Бизнес-архитектура как способ представления о работе компании

В данной статье мы расскажем:

• Суть бизнес-архитектуры
• Основа бизнес-архитектуры предприятия
• Ключевые элементы бизнес-архитектуры
• Принципы бизнес-архитектуры
• Построение бизнес-архитектуры
• Этапы проектирования бизнес-архитектуры на примере
• Мифы о бизнес-архитектуре
• Проблемы в бизнес-архитектуре
• Часто задаваемые вопросы о бизнес-архитектуре

О чем речь? Бизнес-архитектура представляет собой набор модулей, которые упорядочивают деятельность компании. Она позволяет структурировать процессы, ресурсы и цели, создавая четкую систему взаимодействия всех элементов.

Как строится? Это своего рода карта, помогающая определить стратегические направления развития и оптимизировать работу организации. Бизнес-архитектура строится на основе анализа текущих процессов, целей и возможностей компании.

Суть бизнес-архитектуры

Бизнес-архитектура — это объемное представление о том, как устроена организация и каким способом она ведет свою деятельность. По сути, это развернутая картина того, как функционирует бизнес, за счет чего приносит прибыль, какие механизмы при этом задействованы и какие процессы лежат в основе.

Она охватывает целую сеть взаимосвязанных компонентов: от сотрудников и рабочих процессов до управленческой модели, цифровых решений и того, как создается ценность для клиента.

С помощью бизнес-архитектуры можно получить ответы на важные вопросы:

• Чем занимается компания?
• Как она доводит продукт для конечного потребителя?
• В каком формате взаимодействует с клиентами и партнерами?
• Как связаны между собой подразделения, процессы и ресурсы?
• Какие понятия и данные используются внутри бизнес-среды?

Бизнес-архитектура — не просто набор ключевых элементов компании, это отражение того, как вся структура бизнеса соотносится со стратегическими планами, предлагаемыми продуктами, внутренними правилами, инициативами и интересами различных участников. Каждый компонент при этом сам является механизмом — у персонала есть организационная структура, у процессов своя архитектура и так далее.

Проще говоря, бизнес-архитектура определяет своего рода фундамент, который связывает между собой важнейшие аспекты работы компании — от внутренних систем до внешних взаимодействий. Она дает целостное понимание того, как именно функционируют все составляющие, как они связаны друг с другом и как влияют на общее устройство бизнеса.

Если выразить это совсем просто, бизнес-архитектура — полное и ясное представление о том, как устроена организация и как она действует.

В практическом смысле бизнес-архитектура — совокупность моделей, отражающих различные стороны бизнеса с учетом перспектив всех, кто вовлечен в его деятельность. Она охватывает как долгосрочные направления, так и текущие процессы, выступая инструментом, который помогает объединить стратегию и повседневную работу фирмы в одно целое. Ведь именно в ежедневной операционной деятельности стратегия получает свое реальное воплощение.

Бизнес-архитектура служит связующим звеном между целями компании и их реальной реализацией, превращая стратегические замыслы в понятные и выполнимые шаги. Нередко именно ее и не хватает, когда дело доходит до формирования стратегии и последующего внедрения.

Архитектура бизнес-процессов предприятия помогает выявить целый ряд критических моментов.

• Когда возникают сложности с трактовкой стратегических направлений.
• Если между целями и методами их воплощения есть несогласованность.
• Когда нужно выявить слабые места в текущих бизнес-процессах.
• Когда надо разобраться, почему расходы на внедрение инициатив выходят за рамки запланированного.
• Чтобы увидеть, где именно ИТ-инструменты не соответствуют ожиданиям бизнеса.
• Чтобы оценить, достаточно ли у компании ресурсов и возможностей, чтобы осуществить задуманное.

Бизнес-архитектура предприятия рассматривается на уровне всей организации, поскольку только так можно понять полную картину происходящего.

Основа бизнес-архитектуры предприятия

Проектирование архитектуры бизнес-процессов обычно выполняется с использованием различных подходов. Но наибольшую эффективность показывает методология TOGAF (The Open Group Architecture Framework). Этот подход не только помогает разработать описание конкретной бизнес-модели, но и упрощает ее последующее внедрение в реальную деятельность компании.

