В данной статье мы расскажем:
- Понятие цифровизации компании
- Разница между автоматизацией и цифровизацией компании
- Условия для успешной цифровизации компании
- Этапы цифровизации компании
- Фатальные ошибки на пути цифровизации компании
- Часто задаваемые вопросы о цифровизации компании
О чем речь? Цифровизация компании подразумевает постепенную перестройку бизнес-процессов таким образом, чтобы минимизировать влияние человеческого фактора. Например, внедряются облачные сервисы, системы аналитики на основе AI.
Когда внедрять? Цифровизация должна проходить только в том случае, если это несет выгоду компании: сегодня или в не столь отдаленном будущем. Нет смысла переводить бизнес-процессы на цифровые рельсы только ради самого процесса, следуя модным трендам.
Понятие цифровизации компании
Многим представляется, что «цифровизация бизнеса» означает просто использование различных информационных технологий в рабочих процессах. Однако на деле это гораздо более сложное понятие, которое включает в себя несколько ключевых аспектов.
Применение специальных цифровых инструментов
То, на что обычно обращают внимание, — это внедрение различных цифровых систем в бизнес-процессы. Сюда могут входить CRM-системы, бухгалтерские программы, системы коммуникации (например, корпоративные чаты), сайты с интеграцией кол-трекинга и систем маркетинговой аналитики, а также другие подобные цифровые системы для бизнеса.
Можно отметить, что практически все компании используют информационные технологии в своей деятельности. Даже маленькие фирмы без сайтов и CRM-систем, такие как микробизнесы, пользуются IT, например ведут учет клиентов в электронных таблицах.
Кроме того, без бухгалтерских программ и банковских приложений не обходится ни одна организация, что также относится к цифровой трансформации бизнеса.
Обновление бизнес-процессов компании с учетом цифровизации
Этот аспект гораздо более захватывающий, так как не касается только формального использования определенных программ, а говорит скорее о внедрении цифрового подхода в рабочие процессы компании. Например, вместо устаревших способов сбора информации о работе компании используется анализ собранных данных цифровой системой и их точная оценка.
Методы работы с персоналом также могут быть изменены в пользу цифровизации за счет внедрения различных метрик и контроля с использованием цифровых систем (затем они анализируются человеком).
Источник: VideoFlow / shutterstock.com
Здесь можно перечислить множество бизнес-процессов, которые можно улучшить с помощью цифрового подхода. Это позволит не только повысить эффективность в будущем, но и оперативно выявить мертвые зоны, недостатки, преимущества и другую информацию по внутренним процессам более точно.
Без цифрового подхода эта аналитика может быть менее доступной или даже совсем скрытой.
Замена использования стандартных методов взаимодействия на цифровые технологии
Этот аспект схож с предыдущим, однако имеет ключевое различие. В случае модернизации бизнес-процессов мы добавляем цифровые инструменты и новый подход к работе сотрудников компании, в то время как здесь мы либо меняем сотрудников, либо заменяем физические (нецифровые) инструменты.
Например, данные, которые раньше анализировались менеджерами HR, могут быть переданы на обработку автономной аналитической цифровой системой. Внедрение чат-ботов и голосовых помощников может частично или полностью заменить работу менеджеров. Боты способны также взаимодействовать с персоналом, освобождая его от некоторых задач и позволяя сосредоточиться на более важных делах.
В сельском хозяйстве физическая работа может быть выполнена дронами, будь то беспилотные или управляемые на расстоянии устройства. Этот способ цифровизации является более сложным и дорогостоящим. Он уже используется на заводах для внедрения промышленных роботов. Однако современные цифровые технологии позволяют сделать процесс автоматизации еще более совершенным.
Источник: Wanan Wanan/ shutterstock.com
Как видите, термин «цифровизация бизнеса» имеет довольно широкое значение. По сути, любой бизнес сегодня работает с использованием компьютеров. Но для соответствия современным требованиям простого наличия ПК в офисе недостаточно.
