрастинацией бесполезно
Некоторые люди способны организовать свою работу и мотивировать себя, в то время как другим это дается с трудом. Однако прокрастинация представляет собой психологическое явление, с которым можно и иногда нужно активно бороться. В то же время существуют личности, которые чрезмерно увлечены тайм-менеджментом или вывернули его принципы в противоположную сторону.
- № 8. Невозможно добиться успеха без эффективного управления временем
Успех определяется действиями и решениями, которые вы принимаете в определенные моменты. Да, будучи мастером организации, не следует ставить на первое место задачи, которые не приносят никакого результата, иначе вы не сможете чего-либо достичь.
- № 9. Существуют универсальные методы, которые подходят всем
Люди различаются между собой. На данный момент не существует универсальной техники, которая охватывала бы всех и помогала стать организованными. Есть множество подходов, и важно пробовать разные из них.
- № 10. Тайм-менеджмент помогает сэкономить время
Это не панацея, а всего лишь средство. Да, вы сможете завершить задачи вовремя, но лишь благодаря концентрации и минимизации отвлекающих факторов. Эта методика не увеличит количество часов в вашем дне.
Эффективные техники тайм-менеджмента
Вот несколько методов тайм-менеджмента, которые помогут повысить вашу продуктивность.
- Матрица Эйзенхауэра
Задачи делятся на четыре группы: важные и срочные, важные и не срочные, не важные и срочные, не важные и не срочные. Следует сосредоточиться на решении важных и срочных, планировать важные, которые не требуют немедленного выполнения, а также делегировать или исключать менее значимые задачи.
Источник: shutterstock.com
- Принцип Парето (80/20)
Согласно принципу Парето в тайм-менеджменте 80 % результатов происходит благодаря 20 % вложенных усилий. Сосредоточьтесь на тех задачах, которые приносят наибольшую отдачу.
- Поедание лягушки
Лягушка в этом контексте символизирует трудную или значимую задачу, которую не хочется выполнять. Такие дела часто откладываются на потом, но оставшаяся невыполненной задача вызывает беспокойство. Чтобы избежать этого, стоит «съесть лягушку» — выполнить одно сложное дело в начале дня. Мысль о том, что неприятная работа завершена, придаст вам уверенности и позволит со спокойной совестью заняться другими делами.
- Автофокус
Необходимо составить список всех дел, которые требуют выполнения. Затем перечитайте его и выберите одну задачу. Если возникло желание заняться этой работой, приступайте и трудитесь до тех пор, пока есть мотив.
После выполнения задачи вычеркните ее из списка; если же нет — перенесите на конец. После этого вы можете продолжать работу с оставшимися делами и каждый раз выбирать цель по желанию.
- Принцип девяти задач
За день рекомендуется завершить одно значительное дело, три промежуточные задачи и пять мелких. Такой объем работы считается достаточно выполнимым. Это позволит провести время продуктивно, не переутомляясь.
- Метод Pomodoro
По тайм-менеджменту по методу помидора следует установить таймер (у его автора он был в форме этого овоща, отсюда название) на 25 минут и в течение этого времени сосредоточиться на выполнении заданий, избегая отвлечений. После этого можно сделать короткий перерыв на пять минут, а затем повторить цикл.
Основная идея заключается в том, чтобы разбить рутинную деятельность на более мелкие отрезки. После четырех таких циклов нужно сделать 30-минутный отдых.
- Хронометраж
На первом этапе нужно выявить, как тратится ваше время. Для этого в течение двух часов фиксируйте, чем занимаетесь и сколько времени на это уходит. Этот процесс может занять несколько недель, прежде чем вы поймете, куда тратится время.
На втором этапе оценивайте, насколько продуктивно вы его использовали. Например, было ли это время полезным или нет. Затем используйте эту информацию, чтобы увеличить продуктивные промежутки, сократив бесполезные.
Читайте также: Позиционирование компании: что вас отличает от конкурентов
- Правило 1–3–5
Учитывая, что время работы в течение дня ограничено, правило 1–3–5 поможет эффективно его организовать. Суть заключается в том, что за день вам нужно выполнить одну крупную задачу, три средние и пять мелких. Всего девять дел, не больше и не меньше. Это правило способствует упорядочиванию задач, помогает успевать в срок и избегать усталости.
Часто задаваемые вопросы о принципах тайм-менеджмента
Какая литература будет полезна для глубокого понимания тайм-менеджмента?
Рекомендуем ознакомиться с такими книгами:
- Брайан Трейси «Тайм-менеджмент».
- Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».
- Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».
- Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю».
- Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору».
- Крис Бейли «Мой продуктивный год».
- Марк Форстер «Сделай это завтра».
Существуют ли приложения для тайм-менеджмента?
Реализовать идеи главных принципов тайм-менеджмента помогут различные приложения, среди которых наиболее популярные:
- Clear — приложение, выпущенное еще в 2011 году, отличается простотой и минималистичным дизайном. Это своего рода цифровая версия привычного блокнота, позволяющая лишь составлять список задач, которые можно отмечать по мере выполнения.
- 1–3–5 List — это приложение с расширенными возможностями. Здесь можно не только создавать список дел, но и расставлять задачи по степени важности. Каждый день одна из них выделяется как главная, остальные имеют статус средних или мелких. Это помогает сосредоточиться на ключевом деле дня.
- RescueTime — программа, позволяющая анализировать время, потраченное на различные задачи. При отклонении от расписания приложение напомнит об этом, создаст подробный отчет и оценит эффективность. RescueTime помогает повысить продуктивность.
- Trello — приложение в форме виртуальной доски с карточками, разработанное в 2011 году. Его удобный интерфейс позволяет легко отслеживать статус задач: выполненные, находящиеся в процессе и те, которые следует запланировать.
- Loop Habit Tracker — приложение для составления списков и формирования полезных привычек. Оно имеет функциональный дизайн и позволяет отслеживать прогресс в календаре и устойчивость привычек.
Какой метод управления временем лучше всего подходит прокрастинаторам?
Прокрастинаторы будут с большей эффективностью использовать техники, которые позволят делить крупные задачи на более мелкие, создавая четкую структуру. Например, метод помидора помогает сосредоточиться на коротких периодах работы, а правило двух минут побуждает выполнять мелкие задачи немедленно.
Анализ ABC позволяет установить приоритеты, а матрица Эйзенхауэра помогает сосредоточиться на важнейших делах.
Тайм-менеджмент представляет собой комплекс инструментов, которые увеличивают продуктивность. С его помощью человек успевает больше, достигает лучших результатов и тратит меньше времени на выполнение задач.
В узком смысле его можно понять как организацию рабочего процесса отдельного сотрудника. В более широком значении это включает личную эффективность и высокую продуктивность в различных сферах жизни.