Источник: shutterstock.com

В рамках этого подхода управление бизнес-архитектурой осуществляется через несколько ключевых направлений:

• Блок Business охватывает структуру управления, стратегические ориентиры и основные процессы компании, формируя общее представление о ее устройстве.
• Блок Data описывает, как организована информация: от логики хранения до распределения данных и используемых ресурсов.
• Блок Application отвечает за систему корпоративных решений, применяемых в работе. Здесь отображаются и сами инструменты, и то, как они влияют на процессы, а также каким образом взаимодействуют между собой и с внешними сервисами.
• Блок Technology касается всей технической основы, без которой работа программ и доступ к информации были бы невозможны. Речь идет о серверах, сетях, вычислительных мощностях — в общем, обо всем, что формирует технологическую платформу бизнеса.

Динамическая часть методологии TOGAF отвечает за разработку бизнес-архитектуры, охватывая все этапы трансформации:

1. Подготовительная фаза — в ней определяются ключевые моменты: кто принимает решения, насколько уместно использовать методику и в каком объеме. При этом приступать к этому этапу имеет смысл только тогда, когда уже ясно, как сейчас устроен бизнес и какие ИТ-решения в нем используются, причем это понимание должно быть зафиксировано в структурированном виде.
2. Стадия A — формируется картина текущих проблем: что именно вызывает неудовлетворенность и по каким причинам. Затем определяется, как это можно изменить, какие средства для этого подойдут, какие существуют ограничения.
3. Стадии B, С, D — проектная часть, включающая разработку желаемой модели. Здесь уточняются цели и формируется логика, которая приведет к нужным результатам.
4. Стадии E, F — подбираются инструменты, с помощью которых можно будет реализовать задуманное, и выстраивается путь перехода.
5. Стадии G, H — происходит переключение на новый формат работы, и, если необходимо, начинается подготовка к следующей итерации изменений.

Ключевые элементы бизнес-архитектуры

Бизнес-архитектура организации охватывает практически все ключевые компоненты:

• Стратегическое направление компании, приоритетные цели и модель операционной деятельности, описывающая как текущее, так и целевое состояние бизнеса.
• Структура торговых функций, без которых невозможна реализация процессов и выпуск продуктов и услуг — как для клиентов, так и для внутренних подразделений. Это своего рода каркас, на котором держится вся операционная деятельность.

В любой бизнес-архитектуре особое место занимают принципы, стандарты и модели.

Принципы задают направление, на их основе формируются стандарты, а уже через них определяется, каким образом эти принципы реализуются в реальности. Именно такая связка обеспечивает логичную и последовательную работу всей системы.

Источник: shutterstock.com

Модели, в свою очередь, представляют собой наглядную форму отображения заложенных принципов и стандартов. С их помощью можно описать бизнес-архитектуру так, чтобы сложная система выглядела более понятной и доступной. Они позволяют создать абстрактную схему, где устранены второстепенные детали, а внимание сосредоточено на самом главном.

Такие модели становятся удобным инструментом для обсуждения между участниками процесса — когда требуется единое понимание тех или иных элементов архитектуры.

Достижение целей бизнеса, как правило, реализуется через запуск различных проектов, которые включаются в рабочие планы на ближайшую перспективу.

При этом важно соблюдать определенную логику в соотношении между политиками, стандартами и процедурами. Первые могут существовать самостоятельно, но вторые всегда должны отталкиваться от них.

В свою очередь, процедуры невозможно представить вне контекста стандартов, тогда как последние могут быть независимыми от конкретных процедур.

Принципы бизнес-архитектуры

Прежде всего бизнес-архитектура, как и аналитика, должна сразу предоставить всем вовлеченным сторонам единое понимание текущих проектов — своего рода ориентиры, которые позволяют руководителям видеть общую траекторию движения и не отклоняться от курса.

Тем самым задается общий стратегический вектор, который служит основой для формирования экономического поведения. Это происходит за счет формулировки принципов, представляющих собой указания к действию.

Источник: shutterstock.com

Как пример: «У нас актуальные технологии, но проверку временем они не пока прошли».

Примеры соблюдения общих принципов бизнес-архитектуры:

• все подразделения подчиняются строго выстроенной вертикали власти;
• при ведении бизнеса учитывается мнение всех этажей компании;
• организационная структура основывается на обеспечении безопасной и бесперебойной деятельности, а также подразумевает страховку на случай чрезвычайных ситуаций;
• архитектура определяется актуальными требованиями к функциональности;
• архитектура благоприятствует согласованности между звеньями компании;
• в архитектуре учитывается такой параметр, как умение быстро адаптироваться к изменениям;
• архитектура способствует интеграционным процессам, стремясь упрощать их;
• внедрение новых технологий идет в ногу с расширением ассортимента в пользу нужд современного потребителя.