Более точное определение — «цифровая трансформация». Она предполагает применение двух первых пунктов и стремление к третьему пункту в перспективе, а также готовность компании к дальнейшей модернизации.
Разница между автоматизацией и цифровизацией компании
Для иллюстрации различий между цифровизацией и автоматизацией в компании рассмотрим выполнение договора как пример. Этот повседневный процесс обычно отнимает много часов у юристов, работающих в штате.
Обработка договора в рамках бумажного документооборота до сих пор практикуется во многих компаниях. В этом случае сотрудник, ответственный за договор, создает его, распечатывает и передает на рассмотрение юристу компании в письменном виде. После утверждения документ подписывается и регистрируется в специальном бумажном реестре юридического отдела.
Оптимизация процесса заключения договора через автоматизацию
Пример цифровизации компании простой, но очень наглядный.
В организации имеется общий сервер и хранилище, где доступны шаблоны договоров для всех ответственных сотрудников. При необходимости заключить договор с новым клиентом достаточно заменить информацию о контрагенте и некоторые условия в шаблоне, и договор будет готов к использованию. Электронный журнал регистрации используется для согласования через электронную почту или специальную систему.
Источник: metamorworks/ shutterstock.com
Можно сказать, что все процессы переведены в цифровой формат. Однако сотрудники все равно несут ответственность за соблюдение контрактной политики, сроков и порядка согласования.
Процесс цифровой обработки договора
Цифровизация деятельности компании начинается с введения электронных инструментов для управления договорами. Они контролируют соблюдение внутренних правил компании, автоматически сравнивают версии документов, выделяют изменения, регистрируют договоры и отправляют их контрагентам после подписания.
Читайте также: Как сократить расходы компании
Также они напоминают о сроках выполнения обязательств. Все это уменьшает влияние человеческого фактора, ускоряет процессы и делает их более надежными.
Условия для успешной цифровизации компании
Для успешной цифровизации управления компанией необходимо разработать стратегию, которую руководство должно четко понимать и осознавать выгоду от перехода на цифровые технологии. Важно осознавать, что процесс требует длительных усилий, серьезности и фундаментального подхода. Кроме того, следует руководствоваться заранее разработанной стратегией.
Важно, чтобы необходимость перемен понимали не только руководители, но и рядовые сотрудники. Персоналу следует разъяснить, как цифровая трансформация способствует привлечению новых клиентов и повышению эффективности компании, а также какие преимущества она несет непосредственно для работников. Только тогда они будут активно применять новые инструменты, предлагаемые цифровыми технологиями.
Источник: LALAKA/ shutterstock.com
Чтобы цифровизация предприятия была успешной, необходимо не только мотивировать, но и обучить сотрудников. Нужно организовать программу обучения, включая тренинги и семинары.
Современное программное обеспечение обычно имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, что облегчает его освоение. Важную роль также играют элементы искусственного интеллекта и другие инновационные технологии.
Этапы цифровизации компании
Внедрение цифровых технологий производится не одномоментно, процесс можно условно разделить на несколько этапов.
Этап 1. Предприятия должны осознать, какие конкретные изменения необходимо внедрить, что является наиболее значимым на данный момент
Подходящим начальным шагом для компании может стать интеграция цифровых технологий в определенные процессы. Далее можно принять решение: либо продолжить работу в этом направлении, либо перейти к глобальному внедрению цифровых решений во всю организацию.
Например, внедрение системы цифрового подписания платежей. После того как реестр подписан электронной подписью, все платежные поручения в нем автоматически также подписываются и отправляются в банк для исполнения.
Этап 2. Подбор стратегии цифровизации компании
Подразумевается выбор метода, обсуждение процессов, утверждение плана работ, согласование функционала и создание тестовых стендов.
Читайте также: Бизнес-процессы компании: виды и описание
Этап 3. Реализация отобранных инструментов
За проведение этого этапа обычно отвечает инженер (программист, аналитик-тестировщик или консультант по внедрению). На третьем этапе происходит опытная эксплуатация выбранных технологий в ограниченном масштабе. Если тестирование проходит успешно, компания переходит на новую модель работы, полностью используя новые технологии.