Читайте также: Этика делового общения: принципы и методы

Как ведет себя информационно-технологическая инфраструктура:

• открытость стандартов ценится прежде всего при построении технологии;
• элементы инфраструктуры должны взаимодействовать, приводя в движение механизм, основанный на принципах качественного управления.

Управление данными тоже осуществляется по ряду принципов:

• ответственность за сохранение конфиденциальности информации;
• описание данных стремится быть четким, доступным, понятным;
• упрощение процедуры сбора информации для облегчения новых связей;
• обязательная проверка информации на достоверность и правильность оформления, в идеале сразу после ее введения в базу данных;
• соблюдение ценности информации, надежное хранение и защита данных.

Примеры принципов для прикладных систем:

• прикладные системы следует разрабатывать на основе стандартной методологии;
• использование новых технологий, таких как разработка приложений и сайтов, должно учитывать пользовательские требования к интерфейсу и функциональности: насколько наглядно отображена информация, есть ли поиск, поддержка и т. д.
• можно создавать межфункциональные прикладные системы;
• поддержание актуальности прикладных систем должно быть приоритетной задачей во избежание устаревания технологий.

Построение бизнес-архитектуры

Как только компания принимает решение о необходимости разработки бизнес-архитектуры и привлечении специалистов для этой задачи, следует готовиться к определенным шагам.

Архитектура бизнес-системы в структуре организации

Бизнес-архитектор — это эксперт, на которого ложится ответственность за формирование и управление архитектурой бизнеса. Он глубоко погружается в процессы, анализирует текущую ситуацию, ищет точки роста и формирует конкретные решения, позволяющие уверенно двигаться к намеченным целям.

Источник: shutterstock.com

В список основных обязанностей бизнес-архитектора входит:

• анализ состояния компании: доскональное изучение внутренних процессов и структуры с целью выявления сильных сторон и зон, требующих внимания;
• построение моделей процессов: разработка схем, описывающих, как устроен бизнес в настоящее время и каким он должен стать;
• обнаружение точек роста: определение направлений, где возможны улучшения и оптимизация;
• разработка и внедрение изменений: формирование планов по реорганизации процессов, распределению ресурсов и корректировке структуры;
• взаимодействие с руководством: обсуждение стратегий и согласование подходов с управленческой командой;
• сопровождение изменений: контроль за тем, чтобы процессы трансформации проходили эффективно и в нужном направлении.

Важно понимать, что бизнес-архитектор и бизнес-аналитик — это не одно и то же. Последний выполняет вспомогательную функцию: собирает данные, фиксирует выводы, участвует в разработке концепций, перенимает знания и опыт. В то время как архитектор выстраивает логическую конструкцию бизнеса, проектирует ее развитие и следит за реализацией.

Отход от традиционной модели управления

Отход от традиционной модели управления компанией и передача части полномочий в области проектирования в пользу бизнес-архитекторов.

Разделение власти на законодательную и исполнительную

Бизнес-архитектор выступает в роли законодателя — он разрабатывает принципы, стандарты и модели, которые определяют дальнейшее развитие компании. Эти решения могут приниматься им единолично или согласовываться в архитектурном комитете, куда в зависимости от корпоративной культуры входят топ-менеджеры или даже владельцы бизнеса.

Формализация сервисов и интерфейсов внутри корпорации

Предельно понятное и максимально подробное описание всей информации, а также ее грамотная архивация.

Формализациябизнес-архитектуры и возможность внесения быстрых изменений в ее структуру

Модель бизнес-архитектуры требует четкой формализации, иначе она превращается в хаотичный набор процессов. Главная задача архитектора — создать целостную, прозрачную модель и закрепить ее на уровне архитектурного комитета.

Читайте также: Эффективные переговоры: как добиться поставленной цели

После утверждения любые изменения должны проходить централизованный контроль — самовольные правки недопустимы. Конечно, бывают исключения: критические ситуации или прямое указание высшего руководства. Но даже в этих случаях требуется согласование с генеральным директором.

Важно, чтобы все участники процесса работали по единым правилам, а не действовали наугад. Четкие регламенты исключают двусмысленность и снижают риски несогласованных изменений.

Централизация власти в области ИТ-архитектуры компании

Единство обеспечивает грамотное управление процессами.

Этапы проектирования бизнес-архитектуры на примере

Проектирование бизнес-процессов во многом напоминает разработку программного обеспечения — здесь применяются те же самые этапы. Возьмем для примера такой процесс, как передача материалов со склада в производство. Какой подход здесь будет правильным?

Источник: shutterstock.com

Как и в IT-разработке, начинать следует с четкого определения функциональных требований (ФТ), нефункциональных требований (НФТ) и ограничений.

• ФТ: процесс должен гарантировать своевременную и точную передачу материальных ценностей с территории склада в производственные цеха.
• НФТ: временной норматив на выполнение одной операции составляет 30 минут.
• Ограничения: на выполнении данной операции должны быть задействованы от одного до трех сотрудников.

Прежде чем приступать к изменениям, необходимо тщательно проанализировать существующую бизнес-архитектуру. Важно понять, какие процессы уже работают рядом с тем, который мы проектируем, и как они между собой взаимодействуют. Нужно заранее определить точки интеграции, интерфейсы доступа к сервису, а главное — какую ценность принесет новый процесс бизнесу.

Читайте также: Как выявить и обойти конкурентов в бизнесе

Только после сбора требований, анализа текущего состояния и четкого определения целей можно переходить к реализации. Здесь, как и в IT, работает принцип MVP (Minimal Viable Product — минимально жизнеспособный продукт). Сначала происходит создание минимально рабочей версии процесса, далее тест, получение обратной связи и при необходимости доработка.

К примеру, в первой версии процесса передачи материалов можно ограничиться ручной переноской. Но когда объемы вырастут и станет ясно, что такой подход замедляет работу, это сигнал к оптимизации. Такой подход позволяет избежать лишних затрат и сразу выявляет узкие места.

Постепенное внедрение изменений — ключевой принцип эффективного развития бизнес-процессов. Сначала сотрудники начинают использовать тележки для транспортировки материалов. Если этого оказывается недостаточно, следующим шагом становится внедрение специализированной техники для внутренней логистики.

Но переход сразу к сложным решениям, например закупке автоматизированных систем, часто не оправдан. На начальных этапах невозможно точно предсказать объемы работы, и дорогостоящие инвестиции могут оказаться избыточными, если потребности бизнеса можно закрыть более простыми методами.

Проектирование бизнес-архитектуры включает не только описание процессов. Важно параллельно прорабатывать смежные аспекты. Какая информация необходима для работы процесса? Где она хранится, кто ее предоставляет и как будет организован ее учет?

Источник:  shutterstock.com

На этапе прототипирования необходимо вовлечение HR-лидера. Его задача — подбор сотрудников, их обучение, мотивация и контроль эмоционального состояния. Без этой работы даже идеально спроектированный процесс может дать сбой, так как человеческий фактор остается критически важным звеном.

Мифы о бизнес-архитектуре

В реальной работе эксперты постоянно сталкиваются с устоявшимися заблуждениями о бизнес-архитектуре. Когда топ-менеджмент принимает их за чистую монету, фактически происходит отказ от осознанного управления архитектурой предприятия.

Вот наиболее распространенные стереотипы и правдивые ответы на них.

Миф	Правда
Бизнес-архитектура способна формироваться самостоятельно, естественным образом развиваясь вместе с компанией.	На практике такой «естественный рост» чаще всего приводит к хаотичному переплетению неформальных связей, основанных на личных договоренностях между сотрудниками. Формирование эффективной архитектуры требует сознательного управленческого вмешательства.Существует два основных пути организации: через создание специализированных управленческих структур и посредством волевых решений лидера.
Руководство запрашивает документы по БА от бизнес-аналитика.	Никто из топ-менеджеров не собирается вникать в кипы документов — они рассчитывают, что бизнес-аналитик волшебным образом оптимизирует процессы, причем сделает это без их активного участия.
Бизнес-аналитик способен испортить успех компании своим вмешательством.	Успех компании — это слаженная работа группы руководящих лиц и большого штата сотрудников, а не ошибка одного из участников экономической деятельности.
БА имеет свойство меняться от действий конкретных сотрудников компании, и такая анархия ей на пользу.	Совокупность факторов подвергается постоянным изменениям, и плохо, когда нет лица, ответственного за работу механизма.
Если в компании уделяется должное внимание ИТ-архитектуре, то и с элементами бизнес-архитектуры все в порядке.	ИТ-архитектор не несет ответственности за БА, так как это слишком объемная работа, которая к тому же имеет узкую направленность. Для ее выполнения необходим отдельный квалифицированный специалист.
Когда БА не имеет формальной структуры, архитектура данных остается.	Когда компоненты бизнес-архитектуры постоянно меняются, может сложиться так, что данные архитектуры будут отсутствовать, поскольку не было произведено изначальной идентификации необходимых данных.
Чтобы бизнес-процесс процветал, нет необходимости в согласованности звеньев, ответственных за разные виды деятельности.	Как это работает на примере связи производственного и закупочного цехов?Отдел производства запрашивает у закупочного цеха в течение трех недель получить запчасти.На выполнение такой задачи у закупочного цеха уйдет не меньше трех месяцев при соблюдении стандартов технологии производства: заказ импортных деталей, качественная реализация. В этом случае при отсутствии связи между звеньями компании на должном уровне возникнет трудность в реализации проектов. На такие ситуации прописывают SLA (Service Level Agreement) — документ, в котором прописаны подробные характеристики предоставляемых услуг. SLA — это часть БА.