Успешное внедрение цифровых инструментов возможно при условии, что выбор и внедрение инноваций оправданны значительным эффектом сразу после внедрения или благодаря новым автоматизированным возможностям. Другими словами, цифровизация должна сразу увеличивать доход или создавать основу для будущих инновационных решений, невозможных ранее из-за недостаточной инфраструктуры.
Источник: earth phakphum/ shutterstock.com
Например, для майнинга криптовалют требуется перейти с устаревшего оборудования («Денди») на мощный современный компьютер.
Также важно, чтобы необходимость цифровизации осознавали все руководители, включая линейных менеджеров и ключевых сотрудников.
После полной цифровизации работа организации становится более систематизированной. Многие процессы автоматизируются, что позволяет «звездам» фокусироваться на решении творческих задач вместо выполнения большого объема рутины. Это увеличивает общую эффективность фирмы.
Фатальные ошибки на пути цифровизации компании
Компании часто сталкиваются с проблемами из-за недостатка опыта и неправильно поставленных целей. Например, они стремятся следовать рыночным тенденциям или пытаются внедрить все возможные цифровые решения без четкого понимания их необходимости.
Другие распространенные ошибки:
- Отсутствие ясной стратегии приводит к тому, что цифровизация напоминает хирургическую операцию вслепую. В результате страдают сотрудники, которым не хватает информации, и текущие бизнес-процессы.
- Невовлеченность руководства ведет к сопротивлению любым изменениям на всех уровнях компании. Без активной поддержки стейкхолдеров контроль за реализацией стратегии окажется слабым.
- Нехватка нужной инфраструктуры может помешать использованию современных продуктов. Об этом часто узнают в ходе цифрового аудита.
- Еще одной проблемой может стать отсутствие опыта у команды, ответственной за цифровизацию. Важно, чтобы эта команда обладала нужными знаниями и навыками.
Часто задаваемые вопросы о цифровизации компании
Что может помешать процессу цифровизации компании?
Процесс цифровизации организации может замедлиться или даже остановиться по следующим причинам:
- Низкая готовность к изменениям. Любые инновации встречают сопротивление на всех уровнях, поэтому сотрудников заранее подготавливают к предстоящим изменениям и учат адекватно на них реагировать.
- Недостаток внимания к кибербезопасности. Отдел информационной безопасности играет ключевую роль в проведении трансформации. Его сотрудники должны быть глубоко вовлечены в процесс изменений и осознавать свою ответственность за успех.
- Неэффективное использование собранных данных может возникнуть из-за отсутствия профессионального анализа. В таком случае данные превращаются в бесполезные массивы информации.
- Также проблемой цифровизации может стать излишнее доверие к бумажным документам, что характерно для российских компаний. Такая консервативность может замедлить оптимизацию, поскольку документы продолжают храниться в шкафах, несмотря на попытки улучшить документооборот.
Чем отличается информатизация от цифровизации компании?
Информатизация — это внедрение информационных технологий в уже существующие системы управления и производства.
Цифровизация — это замена старых методов работы на новые, основанные на использовании цифровых или информационных технологий.
Что входит в цифровизацию компании?
Цифровизация охватывает разнообразные цифровые технологии, включая облачные вычисления, интернет вещей (IoT), искусственный интеллект (ИИ), обработку данных. А автоматизация обычно связана с использованием программного обеспечения, роботов, машинного обучения и других технологий для выполнения повседневных задач.
Читайте также: Позиционирование компании: что вас отличает от конкурентов
Оценка цифровизации компании позволяет выявить множество плюсов таких внедрений: они позволяют усовершенствовать бизнес-процессы, ускорить выполнение задач, повысить точность и надежность данных, сделать бизнес более масштабируемым и гибким, усилить конкурентоспособность на рынке, снизить издержки и увеличить прибыль.
Цифровизация также помогает лучше изучить потребности клиентов и создавать новые продукты и услуги, что в результате может способствовать увеличению доходов и укреплению позиций на рынке.