Проблемы в бизнес-архитектуре

Приступая к работе, бизнес-архитектор неизбежно сталкивается с системным сопротивлением. Лидерские качества, навыки убеждения и коммуникации помогают превратить сопротивление в союзничество.

В чем затруднение?	Почему так происходит?
Проектирование бизнес-архитектуры было холодно встречено работниками.	На практике большинство инициатив по оптимизации воспринимаются коллективом не как улучшения, а как скрытая критика их текущей работы. Особенно остро реагирует руководящий состав: когда бизнес-процессы выходят за рамки негласных договоренностей, многие менеджеры воспринимают это как угрозу своему влиянию.
Конкретные сотрудники меняют ИТ-архитектуру на разных уровнях.	Функционирование компании не подчиняется доктрине, которая регулирует внесение изменений в деятельность, и все участники, проявляющие интерес, не могут спланировать свою работу.
Отдел кадров затрудняется написать список задач, предъявляемых бизнес-архитектору.	Бизнес-архитекторы вносят изменения в деятельность компании на всех этапах ее деятельности: они отменяют старые процессы, запускают новые. Поэтому такая сфера деятельности не требует строгой документации: можно довериться творческому потенциалу бизнес-архитектора.
Расписание не включает работу по налаживанию социальных связей внутри компании.	Чаще всего руководство мало времени и внимания уделяет этому аспекту. Но это именно та сфера, на которую стоит сделать ставку: нанять компетентного сотрудника, ответственного за процессы, вести отчетность и проводить мероприятия по тимбилдингу.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-архитектуре

Для чего нужно построение бизнес-архитектуры?

Построение бизнес-архитектуры дает описание деятельности компании и создаваемой ценности для клиентов. Метамодель применяют в случаях, когда нужно:

• отдать приоритет клиентоориентированности;
• проанализировать все слияния и поглощения;
• организовать общее предприятие;
• создать новый проект;
• регулировать;
• уменьшать затраты;
• наладить логистику;
• скорректировать работу организации согласно стратегии и т. д.

В чем преимущества моделирования бизнес-архитектуры?

Преимущества построения бизнес-архитектуры:

• создание рабочей стратегии развития компании на долгий срок;
• организация управленческих институтов;
• регламентация работы сотрудников;
• создание единой картины организации предприятия, понятной всем ее звеньям;
• возможность в целом оптимизировать бизнес-процессы.

Существуют ли недостатки?

Недостатки обнаруживаются при проверке на практике:

• плохо детализированный проект;
• неверное исполнение;
• недостаток компетентных кадров;
• довольно высокая стоимость проведения работ.

В каких сферах TOGAF можно применять на практике?

TOGAF используется в любой деятельности — как коммерческой, так и некоммерческой. Вопрос в том, готова ли компания к таким переменам.

В чем разница междубизнес-архитектурой и ИТ-архитектурой?

Бизнес-архитектура — это живой организм, состоящий не только из процессов и регламентов, но и из социальных взаимодействий. В ее основе принципиальное отличие от ИТ-архитектуры: если технические системы работают строго по прописанным алгоритмам, то в бизнес-среде всегда присутствует иррациональная составляющая.

Источник:  shutterstock.com

Итак, бизнес-архитектура — структура компании с детальным описанием системы получения прибыли. Создать ее может только настоящий профессионал, от которого зависит эффективность реализации всех проектов предприятия.